Автоматизация учета рабочего времени

Биометрические системы учета рабочего времени сотрудников

Шутки шутками, но и в 2018 году многие компании продолжают использовать этот устаревший метод для того, чтобы контролировать продуктивность персонала.  Но постойте на минуточку, о какой продуктивности может идти речь, если вы или ваши коллеги заполняете табель учета рабочего времени от руки? 

Если вы не хотите, чтобы ваша компания застряла в 90-х, пришло время воспользоваться решениями, которые позволяют автоматизировать эту функцию. В зависимости от потребностей современные компании используют следующие комплексы мер. 

Биометрические системы также предназначены для контроля и управления доступом персонала на заданную территорию, однако этот способ является более совершенным. Для идентификации работников здесь применяются считыватели, которые распознают индивидуальные биометрические характеристики. Чаще всего контроль и управление доступом в таких системах осуществляется путем сканирования отпечатка пальца.

Биометрические системы учета рабочего времени сотрудников

СКУД предназначена для управления доступом персонала на заданную территорию. С помощью средств идентификации (таких как, например, ключ-карта) можно осуществлять и учет рабочего времени, которое сотрудник провел в офисе, фиксировать прогулы или опоздания.  Внедрив СКУД, вы всегда будете знать, когда человек пришел на работу, сколько раз за день и куда выходил, когда вернулся с обеда и т.д. Но на практике есть несколько способов обмануть систему, и работники это часто используют.

Во-первых, свою ключ-карту можно передать постороннему лицу или другому сотруднику. В этом случае вы никогда не узнаете, кто на самом деле покинул свое рабочее место и зачем. Во-вторых, выйти из кабинета или здания можно в момент открытия дверей другим сотрудником. Точно так же можно и вернуться обратно. А ваша система будет «думать», что человек все время был на рабочем месте.

Кроме того, система фиксирует лишь сам факт присутствия сотрудника на работе. Это хорошо для дисциплины, но вовсе не гарантирует продуктивность. Да, человек может сидеть на своем рабочем месте с 9 до 18, но при этом играть в онлайн-игры или сидеть Вконтакте. Увы, СКУД вам об этом не расскажет. Для полноценной автоматизации учета рабочего времени этот способ не идеален.

Тревожные звонки

Вот первый скриншот из нашего отчета: и сразу же видны странности. Кто работает по 15 часов в день? Трудоголик, страдающий бессонницей?

Прочитайте также:  Способы защиты нарушенных прав

Порой бывает, что человек увлекся и проработал 15 часов подряд. Само по себе это не значит, что вас обманывают. Но это первый тревожный звоночек.

Отчет по рабочему времени выглядит слегка подозрительно. Сотрудник работал над одним-единственным заданием. И на это ушло 54 часа в течение 5 дней. Он попадает в 5% сотрудников с самой высокой выработкой часов в неделю.

Может, это просто очень увлеченный человек? По результатам не похоже.

На этом этапе у Акила было недостаточно информации, чтобы разобраться с программистом. Просто пара сомнительных моментов, которые сотрудник может легко объяснить.

Главное доказательство

Акил обратился к вкладке “Использование сайтов и приложений”

Эта фишка — наше главное отличие от конкурентов. Time Doctor — единственная программа для слежения за компьютером, которая дает отчеты по посещению сайтов и приложений.

Посмотрите на скриншот ниже: номер два в рейтинге самых используемых приложений — automousemover. Специальная программа, чтобы обманывать простые программы слежения за компьютером.

Автоматизация учета рабочего времени

Time Doctor отслеживает все приложения: сразу видно, что конкретно было запущено и как долго.

Использование automousemover — уже достаточный повод для серьезного разговора с программистом. Но для окончательного подтверждения Акил решил посмотреть еще и на скриншоты.

Отчет показывает, что пока сотрудник “работал”, не было никаких следов активности клавиатуры или мышки.

Есть ли альтернативы?

К счастью, да. Автоматизированная система учета рабочего времени за компьютером  KickIdler отслеживает активность сотрудников за компьютером, включая всю историю посещенных сайтов и запущенных программ. Кроме того, наш программный комплекс предоставляет детальную статистику по перерывам, прогулам и другим отклонениям от рабочего процесса, а по каждому сотруднику программа формирует подробные отчеты, которые позволяют руководителю полностью автоматизировать процесс учета рабочего времени и проконтролировать эффективность работы своих сотрудников.

Учет рабочего времени онлайн

Детали дня

В данный отчет собирается общая информация о работе сотрудника за компьютером в течение дня. Вы получаете полную картину активности сотрудника. Используя эти данные, можно увидеть, опоздал ли сотрудник или ушел раньше графика, в какие часы был максимально продуктивен, а в какие позволил себе ничего не делать.

В данном отчете выводится статистика по использованию программ, приложений или сайтов в зависимости от их эффективности. К примеру, работа в 1С может считаться эффективной, а посещение сайта с фильмами – неэффективным видом деятельности. В отчете по эффективности также выводится время простоя приложения, что исключает возможность обмана со стороны сотрудника.

Прочитайте также:  Снять машину с учета гибдд в другом городе

Отчет по динамике

В данном отчете выводится распределение активности сотрудников в зависимости от выбранного периода и группы эффективности. Полученные данные позволяют эффективно распоряжаться человеческими ресурсами компании, выбирая наиболее продуктивное время каждой из выбранных групп для решения важных задач.

Данный отчет отображает информацию о рабочем дне сотрудника, а также об отклонениях от графика работы. Над основной таблицей с данными отображается и сводная таблица с суммарным временем и общим количеством прогулов, опозданий и ранних уходов. 

Данный отчет расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера. У сотрудников нет доступа к данной информации, следовательно, подделать данные о своей работе и обмануть систему невозможно.

В табеле отображается информация по отработанным часам за каждый рабочий день, а также данные об общем количестве прогулов за период и количестве отработанных дней и часов. Данный отчет также расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.

Отчет по времени

В данном отчете отображаются все программы и сайты, которые открывали сотрудники, по каждому из приложений собирается время работы, активность и время простоя. Выводится ТОП-5 наиболее часто используемых приложений. При формировании отчета можно также учесть графики рабочего времени, что позволит отображать информацию по использованию приложения только в рабочее время.

Как работает автоматизированный учет рабочего времени Kickidler?

Система учета рабочего времени Kickidler фиксирует всю активность сотрудников за компьютерами и на основе этих данных автоматически формирует отчеты по рабочему времени и продуктивности. 

Отчеты можно просматривать тремя методами: в программе Вьюер, установленной на ПК того, кто занимается контролем, в Веб-интерфейсе программы, а также настроив Email-рассылку отчетов.

Производственный календарь – последнее обновление нашей программы позволяющее руководителю составить рабочий график каждого сотрудника в организации и вести электронный учет использования рабочего времени. Теперь наша программа может учитывать отпуски, больничные, командировки, обеденные перерывы и выходные при учете рабочего времени. Для наглядности прилагаем скриншоты.

Автоматизация учета рабочего времени
Изображение 1: Производственный календарь Kickidler

Собранные с помощью нашей программы контроля сотрудников данные, как уже говорилось, структурируются в различных отчетах. Например, в Отчете по рабочему времени можно увидеть количество опозданий, ранних уходов, а также время, отработанное сотрудником.

Автоматизация учета рабочего времени
Изображение 2: Отчет по рабочему времени Kickidler

Кроме того, наша программа может формировать Табель учета рабочего времени, который позволит полноценно автоматизировать функцию учета. Табель отображает все данные по каждому сотруднику, незамутненные никаким человеческим фактором.

Автоматизация учета рабочего времени
Изображение 3: Табель учета рабочего времени Kickidler

Помимо этих двух стандартных методов просмотра отчетов, в нашей программе есть возможность E-mail-рассылки отчетов в формате Excel. 

Автоматизация учета рабочего времени
Скрин 4: Создание рассылки отчетов в программе Kickidler

Вот так табель учета рабочего времени будет смотреться в формате Excel.

Прочитайте также:  Декретный отпуск и работа неполный рабочий день

Рассылка нужна для предоставления доступа к информации большому количеству людей, а также, когда нет доступа к рабочему компьютеру (например, в отпуске или командировке).

Еще одна важная фича нашей программы — это то, что вы можете учитывать время, отработанное. как на рабочем месте, так и из дома. Для этого, сотруднику нужно создать рабочую учетную запись на домашнем компьютере и установить Граббер нашей программы. Kickidler позволяет объединять сессии на разных ПК одного сотрудника и вести их общий учет. Это очень важно в связи с последними требованиями законодательства.

Следует отметить, что функционал KickIdler не ограничен только  учетом рабочего времени за компьютером. Это не очередная программа для простого подсчета рабочих часов. В данном программном комплексе реализован ряд уникальных функций, которые позволяют вывести контроль за работой сотрудников на новый уровень.

  • Онлайн-мониторинг компьютеров позволяет наблюдать (и записывать видео) за мониторами сотрудников в режиме онлайн и выявлять нарушения рабочего распорядка;
  • Система контроля нарушений позволяет оперативно выявлять  нарушения сотрудников и предотвращать утечку информации;
  • Функция удаленного доступа к рабочим столам позволяет осуществить дистанционное управление компьютерами сотрудников всего за 1 клик;
  • Функция кейлоггера запоминает все нажатия клавиш сотрудником, позволяя посмотреть, что набирал работник параллельно с историей действий за ПК;
  • Контроль удаленных сотрудников позволит зафиксировать, сколько часов отработал фрилансер, что важно при начислении зарплаты. Онлайн-мониторинг и анализ эффективности покажут, насколько продуктивно сотрудник на аутсорсе использовал свои рабочие часы. Функция удаленного доступа позволит также осуществить удаленное администрирование ПК сотрудников.

Зачем вести учет рабочего времени вручную, когда можно воспользоваться расширенным функционалом KickIdler? Автоматизация учета рабочего времени онлайн освободит вас от рутинной работы. С помощью нашего программного комплекса вы сможете легко проконтролировать эффективность работы своих сотрудников и найти слабые места в работе персонала.

Читать «Кадровое дело»

Заключение

Разумеется, Акил решил заменить этого программиста. В отличие от “хитрого” девелопера, хорошие сотрудники компании сразу полюбили нашу программу для слежения за компьютером. Им нравится, как десктопное приложение организует список задач. Они только рады показать, как хорошо работают.

Если вы пользуетесь другими тайм-трекерами или нанимаете фрилансеров через платформы типа Upwork (бывший Odesk)/Elance/Freelancer, я очень рекомендую вам бесплатно попробовать Time Doctor. Даже один месяц даст вам совершенно новый взгляд на продуктивность вашей команды.

Автоматизация учета рабочего времени

Горькая правда в том, что некоторые сотрудники работают далеко не так много, как вам кажется. К сожалению, многие программы слежения за компьютером легко “одурачить” программами вроде той, которой пользовался сотрудник Акила.

Я всегда говорю перспективным клиентам, что большинство программа для слежения за компьютером можно обойти и это случается чаще, чем можно предположить. Нужно убедиться, что ваш инструмент для слежения действительно надежен.

А у вас были случаи с такими вот хитрыми или просто неэффективными сотрудниками? Поделитесь в комментариях!

alt

Liam McIvor Martin

Лиам Мартин является со-учредителем Time Doctor — программы по улучшению продуктивности и отслеживанию рабочего времени ваших сотрудников, где бы они не работали.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector