Загранкомандировка: оформление, суточные

Кого можно отправлять в заграничные командировки, а кого нельзя

Ограничения относительно командировок работников за рубеж действуют те же, что и применительно к поездкам внутри страны.

Категорически запрещается, как и в случае с командировками по России, командировать за границу таких работников:

  • беременных женщин;
  • сотрудников младше 18 лет, кроме творческих работников и спортсменов;
  • работников на ученическом договоре, если загранкомандировка не связана с ученичеством;
  • инвалидов, если командировка противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
  • зарегистрированных кандидатов на выборах в период проведения последних.
Женщина с детской коляской

Сотрудницу, у которой есть ребёнок младше трёх лет, отправить в загранкомандировку можно лишь с её письменного согласия

Письменное согласие на заграничную или внутрироссийскую командировку требуется от таких категорий работников:

  • женщины, воспитывающие детей до трёх лет;
  • одинокие матери, отцы или опекуны детей до пяти лет;
  • родители или опекуны детей-инвалидов;
  • работники, ухаживающие за больными родственниками на основании медицинского заключения.

Все остальные работники могут быть направлены в командировки, включая заграничные, без каких-либо ограничений.

Процедура оформления командировки работника за границу не имеет принципиальных отличий от командировок по России, а в 2018 году законодательные требования к ним минимальны и регулируются в большей степени локальными актами организации или компании, например, положением о командировках, и принятыми в конкретной фирмы стандартами делопроизводства.

Главным и зачастую единственным документом, достаточным, чтобы отправить сотрудника в командировку, включая заграничную, не вызвав чьих бы то ни было нареканий, является приказ руководителя организации.

Являвшиеся ещё несколько лет назад обязательными командировочное удостоверение и служебное задание в 2018 году носят сугубо факультативный характер. Если их оформление предусмотрено локальными актами, регламентирующими оформление командировок, они применяются, и нарушения в этом нет. Если же руководство компании воспользовалось возможностью максимально упростить эту бюрократию, насколько позволяет действующее законодательства, обвинить фирму не в чем.

Размер суточных выплат в 2018 году: изменения и свежие новости

На протяжении нескольких лет законодатели пытаются исключить из состава командировочных расходов понятие суточных, под которыми понимаются суммы выделяемые в определенном размере сотруднику в командировке на каждый день для покрытия дополнительных расходов в командировке.

Загранкомандировка: оформление, суточные

В настоящее время порядок расчет, нормирование суточных в командировке, а также процесс нормирования действуют так же как и в предыдущие годы.

В 2018 году в регионах появился новый сбор — курортный сбор, который уплачивается лицами, приезжающими в данные регионы и находящимися на их территории более 24 часов.

Сегодня на курортный сбор перешли следующие субъекты федерации – Республика Крым, Краснодарский, Алтайский и Ставропольский края. В среднем его размер по регионам будет определять в сумме 50 рублей на каждого человека за каждый день пребывания.

Внимание: поэтому при направлении работников в эти регионы, необходимо в командировочные расходы закладывать суммы, предназначенные для уплаты данного обязательного платежа.

Например, если отправить в служебную поездку работника на семь дней, нужно включить в расходы суммы в среднем 350 рублей на курортный сбор.

Загранкомандировка: оформление, суточные

Для выполнения служебных поручений компания имеет право отправлять оформленных у нее работников в командировку. Во время нее за ними сохраняется место труда, средний заработок и компенсируются расходы, в том числе осуществляется выплата суточных. Имеющиеся законодательные акты определяют, что суточные при командировках в 2018 году продолжают существовать, как и в предыдущих годах.

Уже несколько лет контролирующие органы пытаются уйти от суточных, но органы власти до сих пор сохраняют данные выплаты в составе командировочных расходов.

Не изменился и порядок начисления суточных, а также способ определения количества дней, за какие полагается выплата данных сумм. А также порядок оформления командировок сотрудников.

Суточные представляют собой денежный эквивалент осуществленных сотрудником дополнительно затрат, какие он несет в соответствии с полученным от руководства заданием. Они нормируются.

Каждое предприятие должно утвердить во внутренних актах нормы суточных, которые устанавливаются за каждый день командировки. Эти суммы необходимо выдать работнику по приказу работодателя перед началом самой поездки.

Новшеством в данной сфере будет введение в России с 1 мая 2018 года курортного сбора. На его размер при направлении сотрудника в поездку в определенные регионы следует увеличить суточные при командировках в 2018 году.

Внимание!Курортный сбор будет существовать только в четырех регионах РФ: Краснодарском крае, Республике Крым, Алтайском и Ставропольском краях. Установлено что его размер составит 50 рублей за каждый день.

Следовательно, если работающего в организации нужно отправить в поездку, ему нужно выдать, к примеру, за пять дней пребывания на месте дополнительно еще 250 рублей.

Каждый субъект по собственной воле утверждает, в какой сумме ему нужно выдавать суточные при командировках в 2018 году. Главное требование предъявляемое к размеру — его нужно зафиксировать во внутренних документах самого предприятия. Например, их размер можно указать в положении о командировках.

Загранкомандировка: оформление, суточные

Кроме этого налоговые органы с целью определения базы по НДФЛ и страховых взносов устанавливают ограничения по размерам суточным. При выполнении исчисления налога на прибыль нормы, закрепленные в НК РФ не действуют.

Если работающего в компании отправляют в поездку с заданием, то для налоговых целей используются суточные за 1 день командировки в 2018 году в размере 700 рублей.

Важно!Установленные суточные, действующие в компании могут быть больше данной суммы, но с сумм больше указанной, компания должна исчислить и уплатить в бюджет на данное физ.лицо НДФЛ и страховые взносы. Такое правило действует также когда поездка — это командировка на один день.

Поездка с заданием в страны СНГ является частным случаем поездки заграницу. Поэтому при определении суточных, которые компания должна выплатить сотруднику за нее, нужно использовать нормативы, действующие в отношении загранпоездок.

Суточные здесь также определяются компанией и фиксируются в локальных положениях. Для целей налогообложения действует лимит в размере 2500 рублей.

Но при такого рода командировках существует один очень важный момент. При отправлении в страны Таможенного союза в загранпаспорте штамп прибытия и отправления из страны не проставляется.

Поэтому при определении числа дней пребывания в поездке нужно в виде подтверждения дней приезда и отправления из страны использовать билеты. При этом в день приезда в страну назначения действует норматив для иностранной поездки, а в день возвращения на территорию России — норма суточных для внутренних перемещений.

За границу

Организации могут устанавливать сумму суточных при загранкомандировках в 2018 году на основании утвержденных в положениях фирмы нормативов. Существует также Постановление Правительства № 12, в котором определены размеры суточных в зависимости от страны прибывания.

Загранкомандировка: оформление, суточные

Их в обязательном порядке должны использовать компании бюджетной сферы. Другие хозяйствующие субъекты могут использовать их, или на их основе создавать собственные нормативы.

Однако, в целях налогообложения НДФЛ и страховыми взносами нужно помнить про действующий лимит в размере 2500 рублей в сутки. Если норма, определенная в компании превышает закрепленную норму, то тогда следует не забыть разницу обложить НДФЛ и включить в базу по страховым взносам.

Имеющееся законодательство не определяет ни минимального, ни максимального срока командировки.

Поэтому возможно оформление командировки сотрудников на один день, при этом сотруднику компании обязательно нужно выдать суточные за него. Их размер так же как и при обычной поездке определяется внутренними положения предприятия.

Если размер превышает 700 рублей для поездки в России и 2500 рублей за ее пределами, необходимо определить и уплатить с разницы НДФЛ, и включить ее в базу по взносам во внебюджетные фонды.

Суточные при командировках в 2018 году должны выплачиваться исходя на основании числа дней, какие сотрудник будет пребывать в поездке. Это число определяется на основании составленного приказа.

Загранкомандировка: оформление, суточные

Рассчитанный размер суточных выдается сотруднику наличными деньгами или путем безналичного перечисления на зарплатную карту авансом в полной сумме, за один день до начала отбытия в поездку.

  • За каждый день, какой работник выполняет задание на месте командировки, включая праздники и выходные. При этом не имеет значения, полностью он был в такой день занят, или только несколько часов.
  • За каждый день, который работник провел в пути, в том числе дни отъезда и возвращения, а также дни простоя не по своей воле.

При иностранных поездках нужно разграничивать дни, когда сотрудник пребывал в России, и дни в прочем государстве. В первом случае он рассчитывает на суточные в рублях, во втором — в валюте страны, куда он едет с заданием. Также в упомянутой ситуации действует правило — день отъезда должен приниматься за день нахождения в другой стране, а день приезда — за день нахождения в России.

Организация может не выплачивать работнику суточные при командировках в 2018 году в валюте, а предоставить эквивалентную сумму в рублях.

В этой ситуации по приезду на место назначения ему потребуется обратиться в банк либо обменный пункт и самостоятельно выполнить покупку валюты. Данная операция должна подтверждаться квитанцией, на которой проставляется дата совершения операции и обменный курс.

Если происходит продление срока командировки путем издания соответствующего приказа, организации нужно выполнить перечисление суточных за добавленный период на его зарплатную карту, отправить переводом до востребования и т. д. Закон запрещает использование работником личных денежных средств в качестве суточных, даже если в дальнейшем выполняется их полная компенсация.

Если сотрудник заболел во время пребывания в командировке, он все равно сохраняет право получить суточные в полной мере, даже если по причине болезни ему не удалось выполнить поставленные перед ним руководством задачи.

Налогообложение

  • 700 рублей — если производится поездка по территории страны;
  • 2500 рублей — если сотрудник отправляется в другое государство.

Если суточные выплачивались в пределах указанных сумм, то они не должны показываться в каких-либо декларациях, а также на них не нужно начислять налоги. Однако когда были выплачены суточные в большем количестве, то на превышение нужно начислить налог НДФЛ.

Прочитайте также:  Увольнение по собственному желанию дни отпуска

Этот шаг выполняется в завершающий день месяца, в каком работник сдал отчет, а размер налога удерживается из начисленной зарплаты. Сумма определенного налога должна также быть показана в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Кроме этого с 2017 года на размер превышения также нужно рассчитывать взносы в соцфонды, за исключением травматизма. Определение сумм взносов бухгалтер должен выполнять по окончании месяца подачи авансового отчета по этой поездке, и суммы превышений включаются в общую базу для определения взносов.

Учитывать лимиты суточных при определении налога на прибыль нет обязанности. Организация включает их в базу согласно утвержденным внутренними локальными актами лимитов. Суточные учитываются в тот же день, когда был сдан работником авансовый отчет.

После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.

  • Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
  • Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
  • Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
  • Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
  • Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
  • Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).

Размер суточных при командировках в 2019 году

Суточные при командировках в 2018 году и 2019 году нормируется как самим хозяйствующим субъектом, так и со стороны государства в виде фиксации нормы суточных в НК РФ.

Каждое предприятие утверждает размер суточных из расчета каждый день в своих нормативных актах, например, в Положение по командировках. Они необходимы для правильного включения расходов по командировки в базу по налогу на прибыль.

Внимание: нормирование суточных законодательными актами принимается с целью осуществления правильного исчисления НДФЛ и социальных взносов.

Если утвержденные нормы предприятия больше действующих размеров, закрепленных в законодательстве, то с превышения их компания как налоговый агент должна исчислять НДФЛ по каждому работнику, направленному в командировку.

Данные правила действуют, когда определяется размер суточных при загранкомандировках в 2019 году.

По России

Оформление командировки сотрудников регулируется, прежде всего, нормами локального характера, закрепленными в актах самого предприятия.

Размер суточных определяется каждым субъектом самостоятельно исходя из существующих финансовых возможностей организации, а также целей командировок которые нужно достичь при направлении в служебную поездку работников.

Установленный размер компания должна зафиксировать во внутренних нормативах фирмы, например, в положении о командировках. В НК РФ определены суточные за 1 день командировки в 2019 году в сумме 700 рублей.

Многие предприятия, чтобы избежать дополнительных расчетов и уплаты дополнительных платежей предпочитают устанавливать размер суточных в этой же сумме.

Ограничение подобных расходов используется, также когда работника предстоит командировка на один день. Ведь суточные при таких командировках не выплачиваются.

Внимание: для целей исчисления налога на прибыль придерживаться норм, зафиксированных в НК РФ не считается обязательным. Если суточные на каждый день закреплены предприятием, то они в расходы включаются в полной сумме.

В страны СНГ

Отправление сотрудника в служебную поездку в страны СНГ считается частным случаем заграничной поездки. Поэтому хозяйствующему субъекту следует руководствоваться нормами, которые разработаны у него для поездок в иностранные государства.

Они также должны быть зафиксированы в локальных актах предприятия. НК РФ нормирует их в сумме 2500 рублей за каждый день командировки.

У служебных поездок в страны СНГ существует одна важная особенность — при пересечении границ с этими государствами согласно Таможенному законодательству штампы в загранпаспорте не проставляются.

Загранкомандировка: оформление, суточные

Внимание: для подтверждения количества дней командировки в этих случаях используются проездные билеты.

Учитывать также следует следующее правило:

  • день прибытия в страну назначения — нормируется по размеру суточных для загранпоездок.
  • День возвращения в собственную страну – нормируется по размеру суточных, действующих на территории России.

За границу

Суточные при командировках в 2019 году за границу также устанавливаются внутренними нормативами организации. Кроме этого, действует Постановление №812, к котором устанавливаются размеры суточных исходя из страны нахождения работника.

Однако этот документ обязателен к исполнению только компаниями бюджетного сектора. Все остальные могут его использовать по желанию, либо на его основе разработать собственные нормативы.

Внимание: учтите, что для целей расчета налогов установлен лимит суточных в размере 2500 рублей. На сумму, превышающую этот предел, необходимо будет начислить налог НДФЛ, а также отчисления в соцфонды кроме травматизма.

Вопрос о командировочных важен и интересен всем. Это сложная тема. Постоянно и систематически происходят изменения и дополнения, которые отражаются в нормативных актах.

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна

Поэтому выплата суточных при командировках в 2018 году не может потерять актуальности по настоящее время. Давайте узнаем о том, как посчитать сумму командировочных и сколько должно быть суточных в командировке.

Нормативная база

ТК и НК, Постановления Правительства, инструкции и разъяснительные письма Минфина России дают полную и подробную картину о составе, вариантах учета и возмещения суточных командировочных расходов.

Отправляя сотрудника в служебную поездку для выполнения индивидуального поручения, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы своего работника:

  1. на проезд к месту выполнения производственного задания и обратно;
  2. стоимость услуги найма жилого помещения;
  3. суточные;
  4. прочие затраты, произведенные с разрешения руководителя или закрепленные в Положении о командировке.

Командированный сотрудник гарантировано получает за каждый день фиксированную сумму, не зависящую от внешних факторов выполнения задания, которая носит название «суточные».

Нет необходимости подтверждать суточные документально. Человек вправе использовать их по своему усмотрению.

Начисление и оплата суточных носит постоянный характер, и подразумевает элемент гарантии и заботы руководства о командированном работнике.

Полученная сумма аванса всегда включает в себя и величину суточных, рассчитанных на основании приказа на командировку.

Отменили ли их?

В 2018 году Минфин РФ выдвинул идею об отмене суточных, надеясь впоследствии этой мерой повысить размер налога на прибыль.

Планам Минфина практически не суждено было сбыться. Изменения законодательно не прошли.

НОВОСЕЛОВ Константин Викторович

Размер, нормы и лимиты по новым правилам.

Для служебных поездок в пределах Российской Федерации 700 руб.
Для командировок за границу 2 500 руб.

Следует отметить, что эти величины следует считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно.

Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в Положении о командировках.

На что выдаются суточные? Подтверждения использования суточных не требуется при оформлении авансового отчета после служебной поездки.

Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.

После подписания приказа на командировку и по заявлению командированного сотрудника выдается аванс на предстоящую служебную поездку.

Когда на небе ни облачка, отправляться на самолете в загранкомандировку гораздо приятнее

Если в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия. Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.

Поездки в другие города и страны связаны с затратами. Чтобы компенсировать их, компания предоставляет суточные в командировке 2018, нормы которых могут существенно отличаться.

На величину выплаты оказывает влияние тип поездки. Чтобы заранее получить ответы на вопросы, связанные с суточными, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Чтобы узнать определение суточных, стоит обратиться к определению Верховного Суда РФ № КАС 05-151.

В нем говорится, что суточные – это денежные средства, которые необходимы для выполнения сотрудником служебного задания и проживания им в месте поручения.

На практике суточные обычно предоставляются, если длительности командировки превысила 1 сутки, и гражданин вынужден был ночевать вне дома.

Однако в действующих нормативно-правовых актах зафиксировано, что выплата суточных не связана с длительностью командировки.

Если сотрудник уезжал менее, чем на 1 день, компания может предоставить ему выплату. Это будет расценено не как получение выгоды, а как компенсация понесенных расходов.

Чтобы суточные при командировках в 2018 году были начислены, гражданин обязан предоставить подтверждающую документацию.

Эксперты советуют сохранять все квитанции на покупки, совершенные в поездке. Они потребуются для отчета перед руководством о том, куда были потрачены суточные.

  • билеты в оба конца с четким указанием стоимости;
  • документы, подтверждающие стоимость суточного проживания;
  • командировочные затраты;
  • квитанции, подтверждающие траты на использование общественного транспорта.

Затраты личного характера не оплачиваются. Руководство откажется компенсировать расходы, которые превышают рамки установленного законом бюджета.

Чтобы решить вопросы, касающиеся НДФЛ и иных нюансов, стоит обратиться к действующему законодательству.

  • Трудового Кодекса РФ;
  • Налогового Кодекса РФ;
  • Гражданским Кодексом РФ.

Внимание стоит уделить и письмам Минфина, касающимся темы, а также Постановлениям Правительства.

Один и тот же сотрудник, отправившийся сначала в командировку по России, а затем посетивший иностранное государство, получит разные выплаты.

Несмотря на вечные пересчеты валюты в рубли и обратно, многие согласились бы съездить в командировку, например, в Таллин. Летом там еще и белые ночи

Чтобы заранее выяснить особенности предоставления денежных средств, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Если сотрудник работает в бюджетном учреждении, он может рассчитывать на суточные, не превышающие установленную государством норму.

При этом частные компании могут установить любой размер выплаты, но не ниже величины, зафиксированной в законе.

Если сотрудник может вернуться на постоянное место жительства в день поездки, суточные не выплачиваются. При этом компенсируются только затраты на проезд.

В выходные дни

Суточные предоставляются за каждый календарный день, проведенный в командировке, в том числе и в выходные.

Если работник в соответствии с графиком отдыхал несколько суток, он все равно получит выплату за этот период.

За границу

Согласно правилам, закрепленным в законодательстве РФ, выплата суточных при поездке за границу осуществляется по общему алгоритму.

Величина выплаты фиксируется в Положении о командировках. При этом минимальный размер суммы не должен быть ниже нормы, зафиксированной в законе.

Максимальную границу работодатель определяет самостоятельно.

Форма Т9а, часть 1

Если планируется командировка, обычно стороны заключают соглашение между собой. В нем фиксируется источник финансирования поездки.

Если командировку оплачивает принимающая сторона, на нее ляжет обязанность и в предоставлении суточных.

Иногда возникают ситуации, во время которых работник может оказаться за один день в двух местах с разной выплатой суточных. Эксперты советуют в обязательном порядке отразить этот момент в Положении о командировках.

Длительность командировки за границу

Каждому бухгалтеру рано или поздно приходится сталкиваться с потребностью оформлять командировку для работников предприятия, на котором он сам работает. Вроде бы все ясно – издается приказ руководителя по организации, где в тексте указываются полные Ф. И. О. сотрудника и период, на который последний уезжает.

Прочитайте также:  Как взять ипотеку после банкротства

Но иногда случаются непривычные ситуации, к примеру, когда командировка длится всего один день. Не такое распространенное событие, но тоже имеет место.

Как поступить в этом случае? Как правильно оформить документацию, что говорит об этом действующее трудовое законодательство? Каковы тонкости оформления подобной поездки, и как она оплачивается?

Сроки командировки

Работник может направляться в другой населенный пункт для сотрудничества с другой организацией, чаще всего это временная работа, которую нужно сделать самому или проконтролировать процесс.

Как таковых минимальных временных ограничений по сроку пребывания в командировке в Трудовом кодексе и других нормативных актах не заявлено. Рекомендаций, которых стоит придерживаться, юристы тоже не дают, поэтому командировка может длиться всего один-единственный день.

А вот относительно максимального периода все четко и понятно. В данном случае законодатель установил границы – в 2018 году командировка не должна превышать обозначенных 40 дней, куда входят как рабочие, так и выходные дни, если в выходные трудящийся тоже работал.

Причем оплачивается выходной день в двойном окладе. Исключения составляют лишь те случаи, когда сотрудник сам выявляет желание взять по приезду дополнительный выходной день. Тогда оплата идет в обычном тарифе, с ориентиром на среднюю заработную плату этого работника.

Но что делать, если продолжительность рабочей поездки длится дольше 40 дней? В законе описывается следующий порядок оформления командировочных: одна командировка прекращает свое действие, а вторая возобновляется и вступает, когда издается новый приказ.

Теперь об отъезде по рабочим делам в один день – это тоже служебная командировка, какой бы короткой она ни была.

Однодневная поездка по работе тоже считается командировкой, поэтому в отношении нее действуют идентичные продолжительной поездке положения и правила. Как руководство, так и бухгалтер должны знать, что далеко не каждого сотрудника разрешено направлять в другой населенный пункт для выполнения рабочих задач. В отношении трудящихся, которые могут уехать, действует целый список ограничений.

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • женщин, у которых есть дети в возрасте до 3-х лет, разрешается отправлять в поездку, если получено их письменное согласие, прилагающееся к приказу;
  • если у ребенка до 3-х лет нет матери, но есть только отец, в отношении отца действует предыдущее правило;
  • нельзя оформить командировку на сотрудника, который ухаживает за больным членом семьи или инвалидом, подтверждение тому – медицинское заключение или документ о присвоении инвалидности;
  • запрещено законодательством направлять в поездку по работе сотрудников, которые трудятся по ученическому соглашению.
  • должностные лица получат штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для юридических лиц наказание составляет 30 000 — 50 000 рублей, а возможно, и приостановление работы на период вплоть до 90 дней;
  • если должностные лица и раньше нарушали трудовое законодательство, их могут дисквалифицировать с должностей от 1 до 3 лет.

Несмотря на короткий срок рабочей поездки, командировка, длящаяся один день, тоже требует оформления надлежащим образом. Пошаговая инструкция по составлению документов выглядит так:

  1. Начальник отдела объясняет директору организации необходимость отправить сотрудника в рабочую поездку, в связи с чем заполняется служебное задание по утвержденной законодателями форме № Т–10а. Должностное лицо обязательно описывает цели и задачи предстоящей поездки.
  2. Исходя из текста служебного задания, формируется приказ руководителя по фирме. Когда в назначенный конечный пункт едет 1 работник, действует форма № Т-9, если их двое и больше – воспользуйтесь формой № Т-9а.

Раньше много вопросов вызывало оформление командировочного удостоверения. Насколько целесообразно выписывать документ, если работник отправляется в дорогу всего на один день? Чтобы не происходило путаницы, в 2016 году чиновники отменили выписывание удостоверения, теперь оформлять его нет надобности.

Еще один немаловажный нюанс при оплате командировочных – это предоставление работником авансового отчета. Документ насчитывает 3 листа:

  1. В шапке указывается сокращенное наименование предприятия, кодировка по ОКУД и ОКПО. Ниже подсчитывается сумма потраченных денежных средств, на которые составлен отчет, проставляется дата заполнения бумаги. Обязательно утверждается должность руководителя организации и записывается Ф. И. О. подотчетного лица. На 1-м титульном листе бухгалтер вписывает сведения по остатку из предыдущих авансов и реально потраченную сумму, получившуюся путем суммирования средств по представленным чекам. Что касается бухучета, проводки затрагивают дебет 26 и кредит 71 счета.
  2. Второй лист представляет собой расписку, где указана величина по отчету, также запись о проверке бухгалтером делает сам бухгалтер.
  3. На 3-м и последующих страницах расписывается детализация затрат, обязательно фиксируются с чеков даты и нумерация документов по расходам, на какие нужды и в каком количестве были потрачены деньги. Ниже подотчетное лицо расписывается, тем самым подтверждая собственные траты и выданные ему суточные.
  4. К авансовому платежу прикладываются чеки, билеты за проезд, оплата ужина в кафе, оплата гостиничного номера.

Если оформляется командировка в один день, то есть сотрудник может возвращаться домой ежедневно, и если это происходит постоянно, суточные не начисляются. Если поездка единоразовая и длится не менее 24 ч.

2018 году суточные в этом случае выплачиваются. Работодатель не только вносит средства за траты работника по работе, но также оплачивает проезд, возвращает деньги, потраченные на аренду жилья.

Бухгалтеров интересует вопрос: если командировка длится всего один день, нужно ли высчитывать из суточных НДФЛ? Здесь все не так однозначно. Судебная практика показывает, что ряд предприятий в 2017 году вынудили изымать НДФЛ, решив, что суточные – это своеобразный источник дополнительного дохода, а обязательства по налогам в рамках налогового законодательства трудящийся должен выполнять.

Однако известны и обратные решения, когда инспекция была не права, затребовав вычисления по НДФЛ. Если НДФЛ не взимается, то и страховые взносы делать тоже нет необходимости.

  • затраты на проезд;
  • расходы по аренде частной жилой площади или гостиничного номера в отеле;
  • суточные;
  • другие траты, которые вынужден был понести работник в ходе командировки, вне зависимости, давал на это добро руководитель предприятия или нет.

Если НДФЛ все же исчисляется, при подсчете конечной суммы обязательно включаются деньги, потраченные на составление и представление визовых документов, паспортов, удостоверений личности, ваучеров, приглашений и других подобных видов документации.

Сюда также входят сборы, предоставляющие право въезда, прохода или транзита любого типа транспортных средств, за использование территории, где размещены морские каналы и другие важные проходные сооружения, без которых достичь нужного населенного пункта не представляется возможным.

Форма Т9а, часть 2

Отчетность и чеки подаются сотрудником в бухгалтерию в первые 3 дня после возвращения из рабочей поездки. Затягивание процедуры оформления командировочных чревато штрафами, которые налагаются в 2018 году на предприятие.

Законодательные требования в отношении командировок и по России, и за рубеж в 2018 году одинаковы и не имеют чётко прописанных рамок. По умолчанию командировка не может быть меньше одного дня и должна иметь конечный срок. Если же его установить невозможно, он определяется приблизительно.

Например, если сотрудник отправляется в командировку, которая может продлиться как неделю, так и месяц, целесообразно изначально оформить командировку на неделю, а впоследствии продлевать по мере необходимости.

Даже если командировка будет оформлена на сто лет, при всей абсурдности такого решения придраться с позиций закона не к чему. Впрочем, сомнительно, чтобы такой вариант был в интересах компании. Ведь выплатить аванс работнику она должна сразу и в полном объёме.

Основным документом, в котором оговаривается срок поездки за границу, служит приказ о командировке. Именно на основе него рассчитывается аванс, который должен быть выплачен командированному работнику перед убытием.

Платятся ли суточные при однодневной командировке

В законе не установлено, поездку какой продолжительности можно считать командировкой. Поэтому, если работник едет в поездку только на один день, то ее можно считать служебной командировкой и выдавать за нее суточные.

Их размер должен быть закреплен во внутренних нормативах организации. При этом допускается определить размер суточных в зависимости от длительности поездки.

Форма Т9а, часть 3

Важно: если сумма суточных за день будет превышать 700 рублей при поездках внутри России и 2500 рублей за границу, то с размера превышения необходимо будет удержать налог НДФЛ и начислить страховые взносы за исключением травматизма.

Нормативная база

Оплата и подтверждение расходов в загранкомандировках

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

  • если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

  • если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

После того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, ему необходимо оформить и сдать отчет по командировке. К данному документы прикрепляются чеки и иные бланки, при помощи которых можно подтвердить правомерность расходования подотчетных сумм.

К ним можно отнести:

  • Документы, подтверждающие найм жилого помещения для проживания в период поездки. К ним можно отнести квитанции, договор о найме частного жилья, счет из гостиницы. В каждом документе должно быть указано число дней, которые прожил работник в данном месте, а также стоимость за один день.
  • Документы, при помощи которых можно подтвердить проезд к месту служебной командировки и возвращение назад в компанию. Сюда включаются проездные билеты, талоны, чеки на получение постельного белья и т. д.
  • Документы для подтверждения использования услуг такси — квитанции, билеты, чеки и т. д.
  • Служебная записка от работника, к которой он приложил чеки с АЗС — в случае, если в течение поездки использовался свой транспорт;
  • Служебная записка, рассказывающая об отсутствии подтверждающих документов по причине утери либо других обстоятельств;
  • Документы, подтверждающие иные разовые расходы (чеки из камеры хранения, на оплату сотовых телефонов и т. д.)

Суточные при командировках в 2019 году: размеры выплат по России, СНГ, за границу

Внимание: непосредственно суточные при командировках в 2019 году и направления их расходования никаким образом подтверждать нет необходимости.

Прочитайте также:  Губернаторские выплаты при рождении ребенка размер условия получения

Наряду со стандартным набором расходов в командировках по России, включающим компенсацию проезда туда и обратно, затраты на наём жилья, суточные и прочие согласованные с работодателем расходы, при поездках за границу дополнительному возмещению подлежат такие траты командированного:

  • изготовление загранпаспорта;
  • расходы на оформление визы (консульские, визовые сборы, услуги визового центра и т. п.);
  • аэропортовые и портовые сборы.

Самую большую сложность всегда вызывают компенсация и подтверждение расходов в валюте, понесённых работником непосредственно при пребывании за границей. Например, затраты на гостиницы, телефонные переговоры, перемещения по стране назначения, если работник был командирован в несколько городов, или разными странами, когда в несколько стран, покупки, сделанные для нужд фирмы (например, работник был направлен на международную выставку и там приобрёл для работодателя интересующие того образцы продукции) и т. п.

Подтвердить такие расходы можно двумя способами:

  • Аванс выплачивается работнику в рублях, он меняет эту сумму на иностранную валюту и справку об обмене подаёт в бухгалтерию в пакете отчётных документов по командировке. Расходы затем признаются в той валюте, в которой отражены в иностранных подтверждающих документах и пересчитываются в рубли по курсу, указанном в справке об обмене. Например, работник получил аванс 55 тысяч рублей и приобрёл доллары по курсу 1:60. Его подтверждённые валютные расходы составили одну тысячу долларов. По курсу из справки об обмене это будет 60 тысяч рублей. Поскольку 55 тысяч он уже получил перед отъездом, пять тысяч рублей компания остаётся ему должна. Недостаток этого способа состоит в том, что при поездках в страны, где используется валюта, отличная от доллара или евро, приобрести нужные денежные единицы, например, казахские тенге, белорусские рубли, польские злотые, шведские кроны или британские фунты стерлингов, может оказаться проблематичным, особенно вне Москвы.
  • Когда справки об обмене валюты у работника нет (а аванс может быть выдан ему и сразу в валюте — закон это позволяет), расходы признаются в той валюте, в которой и были понесены, на основании первичных подтверждающих документов (счета, билеты, чеки и т. п.) и пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчёта.

Суточные при загранпоездках считаются в той валюте, в которой они прописаны в Положении о командировках компании.

Например, работник был откомандирован в Чешскую Республику. Перед поездкой он изготовил загранпаспорт и оформил визу, воспользовавшись услугами визового центра. Все эти расходы он понёс в рублях. Рублями же он оплатил и билет на самолёт туда и обратно. Суточные в Положении о командировках обозначены в долларах.

В этом случае расчёт проводится по такой схеме:

  1. Все расходы, которые работник, согласно подтверждающим документам, понёс в рублях, признаются в рублях же.
  2. Затраты на гостиницу согласно счёту конвертируются из чешских крон в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
  3. Суточные также конвертируются из долларов в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
  4. Общая сумма подтверждённых расходов в рублях сопоставляется с выданным авансом.

Порядок выплаты суточных

Если же работник утром отправляется в командировку, а к вечеру возвращается на место своего постоянного проживания, данная выплата не начисляется, поскольку длительность командировки ненамного превышает обычный рабочий день.

Предприятия, организации и ИП имеют возможность самостоятельно устанавливать размер суточных, как для внутренних, так и для заграничных командировок. Как правило, сумма командировочных зависит от уровня средней заработной платы, установленной на предприятии.

Полный размер расходов на суточные выплаты может учитываться как при применении ОСНО, так и при УСН. Закон не закрепляет предельную норму командировочной компенсации, однако размер этой выплаты должен указываться в локальных нормативных актах организации. Данный документ может потребоваться во время проверки со стороны внебюджетных фондов.

Формируя размер суточных, нужно учесть, что в Налоговом кодексе закреплены максимальные размеры выплат, которые не подлежат налогообложению. В 2018 году в отношении этих показателей изменения не применялись. Как и прежде, предельный необлагаемый налогам размер суточных составляет 700 рублей для поездок по территории России и 2500 рублей для командировок за границу.

Соответственно, если работодатель компенсирует сотруднику 500 рублей за день командировки, выплата не будет облагаться НДФЛ. Если же сумма суточных составит, например, 1000 рублей, то 300 рублей из них (1000-700) должны будут учитываться в процессе налогообложения.

Однако даже если размер суточных превышает норму, установленную в Налоговом кодексе, выплата не облагается взносами в ПФР и ФСС.

Размер, какой составляют суточные при командировках в 2019 году определяется на основании общего числа дней, которые работник проведет в поездке. Это количество обычно закрепляется при издании приказа на командировку.

Вся необходимая сумма суточных должна быть выдана работнику из кассы наличными деньгами либо перечислена на его банковскую карту не позднее, чем за 1 день до отправления сотрудника в поездку.

Суточные при командировках в 2019 году: размеры выплат по России, СНГ, за границу

Суточные в 2019 году по России должны выплачиваться только в российских рублях, их нужно выдать:

  1. По каждому дню, в течение которого сотрудник выполняет задание руководства на месте командировки. В эти дни также включаются выходные и праздники. Не имеет значения, весь день работник был занят либо несколько часов — суточные должны быть выплачены в полной мере.
  2. По каждому дню, в течение которого сотрудник добирался на место командировки, либо возвращался оттуда. Сюда же включаются дни вынужденного простоя.

Если работник отправляется в иностранную поездку, то сначала необходимо разделить дни, когда он находился на территории России, и когда — в иностранном государстве. За первые дни ему должны быть выплачены суточные в рублях, а за вторые — в валюте страны, в которую он поехал.

Важно: также необходимо учитывать следующее правило — день, когда работник уезжает за границу должен считаться дней нахождения за границей, а день возвращения — днем в России.

Компания имеет право не выдавать работнику суточные при командировках в 2018 году в валюте, а выдать на руки эквивалент в рублях.

В такой ситуации работник самостоятельно при пересечении границы должен произвести обмен рублей на местную валюту. В подтверждение указанной операции работнику выдается чек, в которой указан размер приобретенной валюты и обменный курс на день совершения операции.

Если руководством фирмы принимается решение произвести продление срока командировки, то суточные за новые дни необходимо рассчитать и перечислить работнику на его банковскую карту, отправить переводом и т. д.

Внимание: по закону работник не должен использовать свои личные денежные средства в качестве суточных, даже если администрация производит их компенсацию.

Если во время командировки работник заболел, он все равно получает суточные за указанные дни в полном размере, даже если по причине болезни он не смог выполнить поставленных перед ним задач.

Налогообложение

Нормы на размер суточных закреплены в НК:

  • Если работник осуществляет поездку внутри страны — 700 руб;
  • Если работник отправляется в другое государство — 2500 руб.

Если работник получает суточные в пределах данных норм, то они не должны отражаться ни в каких налоговых декларациях, а также производить начисление налогов и взносов.

Но если по решению руководства суточные выплачены в большем размере, то на сумму превышения необходимо начислить налог НДФЛ.

Данный шаг необходимо выполнить в завершающий день того месяца, когда сотрудник сдал на рассмотрение свой авансовый отчет. Сумма рассчитанного налога подлежит удержанию из его зарплаты.

Размер удержанного налога подлежит отражению в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Кроме этого, на них требуется начислить взносы в соцфонды, за исключением отчислений на травматизм.

Производить определение сумм взносов необходимо в конце месяца, когда работник подал на рассмотрение свой авансовый отчет. Расчет производится путем включения размера превышения суточных в общую базу по расчету отчислений.

Внимание: при расчете налога на прибыль нет обязанности учитывать размер суточных. Они должны включаться в пределах лимитов, которые закреплены на предприятии внутренними актами, в налогооблагаемую базу. Их учет производится в тот же день, когда сотрудником был сдан заполненный авансовый отчет.

Как отразить расходы на командировку за границу в 2018 году в бухгалтерском отчёте

Необходимость отражения в бухгалтерии валютных расчётов представляет самую большую головную боль для работников соответствующих подразделений компании, командирующей работников за границу.

Справиться с этой непростой задачей им помогут рекомендации опытных профессиональных бухгалтеров.

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

  • в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

  • в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Налогообложение

Большинство командировочных расходов в связи с поездками за границу не облагаются налогами и социальными отчислениями. Ведь это же не полученный сотрудником доход, а компенсация его фактических расходов.

Исключение составляет часть суточных, превышающая установленные в Налоговом кодексе предел в 2,5 тысячи рублей в день. Например, суточные при поездках в Лондон составляют 100 долларов в день. Такая сумма сполна оправдана дороговизной британской столицы, но налоговое законодательство скидки на это не делает.

Допустим, курс Банка России на последний день месяца, в котором был закрыт авансовый отчёт (пересчёт суточных в рубли для целей налогообложения осуществляется на эту дату) составил 58 рублей за доллар. Значит, суточные в нашем случае составили 5800 рублей в день. Из этой суммы вычитаем предельную в 2,5 тысячи и получаем 3300 рублей.

С этой суммы мы должны удержать НДФЛ по ставке 13%, если наш командированный — резидент, и 30%, если он нерезидент. Это будет 429 рублей в первом случае и 990 во втором, ну а сотрудник должен получить на руки (3300–429) 2500=5371 рубль за каждые сутки пребывания в Великобритании, если он резидент РФ, и (3300–990) 2500=4810, если нерезидент.

Но это ещё не всё. Сумма, превышающая 2500 рублей в сутки, облагается также страховыми взносами в Пенсионный фонд (22%), Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (5,1%) и Фонд социального страхования (2,9%), которые составляют в общей сложности 30%.

При этом конвертация проводится по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта. Предположим, в нашем случае курс на эту дату составлял 57,5 рубля за доллар. Наши суточные для Туманного Альбиона в этом случае равняются 5750 рублей. Вычтем из этой суммы 2500 и получим 3250. Вот с них-то мы и должны уплатить взносы: 5250х30%=1575 рублей за каждый день пребывания в Англии сверх выплаченных ему суточных.

Оформление и проведение по бухгалтерии заграничных командировок сотрудников — задача не из простых. Но если знать основные правила и нюансы, она оказывается вполне посильной.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector