Правила учета и хранения трудовых книжек в организации

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица – лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Правила учета и хранения трудовых книжек в организации

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

  • назначение ответственного лица;
  • приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
  • ведение соответствующего учета;
  • определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Основы
документооборота закладываются в
положениях об отделах, более подробно
схема документооборота должна быть
прописана в инструкции по делопроизводству
в организации.

-организационные
(штатное расписание, коллективный
договор, положения и инструкции, правила);

-распорядительные
(приказы, распоряжения, указания, решения,
документы по личному составу);

-информационно
справочные (указания вышестоящих
организаций, отчеты, акты, служебные
записки, ответы на входящие запросы,
доклады, объяснительные и т.д.).

Организационные
и распорядительные документы являются
внутренними документами организации.

Документы,
обязательные для каждой организации:
штатное расписание, положение об оплате
труда, правила внутреннего трудового
распорядка, график отпусков, документы,
устанавливающие порядок обработки
персональных данных (положение о защите
персональных данных).

Документы
необходимые для организации кадрового
делопроизводства: номенклатура дел,
инструкция по ведению делопроизводства,
график документооборота в кадровой
службе, книги и журналы учета (книга
учета персонала, книга учета перевода
персонала, книга учета труд.кн. и вкладышей
к ней, книга учета входящих документов,
книга учета исходящих документов, книга
регистрации актов, журнал регистрации
трудовых договоров, журнал регистрации
приказов, журнал учета больничных
листов, книга учета личных дел и т.д.)

Первичные
учетные документы: Личная карточка,
табель учета использования рабочего
времени и расчета заработной платы,
расчетно-платежная ведомость, журнал
регистрации платежных ведомостей,
лицевой счет.

Личные
документы: трудовая книжка, документы
личного дела(личный листок по учету
кадров, анкета поступающего на работу,
характеристика, рекомендательное
письмо, результаты аттестации, копии
документов об образование.

Входящие
документы — это официальные документы,
поступающие в организацию или учреждение.

 Настоящий
Порядок относится к документационному
обеспечению управления и устанавливает
общие требования к выполнению основных
этапов документооборота внешних
исходящих и входящих документов, их
архивного хранения, способов и средств
связи с внешними организациями.

1)
прием (доставку) корреспонденции;

2)
первичную обработку;

3)
предварительное рассмотрение;

4)
регистрацию;

5)
рассмотрение руководством предприятия;

6)
передачу исполнителям;

7)
исполнение документа;

8)
возврат на постоянное хранение.

При
получении документа работник службы
ДОУ должен проверить целостность
конверта, пакета или упаковки, правильность
адресования документа.

Прием
и регистрация документов в электронном
виде, поступивших на электронный адрес
компании, осуществляется службой ДОУ,
передаются по информационно-телекоммуникационной
сети компании руководству или
непосредственной исполнителю.

Поступившие
телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема.
Текст телефонограммы записывается или
печатается получателем, регистрируется
и оперативно передается руководителю,
которому она адресована.

Документы,
требующие срочного рассмотрения,
передаются на регистрацию незамедлительно.
Обработка остальной корреспонденции
осуществляется в день ее поступления
или в первый рабочий день при поступлении
документов в нерабочее время.

Регистрация
документа — фиксация факта создания
или поступления документа с проставлением
на нем регистрационного номера с
последующей записью сведений о документе
в РКФ.

Существует
два вида регистрации документов:
централизованная и децентрализованная.

При
централизованной – регистрация
документов осуществляется только
работниками службы ДОУ.

При
децентрализованной – регистрация
документов осуществляется как работниками
службы ДОУ, так и ответственными за
делопроизводство в структурных
подразделениях. В этом случае в локальном
нормативном акте должно быть четко
прописано, какие виды документов компании
должны регистрироваться в службе ДОУ
и в структурных подразделениях и в каких
регистрационно-учетных формах.

На
поступающих (входящих) документах,
подлежащих регистрации, на первом листе
документа проставляется штамп — отметка
о поступлении, в котором указывается
дата поступления и входящий регистрационный
номер.

43.
Порядок работы с исходящими кадровыми
документами.

Обработка
исходящих документов, подлежащих
отправке почтовой связью, осуществляется
службой ДОУ в соответствии с Правилами
оказания услуг почтовой связи.

• составление
текста проекта исходящего документа;

• согласование
проекта документа с заинтересованными
должностными лицами путем визирования
проекта документа;

• подписание
(в случае необходимости – утверждение)
документа;

• регистрацию
в журнале или на карточке и проставление
индексов;

• отправку
документа адресату;

• подшивку
копии исходящего документа в дело.

Для
отправки принимаются только полностью
оформленные, подписанные и зарегистрированные
документы с указанием дела, в которое
в соответствии с номенклатурой дел
должен быть помещен данный документ.

Подлежащие
отправке документы обрабатываются и
отправляются в день их подписания или
не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее
документа осуществляется по указанию
лица, подписавшего документ, или
руководителя службы ДОУ.

В
соответствии с требованиями и нормами
трудового законодательства все процедуры
по оформлению трудовых отношений в
организации или у ИП должны быть
зафиксированы в кадровой документации.

Ведение
кадрового делопроизводства должно
начинаться с разработки внутренних
нормативных актов по труду. Это первый
этап и начало всего кадрового
делопроизводства! Данные кадровые
документы разрабатываются с учетом
отраслевой специфики Вашей организации
или ИП, требований действующего трудового
законодательства и других законных
нормативно–правовых актов.

общий
бланк может
быть использован для составления любых
видов документов, кроме писем.


Государственный герб Российской
Федерации (герб субъекта Российской
федерации или города). Такой реквизит
устанавливается для организаций, имеющих
на это право;


эмблему организации (при наличии
герба не проставляется);

Правила учета и хранения трудовых книжек в организации


наименование вышестоящей организации
(если она имеется);


наименование организации (предприятия).


справочные данные об организации
(почтовый адрес, номера телефонов, а
также, по усмотрению организации, номера
телефаксов, адрес электронной почты,
Web-страницы в Интернет, номера счетов в
банке, банковский идентификационный
код (БИК) и идентификационный номер
налогоплательщика (ИНН), номер и дату
лицензии).

На
общих бланках допускается указывать
трафаретные части таких реквизитов,
как дата и регистрационный номер
документа.


гриф утверждения;


заголовок к тексту;


отметка о контроле.

На
бланках письма допускается указывать
трафаретные части следующих реквизитов:
дата, регистрационный номер документа
и ссылка на регистрационный номер и
дату документа.

На
бланках письма ставятся ограничительные
уголки для следующих

реквизитов;


адресат;


отметка о контроле.

ПРИКАЗ,
РАСПОРЯЖЕНИЕ и т. п.

В
деловой практике все чаще используются бланки
руководителей предприятий,
организаций, ведомств -должностные
бланки. На
таком бланке вместо наименования
предприятия указывается должность,
например; Директор Федеральной пограничной
службы Российской Федерации, Генеральный
директор ЗАО Реал и т. п.

Если
организация имеет представительства,
филиалы, крупные структурные подразделения,
то может быть использован бланк
структурного подразделения,
например:

  1. Стороны вправе в любое время вносить
    изменения и дополнения в настоящий
    договор в письменной форме в виде
    дополнительного соглашения, подписанного
    обеими сторонами

  2. Стороны несут ответственность за
    невыполнения условий договора в
    соответствии с законодательством РФ.

Заказчик

Юридический адрес:…

должность

расшифровка подписи подпись М. П.

Исполнитель

Адрес по регистрации:…

Паспорт ___№___

Дата выдачи «___»___года

расшифровка подписи подпись

II.Функциональные обязанности работника

4)
регистрацию;

реквизитов;


адресат;

Положение
о структурном подразделении —
документ, в котором определяются: порядок
создания (образования) подразделения;
правовое положение подразделения в
структуре организации; структура
подразделения; задачи, функции, права
и ответственность подразделения; порядок
взаимодействия подразделения с иными
структурными единицами организации.

Правила учета и хранения трудовых книжек в организации

• общие
положения;

• структура
и штатная численность подразделения;

• цели
и задачи;

• функции;

• права
и полномочия;

• руководство;

• взаимодействие
(служебные связи);

• ответственность;

Хранение и учет трудовых книжек в организации

• организация
работы.

Кроме
того, могут выделяться разделы, посвященные
условиям работы подразделения (рабочему
режиму), вопросам контроля и проверки
деятельности структурного подразделения,
оценки качества выполнения подразделением
своих функций, имущества структурного
подразделения.

Обязательный
документ для каждого предприятия, для
каждой должности. Обязательно ознакомить.
Разрабатывают линейный руководитель
совместно с кадровой службой.

1.     
Общие положения.

в
должностной инструкции содержат
следующий набор информации: обобщенные
сведения о должности, ее категории;
требования к образованию и практическому
опыту (стажу работы по специальности);
порядок назначения и освобождения от
должности, замещения во время отсутствия;
основные законодательно-правовые,
нормативно-методические и организационные
документы, на основании которых работник
осуществляет свою служебную деятельность;
подчиненность и кем руководит.

2.     
Функции должности.

В
разделе «Функции» указывают
основные направления деятельности, а
в разделе «Должностные
обязанности» уже
перечисляют конкретные виды работ,
которые обеспечивают выполнение этих
функций. Часто эти разделы объединяют
в один — «Функции и должностные обязанности»
(или «Основные задачи и обязанности»).

Прочитайте также:  Если нотариально написать отказ от ребенка что будет

Все
функции, записанные в положении о
структурном подразделении, должны быть
включены в должностные инструкции
работников подразделения. Чем детальнее
будет описано, не только что, но и как
выполняет работник, тем ценнее будет
должностная инструкция.

3.     
Обязанности.

4.     
Взаимоотношения.

Раздел «Взаимоотношения» (связи
по должности) также очень важен для
организации работы. Работать будет
значительно легче, если в этом разделе
конкретно указано, с какими подразделениями
или сотрудниками данный работник
взаимодействует. Этот раздел представляют
в виде таблицы или схемы.

5.     
Права.

Раздел «Права» очень
важен для работника. В нем закреплены
его полномочия для самостоятельного
решения вопросов, относящихся к его
компетенции. Очень важны права доступа
к информации, в том числе и конфиденциальной,
право согласовывать и подписывать
определенные виды документов и т.д.

6.     
Ответственность.

Раздел
должностной инструкции «Ответственность» может
быть написан обобщенно, например:
«Работник несет ответственность за
невыполнение обязанностей и неиспользование
прав, предусмотренных правовыми актами
и данной инструкцией», или расписан
более детально исходя из пунктов
обязанностей. Работая над этим
разделом, следует помнить, что
ответственность устанавливается в
строгом соответствии с
законодательством.

7.     
Критерии, показатели эффективности.

Если
заявление от работника было принято,
то его следует зарегистрировать в
соответствующем Журнале регистрации
заявлений.

3.   Заключение
с работником письменного трудового
договора
и при наличии оснований договора
о полной материальной ответственности.

Согласно
ст. 67 трудовой договор заключается в
письменной форме, составляется в двух
экземплярах, каждый из которых
подписывается сторонами. При заключении
трудовых договоров с отдельными
категориями работников трудовым
законодательством и иными нормативными
правовыми актами, содержащими нормы
трудового права, может быть предусмотрена
необходимость согласования возможности
заключения трудовых договоров либо их
условий с соответствующими лицами или
органами, не являющимися работодателями
по этим договорам, или составление
трудовых договоров в большем количестве
экземпляров.

Трудовые
договоры регистрируются в Книге
регистрации трудовых договоров.

Если
на предприятии ведется Книга регистрации
договоров о полной материальной
ответственности, то заключенный договор
следует зарегистрировать в данной
Книге.

Статья
89. Права
работников в целях обеспечения защиты
персональных данных, хранящихся у
работодателя

полную
информацию об их персональных данных
и обработке этих данных;

свободный
бесплатный доступ к своим персональным
данным, включая право на получение копий
любой записи, содержащей персональные
данные работника, за исключением случаев,
предусмотренных федеральным
законом;

Правила учета и хранения трудовых книжек в организации

определение
своих представителей для защиты своих
персональных данных;

доступ
к медицинской документации, отражающей
состояние их здоровья, с помощью
медицинского работника по их выбору;

требование
об исключении или исправлении неверных
или неполных персональных данных, а
также данных, обработанных с нарушением
требований настоящего Кодекса или иного
федерального закона. При отказе
работодателя исключить или исправить
персональные данные работника он имеет
право заявить в письменной форме
работодателю о своем несогласии с
соответствующим обоснованием такого
несогласия. Персональные данные
оценочного характера работник имеет
право дополнить заявлением, выражающим
его собственную точку зрения;

требование
об извещении работодателем всех лиц,
которым ранее были сообщены неверные
или неполные персональные данные
работника, обо всех произведенных в них
исключениях, исправлениях или дополнениях;

обжалование
в суд любых неправомерных действий или
бездействия работодателя при обработке
и защите его персональных данных.

Общие
правила

Перевод
на другую работу –
это постоянное или временное изменение
трудовой функции работника или
структурного подразделения, в котором
трудится сотрудник (если структурное
подразделение было указано в трудовом
договоре), при продолжении работы у того
же работодателя, а также перевод на
работу в другую местность вместе с
работодателем (ст. 72.1 ТК РФ). Переводы
могут быть временные и постоянные, по
инициативе работника и по инициативе
работодателя, с согласия работника и
без его согласия.

Правила учета и хранения трудовых книжек в организации

К
сведению

В
данном случае под структурными
подразделениями следует понимать как
филиалы, представительства, так и отделы,
цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления
Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. №
2).

Учтите,
что перевод на другую работу допускается
только с письменного согласия сотрудника
(ст. 72.1 ТК РФ). Исключение составляют
некоторые случаи временного перевода,
на которые мы далее обратим особое
внимание. При этом соглашение об изменении
определенных сторонами условий трудового
договора должно быть заключено в
письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

Отметим,
что не потребуется согласия работника
на его перемещение у того же работодателя
на другое рабочее место, в другое
структурное подразделение, расположенное
в той же местности, поручение ему работы
надругом механизме либо агрегате, если
это не влечет изменения определенных
сторонами условий трудового договора.

Во
всех случаях запрещается переводить и
перемещать сотрудника на работу,
противопоказанную ему по состоянию
здоровья.

Также
по письменной просьбе работника или с
его письменного согласия может быть
осуществленперевод
работника на постоянную работу к другому
работодателю1.

Обратите
внимание: в случае признания перевода
на другую работу незаконным сотрудник
должен быть восстановлен по прежнему
месту деятельности. При этом орган,
рассматривающий индивидуальный трудовой
спор, принимает решение о выплате такому
лицу разницы в заработке за все время
выполнения нижеоплачиваемой работы.

Также суд вправе по требованию работника
вынести решение о взыскании с работодателя
денежной компенсации морального вреда,
причиненного указанными действиями
(ст. 394 ТК РФ). Причем в случае задержки
работодателем исполнения решения о
восстановлении сотрудника на прежней
работе орган, принявший решение, выносит
определение о выплате данному гражданину
разницы в заработке за все время задержки
(ст. 396 ТК РФ).

В этом разделе определяется предмет
ведения или участок работы, закрепленный
за работником, перечень видов работ, из
которых складывается выполнение
возложенных функций.

В качестве основы для разработки данного
раздела берутся квалификационные
характеристики, а именно из раздел
«Должностные обязанности». Из положения
«увязываются» с основными задачами и
функциями структурного подразделения,
в состав которого входит работник. При
этом важно разграничить работу между
сотрудниками подразделения, особенно
тщательно это должно быть сделано по
должностям, близким по содержанию труда.

При составлении данного раздела
необходимо также использовать
утвержден­ные положения о структурных
подразделениях, с тем чтобы все функции,
возложенные на то или иное подразделение,
были реализованы через должностные
обязанности ра­ботников.

  1. Работник обязуется:

  1. Добросовестно исполнять свои трудовые
    обязанности, воз­ложенные на него
    настоящим трудовым договором.

  2. Соблюдать Правила внутреннего трудового
    распорядка орга­низации, трудовую
    дисциплину, выполнять установленные
    нормы тру­да, соблюдать требования
    по охране труда и обеспечению безопасно­сти
    труда.

  3. Бережно относиться к имуществу
    Работодателя и других ра­ботников,
    принимать все меры по предотвращению
    кражи, поврежде­ния или порчи имущества
    Работодателя. Незамедлительно сообщать
    Работодателю либо непосредственному
    руководителю о возникнове­нии
    ситуации, представляющей угрозу жизни
    и здоровью людей, со­хранности
    имущества Работодателя.

  1. Исполнитель обязан выполнить работу
    лично, оказав услуги с надлежащим
    качеством, в полном объеме и в срок,
    указанный в п.1.4 настоящего договора.

  2. Заказчик обязан оплатить работу по
    цене, указанной в п. 1.3 настоящего
    договора

  3. Заказчик имеет право в любое время
    проверить ход и качество работы,
    выполняемой Исполнителем, не вмешиваясь
    в его деятельность

  4. Заказчик имеет право отказаться от
    исполнения договора в любое время до
    подписания акта, уплатив исполнителю
    часть установленной цены пропорционально
    части оказанных услуг, выполненной до
    получения извещения об отказе Заказчика
    от исполнения договора

II.Функциональные обязанности работника

4)
регистрацию;

реквизитов;


адресат;

• цели
и задачи;

• функции;

• руководство;

5.     
Права.

Приказ
(распоряжение) о приеме на работу издается
по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а
(о приеме работников), утвержденным
Постановлением Госкомстата РФ №1 от
05.01.2004г. на основании заключенного
трудового договора, и его содержание
должно строго соответствовать условиям
заключенного трудового договора.

6.  Зарегистрировать
приказ (распоряжение)
о приеме работника на работу в Журнале
регистрации приказов (распоряжений).

7.   Ознакомить
работника с приказом (распоряжением)
о приеме на работу под роспись. Согласно
ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение)
работодателя о приеме на работу
объявляется работнику под роспись в
трехдневный срок со дня фактического
начала работы.

8.   Внести
запись о приеме на работу в трудовую
книжку.
Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за
исключением работодателей — физических
лиц, не являющихся индивидуальными
предпринимателями) ведет трудовые
книжки на каждого работника, проработавшего
у него свыше пяти дней, в случае, когда
работа у данного работодателя является
для работника основной.

    • представление
      сторон,

    • ФИО
      работника, его квалификацию,

    • должность
      и сущность выполняемой работы,

    • дату
      начала работы,

    • вид
      трудового договора (срочный/бессрочный),

    • договор
      по основному месту работы/по
      совместительству,

    • устанавливается
      ли испытание и каков его срок,

    • права
      и обязанности работодателя,

    • права
      и обязанности работника,

    • характеристика
      условий труда,

    • особенности
      режима рабочего времени,

    • продолжительность
      ежегодного отпуска,

    • размер
      должностного оклада и виды доплат,

    • сроки
      выплаты заработной платы,

    • вид
      социального страхования,

    • подписи
      сторон.

 Заключение
трудового договора

Трудовой
договор заключается в письменной форме,
текст договора составляется в двух
экземплярах, каждый из которых
подписывается сторонами. Один экземпляр
трудового договора передаётся работнику,
другой хранится у работодателя. По
общему правилу, именно с момента своего
подписания трудовой договор считается
заключённым.

Приём
на работу оформляется приказом
работодателя, который издаётся на
основании заключённого трудового
договора и воспроизводит наиболее
существенные условия труда работника.

При
заключении трудового договора в целях
проверки соответствия работника
поручаемой работе соглашением сторон
может быть обусловлено его испытание
в течение определённого срока. Когда
срок испытания истёк, а работник
продолжает работу, то он считается
выдержавшим испытание и последующее
расторжение трудового договора
допускается только на общих основаниях.

Прочитайте также:  Срок хранения пива — Хочу знать

Лиц,
поступающих на работу по конкурсу на
замещение соответствующей должности,
проведённому в порядке, установленном
законом;

Беременных
женщин;

Лиц,
не достигших возраста восемнадцати
лет;

Подписка

Лиц,
окончивших образовательные учреждения
начального, среднего и высшего
профессионального образования и впервые
поступающих на работу по полученной
специальности;

Лиц,
избранных на выборную должность на
оплачиваемую работу;

Лиц,
приглашенных на работу в порядке перевода
от другого работодателя по согласованию
между работодателями;

Прекращение
трудового договора


По соглашению сторон трудовой договор
может быть расторгнут в любое время
(ст. 78 ТК РФ);


Истечение срока трудового договора;


Расторжение трудового договора по
инициативе работника;


Расторжение трудового договора по
инициативе работодателя;


Перевод работника по его просьбе или с
его согласия на работу к другому
работодателю или переход на выборную
работу;

Хранение трудовых книжек


Отказ работника от продолжения работы
в связи со сменой собственника имущества
организации, изменением подведомственности
организации либо её реорганизацией.


Отказ работника от продолжения работы
в связи с изменением существенных
условий трудового договора;


Отказ работника от перевода на другую
работу вследствие состояния здоровья
в соответствии с медицинским заключением»;


Отказ работника от перевода в связи с
перемещением работодателя в другую
местность;


Обстоятельства, не зависящие от воли
сторон;


Нарушение установленных трудовым
законодательством правил заключения
трудового договора, если это нарушение
исключает возможность продолжение
работы;

Общие
правила

Хранение трудовых книжек

К
сведению

Первый документ должензаводиться бухгалтерией компании. Информация в него вносится с момента получения чистых бланков от фирмы-поставщика. Сотрудник должен указать серию и номер каждой ТК, а также подробно расписать порядок покупки и расходования документов.

Обе книги учёта должны быть прошнурованы и опломбированы, иметь нумерацию на каждой странице, подписи должностных лиц (начальника и ответственного за сохранность ТК работника) и оттиск печати компании.

Некоторые небольшие предприятия не имеют необходимой сургучной печати. В такой ситуации достаточно опломбировки учётной документации.

Правила ведения трудовых книжек на предприятии обязывают вносить информацию в документ исключительно уполномоченным лицом. Совершение ошибок и опечаток недопустимо. При порче документа работник вынужден завести новую ТК.

  1. Работник обязуется выполнять работу
    по должности (указать должность) с
    подчинением внутрен­нему трудовому
    распорядку, а Работодатель обязуется
    обеспечивать Работнику необходимые
    условия работы, своевременную выплату
    за­работной платы, а также исполнять
    иные обязанности, предусмотрен­ные
    действующим законодательством Российской
    Федерации о труде и настоящим Договором.

  2. Настоящий договор заключен с «_»___200_г.
    сроком на___(неопределенный срок).

  3. Работнику (не) устанавливается
    испытательный срок продол­жительностью
    __мес. с целью проверки соответствия
    вышеуказан­ной должности.

  4. Работа у Работодателя является основной
    (по совместительству).

  1. Работать исключительно в интересах
    Работодателя, способ­ствовать
    продвижению авторитета и расширению
    контактов Работо­дателя.

  2. Не допускать использования служебного
    положения и рабо­чего времени в личных
    целях.

  3. Постоянно совершенствовать (повышать)
    свой профессио­нальный уровень:
    осваивать новые методы работы,
    периодически про­ходить аттестацию
    и курсы повышения квалификации.

  1. Основные трудовые (должностные)
    обязанности Работника определяются
    настоящим договором и должностной
    инструкцией.

  2. Работник имеет право:

  1. На заключение, изменение и расторжение
    настоящего трудового договора в порядке
    и на условиях, которые установлены
    Трудо­вым кодексом РФ и иными
    федеральными законами.

  2. На предоставление ему работы, обусловленной
    настоящим трудовым договором.

  3. На рабочее место, соответствующее
    условиям, предусмотрен­ным
    государственными стандартами организации
    и безопасности тру­да, а также
    коллективным договором.

  4. На своевременную и в полном объеме
    выплату заработной платы в соответствии
    со своей квалификацией, сложностью
    труда, количеством и качеством выполненной
    работы.

  5. На отдых, обеспечиваемый установлением
    нормальной про­должительности
    рабочего времени, предоставление
    еженедельных выходных дней, нерабочих
    праздничных дней, оплачиваемых ежегод­ных
    отпусков.

  6. На полную достоверную информацию об
    условиях труда и требованиях охраны
    труда на рабочем месте.

  7. На защиту своих трудовых прав, свобод
    и законных интере­сов всеми не
    запрещенными законом способами.

  8. На возмещение вреда, причиненного ему
    в связи с исполне­нием им трудовых
    обязанностей, и компенсацию морального
    вреда в порядке, установленном Трудовым
    кодексом РФ и иными федераль­ными
    законами.

  9. На обязательное социальное страхование.

1. 1. Исполнитель обязуется по заданию
Заказчика оказать услуги, указанные в
п. 1.2. настоящего договора, а Заказчик
обязуется оплатить эти услуги.

1. …

2. …

1.3. Стоимость оказываемых услуг составляет:
………

1.4. Срок действия договора с
«_____»__________200___г по «_____»_____________200___г

1.5. Услуги считаются оказанными после
подписания акта приема-сдачи услуг
заказчиком.

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

4. Оплата

    1. Режим работы — пятидневная рабочая
      неделя с 9.00 до 18.15, предвыходные и
      предпраздничные дни с 9.00 до 17.00, с
      ненормиро­ванным рабочим днем.

    2. Продолжительность рабочего времени
      определяется в соответствии с
      законодательством Российской Федерации.

    3. Работнику устанавливается заработная
      плата в размере___руб. в месяц. Заработная
      плата выплачивается работнику 2 раза
      в месяц, не позднее 5-го и 25-го числа
      каждого месяца.

    4. Работодатель в соответствии с
      законодательством Российской Федерации
      удерживает подоходный налог и иные
      обязательные пла­тежи из заработной
      платы и иных доходов Работника,
      получаемых в организации.

Акт приема-сдачи оказанных услуг

4)
регистрацию;

Общие
правила

К
сведению

г. ___________

«_____»_____________200___г

Настоящий акт составлен организацией
(наименование организации), именуемой
в дальнейшем «Заказчик» в лице
руководителя (Фамилия, Имя, Отчество),
действующего на основании (Устава,
Положения и т.п.) и гражданином (Фамилия,
имя, отчество) именуемым в дальнейшем
«Исполнитель». Стороны свидетельствуют
о том, что:

    1. Исполнитель оказал Заказчику услуги,
      предусмотренные п.1.2 указанного
      договора.

    2. Услуги были оказаны исполнителем
      качественно, в предусмотренных договором
      объеме и в установленные договором
      сроки.

Стоимость услуг, оказанных за период с
«_____»__________200___г по «_____»_____________200___г
составляет (указать сумму цифрами и
прописью).

Заказчик________________

подпись

Исполнитель________________

подпись

К оплате_______(указать сумму цифрами и
прописью).

Бухгалтер_______

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-ПРЕТЕНЗИИ

Руководителю________________________________

____________________________________________

(полное
наименование организации, полный
адрес)

от__________________________________________

(Ф.И.О.)

____________________________________________

(домашний
адрес)

«____»__________200___года я предоставил Вам
автомобиль марки__________
(государственный №_____________, номер
двигателя________, номер кузова________, номер
шасси__________) дляпроведения
ремонта, тем самым заключил с Вашей
организацией договор подряда на ремонтные
работы.

Подтверждением заключения договора
является квитанция № ____ от «__»_____ 200__
года.

В соответствии с условиями
договора, я оплатил стоимость работ
(____________рублей) за
качественное исполнение Вами принятых
на себя обязательств. Ваша организация
обязалась отремонтировать____________________

(подробно
указать, какие узлы и детали по договору
должна
была
заменить, какие отремонтировать)

Однако в момент получения автомобиля
я обнаружил, что ремонт произведен
некачественно:___________________________________________________________

(перечислите
все неполадки и другие факты неисполнения
обязательств по договору)

В соответствии со статьей 4 Закона РФ
«О защите прав потребителей», исполнитель
обязан выполнить работу качественно.
Однако Ваша организация этого не сделала.

В соответствии со ст. 30 указанного
Закона, потребитель при обнаружении
недостатков в выпол­ненной работе
вправе по своему выбору
потребовать______________________________________________________________

(указать позицию
ст.30 Закона РФ «О защите прав потребителей»)

На основании изложенного требую:
безвозмездно устранить недостатки в
выполненной работе в течение 14 дней
(или указать другую позицию статьи 30
Закона).

В случае неудовлетворения претензии я
буду вынужден обратиться в народный
суд. В этом случае, выдвинув перечисленные
требования, я также буду просить суд
взыскать с Вашей орга­низации моральный
вред, который Вы нанесли мне незаконными
действиями (статья 13 Закона), и штраф в
доход государства за несоблюдение
добровольного порядка удовлетворения
требований потребителя в размере цены
моего иска (статья 11, пункт 6 Закона).

Ответ на претензию прошу дать в __-дневный
срок.

«_____»___________________200___ г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Рекомендациипоиспользованиюотдельных, наиболеечастоупотребляемыхсловиустойчивых словосочетаний,
используемыхприподготовке служебныхдокументов

1. Синтаксические конструкции, используемые
для изложения мотивов, объяснения причин
для принятия тех или иных действий.

В порядке оказания помощи прошу вас…

В целях обмена опытом направляю в ваш
адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

Хранение трудовых книжек

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой
договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает
иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа.

Хранение трудовых книжек

Несмотря на предпринятые нами
(организацией) усилия, ваше
указание
остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить вашу просьбу
не представляется
возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено
к установленному
сроку по следующим
причинам…

Мы не можем предоставить интересующую
вас информацию,
так как…

Организация не располагает возможностью
для выполнения дан­
ной задачи из-за
отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения.

Правила учета и хранения трудовых книжек в организации

Напоминаем вам, что через такое-то время
срок соглашения
истекает…

Организация уведомляет вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить
вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право
в одностороннем порядке
приостановить
действие договора о…

Прочитайте также:  Налог на пенсию в России: правда Центробанка, подоходный НДФЛ

Взятые на себя организацией гарантийные
обязательства утра­чивают свою силу
с…

4.Устойчивые распорядительные обороты.

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Контроль за исполнением настоящей
директивы возложить на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности
для…

5.Формулировки для выражения просьб.

Прошу вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в…
настоятельно прошу вас…

Убедительно прошу вас решить вопрос
о…

В рамках предварительной договоренности
с представителем
вашей организации
прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита
по… прошу изыскать для
нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой
важности сведений
(отдельных фактов).

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес
нарочным…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации
обеспечена…

Содержание проекта оперативно
корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы мероприятия…

В кратчайшие сроки организуется…

Установлен повседневный жесткий контроль
за…

наименее сложный…

наиболее важный

наилучший эффект

наихудший результата

оказать помощь

произвести проверку

руководство считает возможных

организация не возражает

срочно сообщите

немедленно устраните

обеспечьте выполнение…

создайте необходимые условия…

доложите предложения по…

оптимальное решение…

вероятные сроки…

подтвердите получение…

сообщите данные…

направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке…

решите самостоятельно…

8. Формулировки для уведомления.

Ставим вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю вам…

Довожу до вашего сведения, что…

Докладываю о…

9. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить),
решить (разрешить),
обязать, обратить (внимание на…),
завершить, прекратить, направить
(отправить), ввести (в эксплуатацию),
осущест­вить (реализовать), спланировать
(скоординировать), создать, воспол­нить
(пополнить), организовать, обеспечить,
сообщить (доложить), представить
(предоставить), уточнить, установить,
устранить, выявить, (выяснить).

10. Наиболее часто употребляемые
прилагательные: срочный (опе­ративный),
второстепенный, перспективный, важный,
главный (основ­ной), серьезный
(существенный), ведущий, плановый,
дополнитель­ный, полный, недостаточный,
заключительный, промежуточный, общий,
конкретный, высший, первичный, лучший,
худший, надежный.

1до 2000 года применялся формат даты, в
котором год указывался в виде двух
последних цифр, например, 03.11.98. Новый
порядок написания даты был введен
Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность
такого нововведения очевидна. Дата
типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность
в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли
2000.

Вдобавок ко всему некоторые
компьютерные программы могут
интерпретировать дату с годом, указанным
двумя цифрами, именно как дату 19** года.
Поскольку еще долго в ходу будут
документы с сокращенной формой написания
даты. Можно без труда определить, что
это документы, относящиеся к прошлому
веку.

6. Конфиденциальность (коммерческая тайна).

        1. Работник обязуется в течение срока
          действия настоящего Догово­ра и
          после его прекращения в течение трех
          лет соблюдать конфиденци­альность
          коммерческой информации (коммерческую
          тайну), полученной работником у
          Работодателя, и не сообщать коммерческую
          информацию третьим лицам без письменного
          разрешения Работодателя.

Под коммерческой информацией Стороны
понимают конфиден­циальную информацию
и торговые секреты, относящиеся или
возни­кающие из деятельности
Работодателя, включая, но не ограничиваясь
информацией, относящейся клюбым
алгоритмам, изобретениям, про­цессам,
формулам, планам, устройствам, сбору
информации, техни­ческим данным,
спискам почтовых отправлений, методов
распреде­ления, наименованиям
поставщиков и потребителей (покупателей),
отношениям с поставщиками и потребителями
(покупателями) и ры­ночной стратегии.

        1. В случае прекращения трудовых отношений
          Работник в послед­ний день работы
          обязан передать Работодателю все
          имеющиеся у него документы, копии
          документов, записи или другие носители
          инфор­мации, которые содержат
          коммерческую информацию или относятся
          к деятельности Работодателя.

        2. В случае неисполнения Работником
          обязанности соблюдать кон­фиденциальность
          коммерческой информации (коммерческую
          тайну), Работник обязан возместить
          Работодателю причиненные этим убытки.

        3. Работник обязуется не сообщать третьим
          лицам информацию о размере получаемой
          им заработной платы, за исключением
          случаев, прямо установленных действующим
          законодательством или в связи с
          уплатой налогов и иных обязательных
          платежей.

Порядок учёта трудовых книжек в организации

Формы  Книги
учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним и
Приходно-расходной
книги по учету бланков трудовых книжек
и вкладышей к ним
утверждены Постановлением Минтруда
России от 10 октября 2003 года №69.

10.  
Оформить личную карточку на работника,
ознакомить его под роспись в личной
карточке с записью, внесенной в трудовую
книжку, со сведениями, внесенными в
личную карточку. Форма
личной карточки Т-2
утверждена Постановлением Госкомстата
РФ №1 от 05.01.2004г. См. методическое
пособие «Личные карточки: правила
оформления»

11.  
Оформить личное дело работника, если в
отношении его должности работодателем
установлена обязательность ведения
личного дела.

Законодательство РФ предъявляет строгие требования к оформлению и учёту ТК. Трудовая инспекция после осуществления проверки деятельности предприятия вправе привлечь руководство к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ в случае отсутствия соответствующих книг учёта или их неправильного заполнения.

При повторном совершении правонарушения руководитель может получить дисквалификацию вплоть до трёх лет.

Аналогичная ответственность предусмотрена в случае неправильного заполнения ТК и нарушения порядка выдачи бланков при расторжении трудовых отношений.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

7 (499) 350-80-69 (Москва)
7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

  • специальная приходно-расходная книга;
  • журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба. Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников. Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения. Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет. По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Правила учета и хранения трудовых книжек в организации

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

Основная часть

Во
вводной части протокола после заголовка
приводятся фамилии и инициалы председателя
и секретаря заседания. С новой строки
после слова «Присутствовали»
в алфавитном порядке перечисляют
фамилии, инициалы должностных лиц,
присутствовавших на заседании.

Если
на заседании были лица из других организаций,
то после слова «Присутствовали» с новой
строки печатают слово «Приглашенные»
и указывается список приглашенных лиц,
в этом случае перед каждой фамилией
указывается должность и название
организации.

Во
вводной части протокола указывается
повестка дня.

Она
состоит из перечисления вопросов,
которые обсуждаются на заседании, и
закрепляет последовательность их
обсуждения и фамилии выступающих
(докладчиков). Каждый вопрос повестки
дня нумеруется арабской цифрой, его
формулируют с использованием предлогов
«О» или «Об». Например: «Об утверждении
учебных программ»; «О подведении итогов
учебного года».

По
каждому пункту указывается докладчик
(должностное лицо, готовившее данный
вопрос).

В
соответствии с последовательностью
вопросов в повестке дня оформляется
текст основной части протокола — он
должен содержать столько разделов,
сколько пунктов включено в повестку
дня.

Таким
образом, заголовочная часть протокола
оформляется всегда одинаково. Но текст
протокола может быть изложен в разных
формах: краткой или полной.

Правила учета и хранения трудовых книжек в организации

Краткий
протокол —
фиксирует обсуждавшиеся на заседании
вопросы, фамилии докладчиков и принятые
решения.

Полный
протокол —
содержит сведения не только об
обсуждавшихся вопросах, принятых
решениях и фамилиях выступавших, но и
достаточно подробные записи, передающие
содержание докладов и выступлений
участников заседания, все высказанные
мнения, прозвучавшие вопросы и реплики,
замечания, позиции.

При
использовании любой формы протокола
его текст будет делиться на столько
разделов, сколько пунктов содержит
повестка дня.

Каждый
раздел состоит из трех частей:
«СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»
(«РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого
поля прописными буквами. Такое оформление
позволяет выделить в тексте речь
основного докладчика, участников
обсуждения вопроса и постановляющую
часть, в которой сформулировано решение.

Выписка
из протокола
представляет собой точную копию части
текста подлинного протокола, относящегося
к тому вопросу повестки дня, по которому
готовят выписку. Выписка воспроизводит
все реквизиты бланка, вводную часть
текста, вопрос повестки дня, по которому
готовится выписка, и текст, отражавший
обсуждение вопроса и принятое решение.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector