Как оформить дубликат трудовой книжки. Образец

Украли, утеряли или испортили трудовую книжку — что делать

Когда работник может потерять трудовую книжку? Как правило, это может случиться в двух случаях. В первом, это тогда, когда работник получает трудовую у работодателя в момент увольнения. В этом случае работодатель отдает работнику все его документы.

Второй случай может быть связан с тем, что работник просто на просто взял трудовую на руки по каким то причинам, например, для выяснения необходимой информации в пенсионном фонде и потерял. Как правило, вне зависимости от того, какая причина потери, трудовую книжку нужно восстанавливать.

На самом деле нельзя получить трудовую книжку в ее первоначальном варианте второй раз. Дело в том, что такая трудовая книжка не может быть выдана дважды. Закон предусматривает, что гражданин имеет право иметь только одну трудовую книжку. Прочитайте тут, почему нельзя иметь 2 трудовых книжки.

Следовательно, при ее утрате, выдается какой — то другой документ. Это делается для того, чтобы у гражданина после нахождения первой не получилось, что в руках находится два документа. Это противоречит закону.

Многие работники, которые не сильны в трудовом праве и не углублялись в различные понятия, думают, что после утраты трудовой им выдадут

новую трудовую книжку

.

Это далеко не так. На самом деле трудовая работникам не возвращается.

Делается лишь ее копия, которая содержит в разы меньше информации, вместо утраченной. Таким образом, под копией понимают трудовую, именуемую дубликатом трудовой книжки. О том, как нужно правильно ее составить читайте в наших следующих пунктах.

Несмотря на то, что утраченная трудовая книжка содержала массу данных, переписать их безосновательно в новый бланк трудовой нельзя. Это незаконно. Процедура восстановления трудовой книжки, а точнее получения дубликата – это настоящая сложная процедура , которая состоит из ряда тонкостей.

Поэтому, если вам дорог ваш трудовой стаж и вы хотите вернуть его в документ – вы должны обратиться к работодателю за помощью в получении дубликата.

Самовольно вы не имеете право на восстановление документа.

Некоторые люди, не знакомые со статьями трудового кодекса, озадачены тем, где именно им надо восстанавливать трудовую книжку. Как оказывается, на самом деле это очень не просто, а в ряде случае практически невозможно.

Кто то уверен, что для восстановления трудовой книжки необходимо обращаться в соответствующие органы или какой то «архив» где хранятся ТК, но это не так. Первый к кому вы должны обратиться в случае утери трудовой – это ваш непосредственный работодатель.

Только он имеет полное право на то, что помочь вам получить дубликат трудовой. Если же вы осознали, что потеряли трудовую в момент, когда уже уволены – не переживайте. Обратитесь к бывшему работодателю, или же озадачьте нынешнего, если тот согласен ради такого ценного работника как вы рассылать запросы.

Также некоторые работники в поисках решения о восстановлении трудовой задаются вопросом о том, можно ли восстановить документ который был испорчен или же утрачен (украден). А если можно, то отличается ли процедура в зависимости от вида утраты. Если утеряна трудовая книжка, то могут ли выписать новую?

Прочитайте также:  Нарушения трудовых прав в клевете

На самом деле восстановлению подлежит любой документ, который не соответствует требованиям трудового кодекса. Испорченный документ, равно как и утраченный не допускает возможным прочтение информации и получение ее в нужном виде, а это значит, оба документа подлежат восстановлению.

Процедура того, как восстановить трудовую книжку при утере, если в ней много записей одинакова, законодатель не стал менять порядок действий по восстановлению в зависимости от вида утраты.

Не все работодатели знают, как сделать дубликат трудовой книжки. Все хлопоты именно по его заполнению ложатся обычно на кадровых специалистов.

Для оформления второй трудовой пишут специальное заявление. Как уже было сказано, унифицированной формы для него нет, поэтому внутри организации может быть разработан свой образец (см. выше). Человек, желающий восстановить свой документ, может составить заявление в свободной форме.

Правила работы с бланками трудовых книжек – постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года – обязуют работодателя выдать своему нынешнему или бывшему служащему этот документ не позднее 15 дней с момента подачи соответствующего заявления. Также обратите внимание, что в 2018 году дубликат трудовой книжки оформляют, как и раньше. Каких-либо изменений закона по этой части не случилось.

Также см. «Правила заполнения и ведения трудовой книжки».

Если человек сам виновен в утрате трудовой книжки, то сбор подтверждающих материалов он должен делать сам. Запись в дубликате трудовой книжки делают как раз на основании таких бумаг. В качестве доказательств могут выступать:

  • копии подписанных ранее трудовых контрактов;
  • справки от предыдущих нанимателей;
  • выписки из приказов или их заверенные копии (если речь идет о восстановлении записей про прием на работу, увольнение или перевод, то это одна форма приказов; для записей о награждениях и поощрениях могут использоваться внутренние приказы или распоряжения высшего начальства);
  • справки из архивов;
  • данные из ПФР, от налоговой службы, трудовой инспекции.

Украли, утеряли или испортили трудовую книжку — что делать

Чтобы понять, кто именно занимается оформлением дубликата, необходимо разобраться с возможными ситуациями.

Когда человек работает на организацию, его трудовая лежит у работодателя или ответственного лица (специалиста по кадрам). В этом случае дубликат трудовой книжки при утере делает сама компания, ведь в происшествии виновна она.

Иногда сотрудник получает трудовую на руки. Например, когда ему необходимо предоставить ее оригинал в Пенсионный фонд. В этом случае сам работник должен составить расписку о том, что получил трудовую книжку на руки.

При утере этого документа строгой отчетности ему необходимо составить заявление на дубликат трудовой книжки. Собирать подтверждающие справки придется самостоятельно.

Если человек сам потерял трудовую книжку и был в это время безработным, то обращаться за дубликатом необходимо к предыдущему работодателю.

Имейте в виду: при принятии на работу человек не может потребовать оформления дубликата на новом месте. Руководитель может лишь завести новую трудовую книжку. В ней будет сделана запись о приеме на работу.

Также см. «Как восстановить трудовую книжку, если вы ее потеряли».

Дубликат становится таким же важным документом, как и первоначальная трудовая книжка. Действительным он будет только в случае соблюдения всех правил заполнения. Образец дубликата трудовой книжки, показанный ниже, поможет вносить все данные в этот документ правильно.

Условимся, что Е.А. Широкова восстанавливала данные о работе в ООО «Баланс М».

Самое главное: на титульном листе обязательно ставят надпись «Дубликат». Она должна быть расположена вверху. Личные сведения о сотруднике заполняют так, как и в изначальной трудовой книжке.

Прочитайте также:  Соглашение о намерениях заключить договор аренды образец

Перед внесением информации следует убедиться, что она актуальна. Возможно, у сотрудника изменилась фамилия, образование и т. п. Эти коррективы должны быть учтены. Образец заполнения дубликата трудовой книжки позволяет разобраться в нюансах ведения этого документа.

В разделе о работе в самом начале прописывают общий трудовой стаж человека, полученный им до момента оформления на работу к нанимателю, который заводит дубликат.

Далее указывают более детальную информацию: время работы в определенных организациях, ссылки на документы, ставшие основанием для внесения тех или иных записей. Учтите: эти записи нумерации не подлежат! Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году служит наглядным подтверждением того, что первая пронумерованная запись будет о приеме сотрудника на работу в нынешнюю организацию, которая и делает ему дубликат.

Когда в потере трудовой виновата компания (ИП), то все хлопоты по сбору подтверждающих документов ложатся уже на нее. Для получения информации следует разослать запросы бывшим работодателям вашего сотрудника. А сам дубликат трудовой книжки заполняют в обычном порядке.

Если же восстановление потребовалось из-за внесения работодателем неверной записи, то тут даже не понадобится пример дубликата трудовой книжки. Ведь всю информацию можно будет перенести из оригинала. Не нужны и подтверждающие документы. Все записи (кроме неверно сделанной) будут отображены в дубликате полностью.

Обратите внимание: процедура составления дубликата в случае порчи трудовой книжки будет идентичной последнему случаю (если записи остались читаемыми).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Пошаговая инструкция

К работодателю

Как оформить дубликат трудовой книжки. Образец

При обращении за получением дубликата трудовой к работодателю вам необходимо:

  1. составить заявление на имя работодателя о выдаче вам дубликата трудовой книжки;
  2. подтвердить заявление печатью организации в отделе кадров;
  3. отдать заявление работодателю;
  4. дождаться когда он начнет рассылку запросов в организации где вы раньше осуществляли трудовую деятельность.
  5. одписать готовый дубликат трудовой книжки.
Прочитайте также:  Учет неподтвержденного стажа при перерасчете пенсии

Если вы хотите восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд нашей страны, то вам также необходимо написать заявление об утере и восстановлении трудовой и отнести его в пенсионный фонд;

  1. рассмотрев заявление, пенсионный фонд восстановит вам дубликат трудовой книжки, нде будет указано последнее место вашей работы;
  2. при подаче заполните специально выданную справку;
  3. вы должны явиться за дубликатом в пенсионный фонд и расписавшись на титульном листе забрать его себе.

Часто у работников после утери остается ксерокопия трудовой книжки (см. тут). Но ввиду того что не каждый работник знает, что необходимо с ней делать, ксерокопия трудовой не помогает в вопросе восстановления трудовой.

Если вы обращаетесь за выдачей дубликата к работодателю — предоставьте ему ксерокопию. Так, запросы, которые будут им делаться в другие организации будут отосланы быстрее и по ксерокопии вы сможете восстановить в дубликате весь свой трудовой стаж.

Если вы обратились за восстановлением трудовой в пенсионный фонд, то вместе с другими документами также предоставьте ксерокопию.

этот документ будет способствовать более быстрой работе над вашей трудовой книжкой, а также вы сами сможете явиться в места своей прежней работы и на основании ксерокопии требовать постановку записи снова.

Заявление: как правильно составить?

Заявление о восстановлении трудовой книжки составляется в соответствии с правилами. С правой стороны чистого листа а4 вы пишите информацию, куда именно отправляете заявление – либо в пенсионный фонд либо работодателю. Также вы указываете информацию о себе, начиная с имени, фамилии, отчества и заканчивая контактными данными.

В заявлении вы пишите о том, когда потеряли трудовую, и при каких обстоятельствах. Также ваше заявление должно содержать прошение о выдаче вам дубликата с его оформлением по нормам трудового кодекса.

Само заявление заверяется печатью организации или же пенсионного фонда. Ставится ваша подпись и дата подачи. К заявлению по вашему желанию могут быть приобщены и другие документы.

Также не забывайте о том, что заявление может быть напечатано на компьютере или написано черной или синей ручкой понятным почерком.

Заявление на восстановление трудовой книжки — образец.

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

В случае если предприятие где работник осуществлял трудовую деятельность было ликвидировано не стоит паниковать. Запрос отправляется на имя руководителя фирмы, ищутся филиалы или другие штатные единицы.

Если не удается связаться ни с одним представителем работодателя, на основании имеющихся данных в пенсионном фонде сделать запись о работе в трудовой нельзя, потому делается либо запись о предыдущей работе, либо вовсе трудовая не заполняется.

Заключение

Потеря трудовой – случай, в котором не стоит паниковать. Вам необходимо собраться с силами и попытаться максимально выгодно мобилизовать свои силы и обратиться в соответствующие инстанции или к своему работодателю.

Только вовремя замеченная пропажа и быстрая реакция на данный факт будет способствовать тому, что вы сможете получить дубликат с записями о работе без потери информации о стаже.

Как оформить дубликат трудовой книжки. Образец

Будьте аккуратны и внимательны к своим документам и тогда подобные происшествия никогда вас не застанут врасплох.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector