В каком углу ставится печать в трудовой книжке при увольнении

Правила постановки оттиска

Порядок заполнения книжек регулируется двумя основными документами. Это Правила ведения, а также Инструкция, согласно которой осуществляется заполнение документа. Если подробно изучить информацию, представленную в Инструкции и Правилах, можно сделать вывод: печати компании и кадровой службы ставятся в трудовой книжке в трех случаях:

  • при подаче документа во время первого его оформления (на первом листе)}
  • при изменении анкетных данных сотрудника (с внутренней стороны обложки)}
  • во время оформления документов при увольнении работника (в колонке «Сведения о работе»).

Когда работник в организации получает вкладыш, ему обязаны поставить штамп. Это небольшой оттиск прямоугольной формы, который расположен либо внутри книжки, либо на ее титульном листе.

Специалисты утверждают, что одной из самых главных проблем, связанных с ведением и заполнением трудовых книжек, являются неправильно проставленные печати. Дело в том, что на сегодняшний день не существует никаких актов, которые регулировали бы данный вопрос. Таким образом, даже опытные работники отдела кадров иногда не имеют представления о том, что делать с этой ошибкой, как исправить или аннулировать допущенную запись.

Понятно, что оставить неправильно проставленный штамп в книжке и не обращать в дальнейшем на него внимание нельзя. Дело в том, что в будущем при начислении пенсии сотрудниками Пенсионного фонда могут возникнуть спорные вопросы. Некоторые эксперты предлагают исправлять подобные ошибки таким же образом, как и неправильно указанные сведения о работе, например, имя сотрудника или его должность.

Алгоритм исправления может быть следующий. Рядом с печатью ставится запись о том, что печать проставлена неправильно, причем нужно указать порядковый номер за последней печатью. Чтобы в дальнейшем у работника не возникло проблем с исправлениями, на месте работы рекомендуется запросить копии документов, которые подтверждают законность этого исправления.

Информация об увольнении штатного сотрудника должна быть заверена печатью круглой формы. Этот оттиск придаёт юридическую силу записи и удостоверяет, что заверенный акт изучен руководством, одобрен и является обязательным к исполнению. При прекращении трудовых отношений в книжку сотрудника вносится соответствующая запись и удостоверяется печатью, если в законодательных актах не оговорено иное. Ни в одном нормативном документе не сказано прямо, что в трудовой книжке при увольнении можно ставить печать отдела кадров.

Место оттиска регламентировано нормативными актами. В них прописано, где ставить печать в трудовой книжке при увольнении. Образец от 2017 г. ясно показывает: располагать оттиск надо так, чтобы он частично накладывался на наименование должности. Символы должны легко читаться, хорошо просматриваться. Не допускается смазанность.

Ещё одно место, где в трудовой книжке ставится печать при увольнении, — специальный вкладыш, который считается недействительным без книжки. Его заводят, когда заканчиваются основные листы. Кроме увольнения, круглый оттиск организации ставят при первичном приёме на работу человека, который раньше не осуществлял трудовую деятельность. В этом случае кадровик организации берёт новый бланк трудовой и вносит такие сведения:

  • место обучения;
  • образование;
  • специальность;
  • Ф. И. О.;
  • число, месяц и год рождения.

Нормативно-правовые документы и акты

Законодательство РФ хоть и пытается регулировать вопрос о постановке печати в трудовые книжки, но все же это делается не в таком объеме, как хотелось бы.

Трудовой Кодекс РФ включает в себя только оговорки, в которых содержится необходимость постановки печати в трудовые книжки.

Вопрос о постановке печати в большем объеме регулируется:

  • Правилами учета и хранения книг о труде, утвержденными Постановлением № 225.
  • Инструкцией по их заполнению, утвержденной Постановлением Министерства Труда № 69 от октября 2003 года.

Законодатель своими статьями пытается регулировать вопрос постановки печати, но, к сожалению, данные статьи не сгруппированы в один раздел, а разбросаны по нормативно правовым актам в трудовой сфере.

Так самый важный документ, закрепляющий вообще все трудовые отношения и аспекты их касающиеся, а именно – трудовой кодекс, не содержит в себе отдельной статьи, посвященной постановке печати.

В трудовом кодексе есть несколько упоминаний о том, что любая запись в трудовую должна вноситься надлежащим образом, а что представляет из себя надлежащий образ – это уже забота других законодательных актов.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, разработанные специально для кадровиков, немного разъясняют ситуацию с печатью. В пункте 35 говорится о том, какая именно печать должна утверждать записи в трудовой книжке.

О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.

Вся остальная информация, озвученная в данной статье – ничто иное, как многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек.

У сотрудников отдела кадров есть специальные инструкции. С недавних пор в них появился образец трудовой книжки, где можно посмотреть место для правильной постановки печати.

Но напрямую никакого руководства по постановке штампа не существует. Надеемся, в ближайшем будущем законодатель исправит это недоразумение, существенно облегчив жизнь гражданам нашей станы и молодым сотрудникам отделов кадров в организациях.

Зачем ставится печать в ТК?

Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.

Прочитайте также:  С какого возраста можно летать на самолете без родителей

Документы, заверенные печатью, автоматически становятся локальными нормативными актами и обязательны к ознакомлению и выполнению.

Правильная постановка печати в трудовой и исправление неправильно поставленной печати

Таким образом, весь смысл в постановке печати в трудовую книжку заложен в том, что запись, заверенная таким образом, является правдивой и имеет место быть как факт.

Печать должна закреплять любое действие в трудовой книге. Но новички – сотрудники отдела кадров, наверняка не знают всех особенностей и случаев, когда именно должна ставиться печать. Давайте изучим эту информацию вместе.

Печать ставится при заполнении титульного листа. Если к работодателю пришел устраиваться на работу работник, у которого нет трудового стажа и опыта и, следственно, трудовой, должен попросит работника оформить ему новую трудовую книжку.

В этой просьбе нет ничего необычного, так как именно на работника возлагается ответственность за создание трудовой книжки для работника. В трудовую книжку вносится информация о работнике, а именно:

  • имя;
  • фамилия;
  • отчество;
  • дата рождения;
  • специальность;
  • место обучения;
  • уровень образования.

Именно эта информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации. Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Печать ставится на запись о приеме на работу в непосредственном бланке трудовой. Таким образом, запись о приеме на работу считается вступившей в законную силу.

Также заверяется печатью запись об увольнении работника с должности. Еще один случай с применением печати – запись о внутреннем или внешнем переводе.

Печать имеет место быть в записи о награждении работника или о его поощрении. В случае если работник повысил свою квалификацию, также используется печать для внесения записи в трудовую книжку на общих основаниях.

А также — в случае вшивания вкладыша.

Печать должна иметь четкое определенное место на страницах трудовой книжки. В зависимости от того, какая информация занесена в трудовую, определяется и место соответствующей печати.

Если необходимо поставить печать на титульный лист трудовой книжки, то необходимо для начала поставить подпись работодателя. Как правило, подпись ставится в нижнем правом углу на правой стороне разворота двух страниц. Сверху на подпись и ставится печать таким образом, чтобы подпись максимально оказалась в центре.

Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации.

Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя. Таким образом, постановка печати имеет определяющее значение, ведь если поставить ее в неправильное место то либо будет усложнено прочтение информации из трудовой и на печати, либо расстояние между печатью и записью будет настолько большим, что будет сложно понять, относится печать к написанному в трудовой или нет.

Именно поэтому месту постановки штампа уделяют так много внимания сотрудники отдела кадров.

Иногда сотрудники кадровой службы делают грубую ошибку. Некоторые могут не знать, что нельзя ставить в трудовую книжку печать отдел кадров, но нарушают это правило. Дело в том, что сейчас понятие «печать работодателя» совсем не является тождественным понятию «печать кадровой службы работодателя». Кадровики, не различая эти две печати, могут поставить вторую вместо первой, что является нарушением.

Согласно новым Правилам, в которые был внесен ряд изменений, отныне в Трудовом кодексе вместо термина «организация» используется термин «работодатель». Ранее (как и сейчас) многие физические лица, являющиеся индивидуальными предпринимателями, не организовывали у себя отдел кадров, поскольку в них не было большой необходимости. Таким образом, работодатель сам оформляет трудовую книжку сотрудника.

Именно поэтому пункт Правил, который ранее разрешал ставить печать отдела кадров в трудовой книжке, был изменен. С момента внесения изменений у кадровиков не должно возникать вопросов, действительна ли печать отдела кадров в трудовой книжке, поскольку они обязаны знать, что она запрещена. Запрет распространяется на все юридические лица.

Основные изменения, в результате которых появился запрет на проставление печатей кадровых служб в трудовой книжке, были внесены в 2008 году. Тогда правительство Российской Федерации изменило пункт 35 в Правилах, в котором словосочетание «печать работодателя» изменило формулировку на «печать организации (кадровой службы)». Это и будет ответом на вопрос о том, с какого года печать отдела кадров в трудовой книжке не ставится.

В то же время существует иная позиция, абсолютно противоположная этой. К печати любой организации может быть предъявлен ряд определенных требований. Она должна иметь круглую форму и нести в себе полное наименование компании на русском языке, а также адрес местонахождения. Эти правила действуют с 1998 года и до сих пор видоизменяются.

При этом сам работодатель может иметь несколько печатей, которыми вправе пользоваться, если на них указаны все необходимые реквизиты. В данном случае печать, которая хранится в отделе кадров, также является одной из печатей организации. Согласно этой точке зрения, ею можно подтверждать записи в трудовой книжке при увольнении.

Согласно действующему на территории РФ законодательству, первую запись и печать в трудовой книжке ставят в отделе кадров той компании, куда впервые устроился работник. Все последующие печати ставят на месте записи об увольнении. Бывают случаи, когда при заполнении трудовой книжки сотрудник отдела кадров допускает грубую ошибку и печать не ставит.

Прочитайте также:  Пособия от государства при рождении первого ребенка

Некоторые эксперты считают, что отсутствие печати на первой странице книжки при ее заполнении не является ошибкой, поскольку это недостаточное основание, чтобы в дальнейшем признать ее недействительной. И все же данную ситуацию стоит исправить во избежание проблем в будущем.

Если местонахождение компании, в которой должны были поставить первую печать, неизвестно, юристы рекомендуют обратиться к сотрудникам городского архива. Здесь хранится вся информация об искомой организации. Поэтому можно запросить копию приказа о трудоустройстве работника в данную организацию либо обратиться в суд с требованием установить тот факт, что человек был сотрудником этой компании.

В остальных случаях, если было обнаружено отсутствие печати на месте записи об увольнении, работник вправе обратиться в данную организацию с требованием поставить печать организации. Законным основанием проставления отсутствующей печати может быть трудовой договор, его заверенная копия, а также ряд справок и выписок.

Для кого отменена?

Печать имеют право не ставить только те организации, у которых в уставе не предусмотрена необходимость в ее постановке.

Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 588н были внесены изменения в Правила учета и заполнения трудовых книжек.

При этом не имеет значения, есть у компании печать или нет. Если компания ее имеет, то для отсутствия необходимости поставки в документе достаточно отказаться от этого, изменив Устав.

Важно помнить: при отсутствии печати у компании согласно Приказу Минтруда России от 31.10.2016 N 589н все записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью работодателя либо же сотрудником отдела кадров. Причем исключением являются случаи из пункта 36 Правил.

Дальнейшие возможные изменения в трудовом законодательстве

Законодательство Российской Федерации все время видоизменяется, адаптируется под окружающие реалии. Это касается всех сфер деятельности, в том числе и трудовой. В ближайшем будущем власти страны рассматривают возможность отмены печатей, а также, вполне вероятно, и трудовых книжек в целом.

На сегодняшний день проектом занимается Министерство экономического развития, которое предлагает всем коммерческим предприятиям отказаться от проставления печатей в трудовых книжках. Таким образом, ожидается, что в дальнейшем регистрационная процедура любой частной компании будет сокращена, а также станет более дешевой.

В итоге деятельность всех отделов кадров может быть полностью реорганизована. При этом план проекта предусматривает данное нововведение относительно ООО и АО. Проблема в том, что в таком случае необходимо провести полную модернизацию трудового законодательства, поскольку трудовая книжка перестанет быть документом, фиксирующим трудовой стаж работника.

Часто при постановке печати возникают проблемы различного рода. Плохо отпечаталась информация со штампа, по ошибке отпечаток оказался не на том месте и некоторые другие.

Также частенько сотрудники отдела кадров, у которых в пользовании находится большое количество печатей, путают штампы, и могу поставить совсем не относящийся к заполнению трудовой.

О том, что делать в таких ситуациях мы также расскажем далее.

Бывает так, что сотрудник отдела кадров ошибается и ставит совсем ненужную печать под записью в трудовой. Первое, что необходимо предпринять в такой ситуации — это не поддаваться панике, а лучше успокоиться и спросить совета у старших коллег или обратиться к информации в инструкции для сотрудников отдела кадров.

Неправильную печать не стоит зачеркивать. Вы просто ставите следующий порядковый номер и пишите следующую фразу: «Запись № 1 не верна». Также эту фразу можно написать и немного по-другому, вариаций масса. Самое главное — это смысл того, что написанное ранее не является верной и правдоподобной информацией .

Дальше необходимо поставить следующий порядковый номер и переписать запись, в которой была допущена недопустимая печать. Поставьте штамп, который должен был стоять при записи изначально.

Все, не этом исправление ошибки закончено и трудовая может спокойно отправляться в личное дело. Главное не забыть предварительно сделать запись в книге движения и хранения трудовых о том, что была допущена, но тут же исправлена ошибка.

Какая печать должна стоять в трудовой книжке при увольнении

Если поставленная вами печать не читается – не стоит огорчаться. Выход есть всегда. Если на месте поставленной печати практически не осталось оттиска, то просто наберите на печать краску и отпечатайте ее снова. Никто не заметит, что постановка была вторичной.

Если же все таки информация с первой печати видна и вторую без грязи в трудовой поставить не получится, не переживайте.

Смочите печать в краске и поставьте печать рядом с нечитаемой. Постановка оттиска нечитаемой печатью не считается ошибкой, поэтому переписывание записи не является необходимым.

Прочитайте также:  Как заместителю грамотно подписывать документы

Действия при ошибке

Лица, наделённые полномочиями работать с кадровой документацией, проходят инструктаж относительно того, как правильно и в каких местах ставить оттиски, а также когда надо использовать печать отдела кадров и организации. Однако при заполнении книжек могут быть допущены ошибки, которые влекут за собой неприятные последствия для обеих сторон, в том числе возможность наложения административных санкций.

Если оттиск по случайности находится не там, где полагается, это не влечёт за собой снижение правоспособности записи. Штамп, который находится немного ниже, выше, левее или правее положенного места, удостоверяет запись должным образом. Когда же перепутана страница, ошибочно поставленный оттиск нужно оставить, не подписывая там ничего, а на правильном месте поставить ещё один штамп. В этом случае владелец книжки получает справку, удостоверяющую его стаж.

Круглый оттиск с неверными реквизитами может появиться в трудовой книжке из-за организационных сложностей. Пример: у компании имеется несколько дочерних предприятий, и сотрудник, временно исполняющий обязанности кадровика, но не введённый должным образом в курс дела, просто перепутал печати. В такой ситуации надо либо поставить рядом круглый оттиск с верными реквизитами, либо дополнительно внести исправительную запись.

В каком углу ставится печать в трудовой книжке при увольнении

В дальнейшем у сотрудников ПФ могут появиться закономерные вопросы к владельцу книжки, поэтому ему следует заранее обезопасить себя путём получения справки. В документе должно быть указано, что лицо работало в конкретной организации в течение определённого срока.

Если поставленная печать нечетка или ее плохо видно, то можно исправить эту ситуацию. Если же на месте печати практически нет оттиска, можно пропечатать ее повторно.

Важно помнить: исправление оттиска нечитаемой печати не может приниматься за ошибку, а является вынужденной необходимостью.

В случае если лишняя печать в трудовой книжке не мешает прочитать необходимую информацию, лучшим вариантом станет оставить все без изменений.

В строительную компанию пришел новый сотрудник. В его документе с прошлого места работы проставлено несколько печатей (о приеме и увольнении). Как можно исправит эту ошибку?

В каком углу ставится печать в трудовой книжке при увольнении

Согласно Постановлению Правительства РФ печать о приеме на работу не ставится, а все записи в документе, произведенные по ходу трудовой деятельности (повышение, вознаграждения и так далее), заверяются исключительно подписью работодателя.

Помимо этого, согласно прописанной инструкции в Постановлении, ничего не сказано о том, как все-таки нужно поступать в подобной ситуации. Более того, как показывает практика, действительно лучшим вариантом будет оставить все как есть.

Встречаются и такие ситуации, когда сотрудники отдела кадров по ошибки ставят не ту печать под сведениями в документе.

Не нужно сразу зачеркивать проставленную печать.

Достаточно указать порядковый номер и написать на выбор одну фразу:

  • “Запись № 1 недостоверна”;
  • “Запись № 2 считать недействительной”;
  • “Запись № N является недостоверной”.

Главное помнить: важен смысл того, что предыдущая запись признается не верной.

Какая она должна быть?

В организации могут находиться от одной и до пяти штук печати, которые используются в зависимости от их целевого назначения.

В каком углу ставится печать в трудовой книжке при увольнении

Но самыми распространенными видами печатей считаются общая печать организации и печать для документов. Последняя, как правило, находится у сотрудников отдела кадров. Именно они проставляют на данную печать на всю приходящую и уходящую документацию.

Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

Многие задаются вопросом, какая же именно печать должна находиться у сотрудника отдела кадров, можно ли в трудовой книжке ставить печать для документов?

Ответ на этот вопрос прост – трудовая книжка является официальным документом, а значит, печать, которая ставится в бланке, должна быть общей печатью организации. Печать для документов в данном случае не подходит для постановки.

Если по ошибке в трудовую книжку была поставлена печать для документов – это серьезная ошибка и запись необходимо переделывать.

Заключение

На данном этапе заполнение трудовой заканчивается. Печать является завершающим штрихом и несет глубокий смысл. Печать доказывает факт работы работника в данной организации.

Сотрудники отдела кадров должны знать, как оформлять трудовые книги, а главное, как проставлять в них печати ведь только по общему виду оставленной записи следующий работодатель работника оценит профессионализм работы своего предшественника. Относитесь к постановке печати со всей серьезностью и тогда, возможно ни вы, ни ваш работник, ни сотрудник отдела кадров не столкнется с последствиями неправильно выполненных действий.

Теперь вам известны все правила постановки печати в трудовой и вы, будучи и работником, и работодателем, и сотрудником отдела кадров, без труда сможете проверить правильность заполнения своей трудовой книжки.

Будьте внимательны в ведении трудовой – все-таки это важнейший документ, который закрепляет ваш трудовой стаж, который впоследствии станет вашей пенсией. Подробнее о трудовой книжке для оформления пенсии — в

этой статье

.

Постарайтесь не допускать ошибки в заполнении трудовой, не всегда у вас будет возможность исправить ту или иную запись, спустя много лет после допущения в вашей трудовой ошибки.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector