Как написать жалобу в жалобную книгу

Жалоба в «книге жалоб и предложений»: правила написания, примеры и рекомендации

Как должна быть внешне оформлена жалобная книга? В большинстве организаций ведется «Книга отзывов и предложений», сделанная в типографии. Но строгого требования в законодательстве по этому поводу нет. То есть иметь в компании жалобную книгу на готовых типографских бланках необязательно. Вместе с тем, к оформлению такого документа, как «Книга жалоб и предложений», закон устанавливает ряд требований:

  • Должна присутствовать надпись «Книга отзывов и предложений» на титульном листе.
  • Книга должна быть прошита и пронумерована, заверена фирменной печатью компании.
  • На первой странице документа размещается важная информация: юридический адрес организации и контактные телефоны руководителей, сведения об ответственных и контролирующих учреждениях.
  • Книга должна быть размещена в месте, доступном потребителям, вместе с иными обязательными документами.

Важно

В претензии описываются только случившиеся события.

  • Аргументы. Необходимо ссылаться на правовую базу (законы и другие нормативные акты), подтверждающие обоснованность претензий. Благодаря этому управляющий состав заведения увидит не только грамотность посетителя, но и, скорей всего, решит вопрос в пользу покупателя.
  • Правильный объем.

Слишком короткие претензии, скорей всего не помогут раскрыть суть всей проблемы. Но и в длинной жалобе, наполненной ненужными сведениями, можно потерять суть вопроса.

  • Грамотное составление. Отсутствие ошибок только усилит общий эффект от написанной претензии.
  • Сроки и порядок рассмотрения На протяжении двух дней руководство магазина или другого предприятия должно рассмотреть и изучить запись в книге жалоб и на обратной стороне заявления поставить отметку о предпринятых мерах.
  • В этом случае претензии излагаются в том же порядке, что и отзыв одного потребителя. Но под текстом жалобы ставятся подписи всех обратившихся. Благодарность Не только претензии и жалобы, но и благодарственные записи в книге могут положительно повлиять на качество сервиса и уровень работы организации.

    Хороший отзыв может послужить отличным стимулом для руководителей и сотрудников продолжать работу на высоком уровне. Благодарность заполняется по тому же шаблону. Но в тексте будут указываться положительные моменты, которые понравились клиенту. Например, могут быть отмечены многие нюансы: уютная атмосфера, высокое качество услуг или продукции, профессионализм и вежливость сотрудников.

    Требования должны быть выполнимыми и логичными, а жалоба – грамотно построенной и не оскорбляющей ни обидчика, ни третьих лиц. В обязательном порядке укажите ваши контакты и, если возможно, контакты свидетелей. Обращение в администрацию. Каждый клиент магазина или иного места, оказывающего услуги гражданам, имеет право в случае возникновения конфликта обратиться к руководству.

    «дайте жалобную книгу!», или как реагировать на грубость продавца Здесь же можно загрузить все законные доказательства нарушения продавцом закона;

    • В форме устного обращения по телефону горячей линии или приемной.

    Роспотребнадзор рассматривает жалобу 30 дней, по итогам этого рассмотрения вы получите исчерпывающий ответ насчет законности или незаконности действий конкретного сотрудника или всего магазина.

    В случае если для исправления нарушения потребовался более длительный срок, на листе должен быть указан необходимый период. Он не должен превышать пятнадцати дней. 4 Проверьте исполнение обещанных мер. Если на вашу жалобу на продавца в магазине не отреагировали, пишите на отдельном листе вторую.

    Инфо

    Написание жалобы на продавца в вышестоящие организации должно содержать в себе точное указание названия и номера магазина, ФИО руководителей, продавца, даты и времени, когда были нарушены ваши права. Дайте одни экземпляр руководству магазина, а второй с подписью руководителя о получении жалобы оставляете у себя. Ее копии направляйте в:• Департамент потребительского рынка,• Роспотребнадзор,• Торговую инспекцию.Они обязаны на протяжении месяца рассмотреть вашу жалобу и о принятых мерах сообщить вам письменно.

    Внимание

    Обратите внимание Некоторые магазины заводят тетрадку, которую выдают за «Книгу отзывов и предложений», и дают для написания жалоб, чтобы те не фигурировали в настоящей «Книге». Поэтому прежде чем написать жалобу на продавца, убедитесь в правильном оформлении «Книги». Согласно требованиям закона она должна быть полностью пронумерована, прошнурована и скреплена печатью из сургуча.

    Полезный совет Для написания жалобы администрация магазина должна предоставить вам стол, стул и ручку. Все мы являемся потребителями товаров и услуг. Порой мы сталкиваемся с грубостью, хамством и некачественными товарами. Для того чтобы приструнить продавца, можно пожаловаться в грозную организацию Роспотребнадзор, но по мелочи туда не обратишься.

    В связи с этим на помощь приходит книга жалоб. Инструкция 1 Потребуйте книгу отзывов и предложений при выявлении некачественного товара или услуги.

    Соответственно, причины обращения должны быть связаны с этим законом:

    • Немотивированный отказ в возврате товара или средств;
    • Предвзятое проведение экспертизы или отказ на требование присутствовать при ней;
    • Нарушение сроков проверки товара, рассмотрения претензий, возврата денежных средств;
    • Предоставление некачественной продукции для реализации;
    • Установление собственных внутренних правил магазина, нарушающих действующее законодательство.

    Роспотребнадзор в ответ на вашу жалобу может сформировать группу проверки торговой точки – обычно, этого опасаются продавцы.

    Важно! Не забудьте указать в жалобе дату ее составления и поставить свою подпись! В соответствии с законом срок реагирования на такое обращение к руководству – 5 дней. После того как отзыв написан, следует проконтролировать ситуацию и прийти в магазин через несколько дней. На обратной стороне листа с жалобой ищите запись о том, что по вашему обращению проведена работа и предприняты конкретные меры с их перечислением.

    Если вы этого не обнаружили, то можете смело обращаться в территориальный отдел «Роспотребнадзора». Заявление в этот контролирующий орган составляют тоже в свободной форме, вручают его лично, оставляют на сайте или направляют по почте. Срок рассмотрения и дачи письменного ответа по закону «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» составляет 30 дней.

    А также в пятидневный срок уведомить покупателя письменно или в электронной форме о мерах, предпринятых для исполнения его требований. Если для устранения недостатков, указанных посетителем в жалобе, требуется больше пяти дней, управляющий учреждения устанавливает необходимый срок, но не больше 15 дней.

    О чем также делается запись в книге отзывов. В случае, когда руководство компании в пятнадцатидневный срок не сделало отметки в книге жалоб на претензию покупателя, у потребителя есть все основание подать жалобу на заведение в Роспотребнадзор. Важно! Сотрудники магазина обязаны выдавать книгу жалоб по первому требованию покупателя.

    Прочитайте также:  Куда подать жалобу на пенсионный фонд

    Если в ходе проверки жалобы будут выявлены нарушения со стороны магазина или непосредственно продавца, «Роспотребнадзор» составит протокол и наложит на него штраф. Активное проявление гражданской позиции со стороны каждого покупателя способствует повышению уровня сервиса в целом по стране. Если у вас имеются претензии не только к качеству обслуживания, но и к купленному товару (скрытый дефект, брак), и вы хотите его обменять или вернуть за него деньги, рекомендуем обратиться за помощью к квалифицированному юристу, который ответит на все ваши вопросы, составит претензию и при необходимости – исковое заявление в суд.

    Что принято писать в данную книгу?

    Основными видами записей, представленных в документе, являются:

    • различные советы и предложения по улучшению качества обслуживания, товара;
    • жалобы и нарекания;
    • хорошие отзывы и слова благодарности.

    Говорить о том, что клиент может оставить только хороший или только плохой отзыв, не стоит. Иногда запись состоит, например, из жалобы и предложения.

    Законодательство, действующее в России, обязывает всех российских предпринимателей, занимающихся продажей товаров и услуг гражданам, а также все государственные и местные учреждения, иметь у себя книгу жалоб и предложений, официально называемую книгой отзывов и предложений.

    Любой покупатель может написать в ней отзыв на работу предприятия или оставить на него жалобу.

    Таким образом, можно сказать, что она служит для эффективной связи между покупателем и продавцом.

    Книга жалоб и предложений считается официальным документом. Необходимость ее наличия в каждом учреждении, предоставляющем услуги гражданам, указана в Постановлении Правительства РФ №55 «Об утверждении Правил продажи отдельных видов товаров» от 19 января 1998 года и в Федеральном законе «О защите прав потребителей».

    Согласно этому закону, каждый человек имеет право потребовать эту книгу и написать в ней отзыв на работу учреждения.

    При написании жалобы в книгу замечаний и предложений покупатель должен руководствоваться следующими правилами:

    1. Автор отзыва обязательно должен указать свои ФИО и данные для связи с ним;
    2. Следует также указать дату написания жалобы и ее время;
    3. Если причиной составления жалобы стали действия работника фирмы, то необходимо указать его ФИО;
    4. Необходимо детально описать создавшуюся ситуацию и, при необходимости, указать законодательные акты, подтверждающие правоту клиента;
    5. Также клиент может указать свои требования или предложения по решению проблемы.

    6. В конце жалобы обязательно нужно расписаться.

    Следует отметить, что в журнал могут вноситься как отрицательные, так и положительные отзывы, а также заметки, выражающие благодарность за предоставленные услуги.

    Каждая книга жалоб и предложений должна содержать инструкцию по ведению, которая располагается на её первых страницах.

    Правила составления ответа

    1. регистрация нарушений в нише предприятий, предоставляющих услуги населению;
    2. фиксация положительных отзывов потребителей услуг;
    3. контроль над злоупотреблением служебными полномочиями;
    4. внесение предложений по улучшению качества обслуживания, производительности труда и условий работы.

    Министерство торговли РСФСР 28.09.1973 года издало Приказ №346, согласно которому была введена в действие Инструкция «О Книге жалоб и предложений», действующая на предприятиях общественного питания и розничной торговли, которая действует и поныне. Целью введения этого документа было повышение культуры обслуживания и контроля над работой предприятий.

    Согласно Постановлению Правительства №55 книга отзывов и предложений должна быть на каждой торговой точке, и подаваться по первому требованию потребителя, для того чтобы оставить предложение или жалобу.

    • все страницы должны быть пронумерованы (чтобы у недобросовестного поставщика не возникало желания удалить неприятную запись);
    • книга должна быть прошнурована;
    • печать предприятия и подпись руководителя должна быть проставлена на последней странице;
    • на первой странице должны присутствовать все данные учреждения (юридический адрес предприятия или ИП);
    • в книге должна быть написана инструкция по ее ведению, адреса и контактные телефоны Госторгинспекции и Роспотребнадзора;
    • внутренние страницы книги жалоб должны состоять из двух частей, на одной стороне листа должно быть место для записей потребителя, а на другой – для комментариев руководства предприятия.

    Внешний вид книги отзывов может быть любым, основное требование – соответствие всем правилам и оформление ее непосредственно лицом, несущим ответственность за это.

    Инструкция по ведению жалобной книги должна быть составлена таким образом, чтобы потребитель, впервые оставляющий запись, прочитав руководство по написанию, мог без труда это сделать.

    Книга отзывов и предложений является неотложным документом любого предприятия, и потому подлежит регистрации в органах Роспотребнадзора и Госсанинспекции.

    В торговых организациях, структура которых состоит из отделов, такая книга должна быть в каждом из них. То же правило касается и предприятий общественного питания, имеющих несколько залов для обслуживания потребителей.

    Как написать жалобу в жалобную книгу

    Обычно жалобная книга находится в так называемом Уголке покупателя, который расположен в рассчетно-кассовой зоне.

    Любому посетителю, который изъявил желание вписать пожелание или жалобу в книгу отзывов, должны быть предоставлены для этого все условия, включая принадлежности для письма, стул и рабочая поверхность.

    Важно: работник предприятия не имеет права интересоваться причиной внесения записи и требовать личные документы.

    • стиль написания должен быть официально-деловым;
    • недопустимость эмоций (оскорбления или угрозы в тексте не должны присутствовать, в претензии пишутся лишь факты нарушений прав покупателя);
    • правовые моменты (наличие в тексте ссылок на законодательные нормы и правовые акты значительно увеличивает шанс решения вопроса в пользу потребителя);
    • полнота текста (жалоба не должна быть слишком обширной или короткой, по объему она должна составлять только то количество слов, которое полностью раскрывает суть проблемы, опуская лишние сведения, не относящиеся к делу);
    Прочитайте также:  Срок подачи кассационной жалобы по уголовным делам

    Согласно Постановлению Правительства №55 месторасположение жалобной книги конкретно не установлено, говорится лишь, что она должна находиться в торговом зале предприятия. Где именно она будет храниться, определяет непосредственно руководитель.

    Информация, оставленная потребителем в жалобной книге, не является предметом конфиденциальным, поэтому воспользоваться ею может любой человек.

    На все ли обращения необходимо отвечать? Закон регулирует необходимость ответа на все записи, оставленные в книге отзывов клиентами. Если информация носит благодарный характер, то достаточно отметить, что обращение получено и учтено.

    Уведомлять потребителя в письменной форме или по телефону в данном случае напрямую не требуется. А вот когда оставлена жалоба, при наличии оставленных контактных данных сообщить о ходе её рассмотрения стоит незамедлительно.

    В какие сроки необходимо ответить на жалобу и какова ответственность за их нарушение? Книга жалоб должна проверяться регулярно, чтобы у предприятия была возможность в оговоренные законом сроки ответить на претензию.

    В течение двух дней после написания обращения администрация должна ответить на соответствующей странице о том, что информация принята к сведению и на её основании пройдёт разбирательство.

    Если клиент указал свои контактные данные (адрес или номер телефона), то в течение пяти дней после того дня, когда он оставил жалобу, с ним обязан связаться представитель компании и сообщить о рассмотрении сложившейся проблемы.

    Когда случай серьёзный, компания может продлить срок разбирательства до 15 суток. Если по истечении этого времени с потребителем никто не связался, он имеет право сообщить о нарушении в Роспотребнадзор, и в заведение придёт проверка.

    В настоящее время оформление книги отзывов и предложений ведется согласно правилам, указанным в приказе №346 Министерства Торговли СССР от 28 сентября 1973 года. В нем устанавливаются следующие требования к этому документу:

    • Страницы этой книги должны быть пронумерованы и прошиты. С целью предотвращения изъятия из нее листов, книга также должна содержать официальную печать предприятия, сделанную из сургуча, и подпись его начальника;
    • Титульный лист книги должен содержать название предприятия, подпись начальника и дату начала ведения книги;
    • На первой странице должно быть руководство по заполнению книги;
    • На второй странице подробно описываются контактные данные фирмы и ее руководящего состава;
    • Третья страница отводится для указания телефонов контролирующих организаций, в которые клиент имеет право обратиться для защиты своих прав.

    Книга и ручка для внесения записей, которые невозможно стереть, должны находиться в месте, доступном для любого посетителя.

    Записи делаются клиентами в отведенных для этого местах на одной стороне страницы.

    На обратной же стороне в течение 5 дней после обращения потребителя должны быть зарегистрированы меры, принятые предприятием в связи с таким обращением, при этом рассмотрено оно должно быть в течение двух дней после подачи.

    Если в организации или заведении есть жалобная книга, то, наверное, должна быть и реакция на каждую запись. Что говорит Закон об этом вопросе?

    Закон гласит, что любая запись не должна оставаться без ответа или хоть какой-то реакции.

    Когда клиент написал о своих положительных эмоциях от предоставленных услуг или приобретенного товара, реакцией может стать обычная запись о том, что обращение было получено и принято во внимание.

    В данной ситуации, сообщать потребителю об ознакомлении с его записью в книге нет никакой необходимости, чего не скажешь о том случае, когда потребитель написал жалобу.

    Реакция лиц, предоставляющих услуги или реализующих товар, должна выражаться не только в прочтении записи, но и в разбирательстве данной проблемы и уведомлении клиента о результатах (если последний оставил свои контакты).

    Важно! Существуют определенные сроки рассмотрения записей, оставленных в «Книге жалоб и предложений».

    Прежде всего, следует заметить, что данный документ должен регулярно просматриваться администрацией или ответственным лицом. Только так можно выполнить условия рассмотрения проблемных вопросов, отраженных в жалобной книге.

    Администрации имеет всего лишь 2 дня, для того чтобы подтвердить факт ознакомления с данной записью и сообщить о намерении разобраться со сложившейся ситуацией.

    Когда потребитель не только оставил запись в жалобной книге, но и записал свои контактные данные, администрация по истечении пяти дней обязана сообщить о результатах рассмотрения проблемного вопроса.

    Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

    Как написать жалобу в жалобную книгу

    В том случае, если проблема достаточно серьезная, у организации есть возможность продлить срок рассмотрения жалобы до 15 дней.

    Обратите внимание! Если на вашу жалобу в течение 15 дней не было никакой реакции, направьте свое обращение в Роспотребнадзор.

    Результатом вашего сотрудничества будет проведение проверки в данной организации или заведении.

    Как именно составляется ответ на жалобу клиента, не имеет особого значения. Тем более что никто не устанавливал какую-то конкретную форму.

    Желательно, несмотря на суть записи, поблагодарить клиента за его внимание к работе организации, фирмы, ИП и т. д. Ведь таким образом он помогает улучшать качество услуг и товаров.

    Далее в ответе уточните, какие именно меры были приняты для устранения негативных моментов в работе организации.

    Итогом может стать извинение за плохое обслуживание или некачественный товар, что заставили клиента оставить соответствующую запись в «Книге жалоб и предложений».

    Как правильно написать жалобу на продавца в магазине образец

    После того, как руководитель увидел претензию, он обязан дать на нее ответ. Если жалоба не обоснована или выражена благодарность, то реакция должна быть незамедлительной. В случаях с благодарностью нужно поблагодарить потребителя за отзыв, выразить свою радость тем, что оказанные услуги понравились потребителю.

    Прочитайте также:  Увольнение со службы по выслуге лет

    После чего, можно сообщить об этом позвонив или написав на электронную почту. Именно для этого нужно оставлять свои контакты при составлении записи. В случае с необоснованной претензией, реакция также должна быть незамедлительной. В тексте нужно поблагодарить клиента и написать, почему его отзыв не может быть рассмотрен.

    Помимо записи в самой книге, недовольного можно оповестить по телефону или по электронной почте. Главное условие, потребитель должен оставить свои данные при составлении отзыва. Иначе, у компании не будет никакой возможности связаться с клиентом.

    Обычно по телефону оповещают о реакциях на обоснованную жалобу. Так как есть четко установленные сроки рассмотрения записи, оповещение по телефону необходимо. Но если потерпевший не оставил номер, то вины компании не будет.

    Электронная почта является менее официальным способом оповестить потребителя. Обычно используется для дублирования телефонного ответа. Также часто ее используют, чтобы оповестить о реакции на благодарность.

    Внимание! Если жалоба обоснована, то телефонное оповещение обязательно. Иначе клиент может обратиться в Роспотребнадзор с претензией. В этом случае компанию будут тщательно проверять.

    Иногда, потербители оставляют вместо номера телефона и электронной почты, свой почтовый адрес. Ответ на почтовый адрес возможен, но только на усмотрение руководства компании. Обычно такой способ оповещения не используется.

    Только в случае если жалоба серьезная, обоснованная и имеет серьезные основания для рассмотрения (в том числе в суде), ответ обязательно будет направлен по почтовому адресу (если других данных не оставил потребитель). В остальных случаях, руководство может не оповещать по почте.

    Таким образом, ответ должен быть:

    • В самой книге.
    • Продублирован по телефону.
    • Отправлен на электронную почту.
    • В сложных ситуациях, возможно оповещение по почте.

    Подробнее о том, что делать, если появилось замечание, читайте тут.

    Каждый человек вправе иметь свое собственное мнение и свободно его высказывать. Но не факт, что это мнение правильное и справедливое.

    Довольно часто потребители, пытаясь отстоять свою точку зрения, оставляют абсолютно необоснованные претензии. Должна ли администрация реагировать на такие жалобы?

    Не стоит сообщать клиенту, что он не прав. Просто поблагодарите его за отзыв и пообещайте прислушаться к его совету. Такую запись оставьте в жалобной книге.

    Важно! Если клиент оставил свои личные данные для обратной связи, позвоните ему и сообщите ту же информацию, что вы записали в книгу.

    Обычно необоснованными жалобами признаются жалобы на небольшой процент скидок, несоответствие вкуса продукта представлениям клиента ресторана, официант не может объяснить, из каких составляющих приготовлен коктейль, приобретенный в баре, прочее.

    В данной ситуации, не нужно заставлять клиента переосмыслить ситуацию. Постарайтесь прийти с ним к общему мнению, чтобы в дальнейшем в жалобной книге не появлялись новые претензии.

    Жалоба на продавца в жалобную книгу образец

    Только одним звонком ограничиться нельзя. Запись в самой книге обязательно должна быть.

    Справка! Если потребитель оставил контактные данные: телефон и электронную почту, то информировать его по телефону является обязательным только в случае с жалобами. Благодарности могут остаться без личного оповещения.

    А вот реакция на запись в книге является обязательной. Регламент такой же в случаях с предложениями.

    Как написать жалобу в жалобную книгу

    Таким образом, только лишь звонком ограничиться нельзя. Сначала нужно составить запись в книге. Если претензия является обоснованной, то позвонить нужно обязательно. Если необоснованная – звонок также обязателен. Если выражена благодарность, можно ограничиться только записью в книге отзывов.

    Сотрудник торгового предприятия или обслуживающего учреждения, на действия которого была составлена жалоба, должен тут же поставить руководителя в известность, предоставив объяснение, касающееся вопроса конфликта, в письменном виде.

    Администрацией предприятия претензия потребителя занесенная в книгу жалоб должна быть рассмотрена в срок, не превышающий двух дней. За это время руководство обязано внимательно разобраться в сложившейся ситуации и принять соответствующие меры по устранению указанных потребителем недостатков.

    Рассмотрение жалобы должно проводиться в присутствии сотрудника, на которого она составлена, совместно с представителями профсоюза и при необходимости других членов коллектива.

    О предпринятых действиях по устранению нарушений руководитель предприятия оставляет соответствующую запись на другой стороне листа с текстом претензии. Это делается для сведения заявителя и контролирующих органов. Лицу, оставившему жалобу, в письменном виде отправляется ответ на заявление, с указанием принятых мер. Письмо должно быть отправлено не позднее пяти дней со дня принятия решения, на тот адрес, который указан в качестве контактного.

    Важно: копии письменных ответов должны храниться на предприятии до конца календарного года.

    В некоторых случаях процесс устранения недостатков, на которые потребитель указал в своей жалобе, может занять более длительное время, чем отведенные законом 5 дней. Тогда срок принятия мер может быть увеличен до пятнадцатидневного, о чем в жалобной книге должна ставиться соответствующая отметка.

    Как написать жалобу в жалобную книгу

    Если торговая точка является филиалом предприятия или его обособленной единицей, и вопрос по устранению недостатков не может решиться без вышестоящего руководства, администрация должна обратиться к нему за рассмотрением в срок, не более чем пять дней. Заявитель жалобы должен быть письменно уведомлен об этом.

    В тех случаях, когда жалоба касается непосредственно администрации предприятия (грубое нарушение правил сферы обслуживания, завышенные цены, отрицательные отзывы о работе), заявление должно быть передано вышестоящему руководству в срок, не более чем пять дней для рассмотрения и принятия мер.

    Правильность ведения жалобной книги во всех структурных подразделениях или отделах предприятия должна проверяться вышестоящим руководством не реже, чем один раз в квартал. По результатам проверки проводятся действия по устранению недочетов в работе и причин, вызывающих жалобы потребителей. Результаты проверок и проведенные действия должны регистрироваться в контрольном журнале предприятия.

    При проверках контролирующих органов работы учреждения, относящегося к сфере обслуживания, не допускается изъятие книги отзывов и предложений с торговой точки для каких-либо целей (снятие копии, проверка правильности заполнения и т.д.).

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    ×
    Рекомендуем посмотреть
    Adblock detector