Порядок формирования личных дел

Лекция № 1. Документы по личному составу

Какие документы подлежат включению в личное дело, определено лишь Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела . Отметим, что муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением (ст.

30 Закона N 25-ФЗ).В частности, к личному делу приобщаются:— письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;— собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);— копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;— копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

— копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);— копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

Порядок формирования личных дел

— копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;— экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;— копии актов государственного органа о переводе служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

— копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);— копия акта государственного органа об освобождении служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;— аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

— экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;— копии документов о присвоении классного чина государственной гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

— копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;— копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;— копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении служащего от замещаемой должности гражданской службы;

— документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;— сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;— копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;— медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

— справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.Кроме этого, к личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами.

При этом документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.Ориентироваться на данный перечень могут не только муниципальные служащие, но и сотрудники бюджетных, казенных, автономных организаций. Однако список документов может различаться в зависимости от специфики деятельности организации.

В любом случае в личное дело государственных (муниципальных) учреждений можно включать:1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу:— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;— документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— документов воинского учета для военнообязанных лиц;— свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица;— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона).2. Документы, возникающие в период деятельности работника в организации:— заявление о приеме на работу;

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например, свидетельство о рождении ребенка;— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;— экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;— экземпляр договора о полной материальной ответственности;— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

Примечание. Дополнительно в личное дело нужно поместить справку о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на тяжелую, вредную, опасную работу; работу, связанную с управлением транспортным средством; работу по совместительству.

На основании п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций личное дело формируется в течение всей трудовой деятельности работника и закрывается после его увольнения. При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Кроме этого, важно оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов (повреждение, замена, присоединение документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.Относительно хранения личных дел муниципальных и государственных служащих можно сказать следующее.

Они хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту службы.Если гражданин, личное дело которого хранится в кадровом отделе государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанным подразделением в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы (п. 23 Положения).

Перечень документов в личном деле работника законодательством РФ в 2019 не определен. На государственных гражданских служащих собирают персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

В состав включают следующие документы:

  • внутреннюю опись;
  • личный листок по учету кадров или анкету;
  • удостоверяющий личность (копию);
  • автобиографию;
  • об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление их обязательно для занятия соответствующей должности (копии);
  • копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (при наличии);
  • о воинском учете для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (копии);
  • результаты предварительного медицинского осмотра, проводимого с целью определения пригодности для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
  • подтверждающие право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (копии);
  • об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (при наличии, копии);
  • связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений;
  • экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся отдельно);
  • копию приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  • копию должностной инструкции;
  • копию договора о полной материальной ответственности, если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор.

Титульный лист личного дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс, архивный шифр, номер, заголовок.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома выносится общий заголовок и заголовок каждого тома. Подлинность документов в заголовке не оговаривается

№ п/п

Дата

Краткое содержание

Примечание

1-К

02.01.2004

О приеме на
работу менеджером Иванова Л.А.

2-К

02.01.2004

Об увольнении
27 сотрудников

Коллективный

3-К

04.02.2004

О переводе
Козина Е.Д. на должность зав. отделом
рекламы

  1. Классификация документов по личному
    составу.

  2. Оформление документов при поступлении
    на работу.

Дата

От кого получено
или кому отпущено

Основание
(наименование документа, № и дата)

Приход

Расход

число

месяц

год

количество

сумма

количество

трудовых книжек
(серия и номер)

вкладышей (серия
и номер)

руб.

коп.

трудовых книжек
(серия и номер)

вкладышей (серия
и номер)

Порядок формирования личного дела работника

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя.

На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  • руководители – глава предприятия, его заместители, помощники;
  • руководители структурных подразделений и их заместители;
  • главные (ведущие) специалисты;
  • работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  • работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  • работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте.

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть соответствующее указание. Например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указывают крайние даты дела – обычно это даты подписания приказа о приеме и об увольнении работника.

Если в состав вносятся документы (приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под ней с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за … год (ы)». Даты могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Порядок формирования личных дел

Обязательные реквизиты обложки – указание количества листов, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), а также срок хранения дела. В случае постоянного срока хранения указывают: «Хранить постоянно».

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями), уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • подтверждающими изменения анкетно-биографических сведений (копиями);
  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  • материалами аттестаций (если они проводятся);
  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  • послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора, копией приказа о прекращении трудового договора;
  • дубликатом трудовой книжки;
  • другими, связанными с работой.

Документы располагают в хронологическом порядке. Помимо перечисленных, можно включать и некоторые другие, например, о прохождении конкурса на замещение вакантной должности, о награждении, присвоении почетных званий, вручении грамот и т.д.).

Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается) фотография сотрудника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указывают фамилию, имя, отчество. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении возраста 20 и 45 лет.

Сотрудники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения. При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Все изменения должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя. Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательно ставят отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников с датой и подписью.

Когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы ведения личных дел работников остаются на усмотрение работодателя. В этом случае разработка и утверждение локального нормативного акта лишней совершенно точно не будет.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству отдельный ее раздел можно посвятить порядку ведения личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровой документации.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельное Положение о ведении личных дел, учитывающее все нюансы. Независимо от выбранной формы следует уточнить:

  • категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
  • способ формирования, состав, в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях;
  • перечень лиц, ответственных за ведение и хранение;
  • порядок ведения;
  • порядок ознакомления работников;
  • порядок хранения после увольнения работника;
  • другую информацию.
  • приказов
    (распоряжений) по приему, переводу на
    другую работу, увольнению, имеющих срок
    хранения, как и сами приказы, 75 лет;

  • приказов
    (распоряжений) по предоставлению
    отпусков, в том числе без сохранения
    содержания, временному замещению
    должностей, командировкам, взысканиям
    и другим вопросам, имеющим срок хранения
    5 лет.

Возможно более дробное разделение
системы регистрации последней группы
кадровых приказов и распоряжений. В
таком случае выделяют самостоятельные
группы и ведут отдельные регистрационные
массивы на документацию по командировкам,
на выдаваемые сотрудникам справки, по
поощрениям и взысканиям, по отпускам.

  1. Категория запаса__________________________________________________________________

  2. Воинское
    звание
    __________________________________________________________________

  3. Состав
    (профиль)_________________________________________________________________

  4. Полное
    кодовое обозначение ВУС
    __________________________________________________

  5. Категория
    годности к военной службе
    _______________________________________________

  6. Наименование
    военного комиссариата по месту жительства
    _____________________________

  7. Состоит на
    воинском учете:

Прочитайте также:  Алименты на ребенка в твердой денежной сумме 2019 году - как взыскать алименты в твердой денежной сумме

а) общем (номер команды, партии)
___________________________________________________

б) специальном
___________________________________________________________________

  1. _________________________________________________________________________________

отметка о снятии
с воинского учета

Порядок формирования личных дел

Работник
кадровой службы _______________ ________________
_____________________

должность
подпись расшифровка подписи

Работник
__________________________ «____»________________________ 200 ____
года

подпись

4-я страница формы № Т-2

(10 разворотов)

№ записи

Дата

Сведения о
приеме на работу, о переводах на другую
работу и об увольнении (с указанием
причин и со ссылкой на статью, пункт
закона)

На основании
чего внесена запись (документ, его
дата и номер)

число

месяц

год

1

2

3

4

15

18

05

1989

АОЗТ «Компас-Ростов»

Принята
экономистом в коммерческий отдел

Приказ № 18-к

от 15.05 1989 г.

16

03

11

1991

Переведена
на должность заместителя заведующего
коммерческим отделом

Приказ № 37-к

от 29.10.1991 г.

17

11

03

2003

Уволена в
связи сокращением численности (штата)
работников организации п. 2 ст. 81
Трудового кодекса Российской Федерации

Инспектор по
кадрам (личная подпись)

М.П.

Приказ № 11-к

от 09.03.2003 г.

(10
разворотов)

№ записи

Дата

Сведения о
награждении (поощрении)

На основании
чего внесена запись (документ, его
дата и номер)

число

месяц

год

1

2

3

4

15

18

05

1989

Награждена
Почетной грамотой Российской Федерации

Приказ № 547

от 15.04 1989 г.

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего  сотрудника.

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Примечание. Изъятие документа из личного дела возможно только по разрешению руководителя кадровой службы.

На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку.

  • процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
  • период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
  • процедуру увольнения (заявление и приказ).

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись).

Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

  • название юридического лица;
  • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
  • номер;
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
  • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
  • срок хранения.

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

Порядок формирования личных дел

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

  • заполненная анкета компании;
  • копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для мужчин);
  • диплом или иные документы об образовании;
  • фотография (цветная или черно-белая);
  • характеристика с прошлого места работы;
  • заявление работника о приёме на работу;
  • копия приказа о приёме сотрудника на работу;
  • копия трудового договора и должностной инструкции;
  • опись документов в личном деле;
  • иные документы;
  • копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

  • для ЛД, созданных с 01.01.2003, — 50 лет;
  • для ЛД, созданных до 2003 года, — 75 лет.

Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

  • с помощью нумерации;
  • в алфавитном порядке;
  • по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

внесение записей в необходимые разделы дела;

размещение подлежащих хранению бумаг в составе дела;

удаление бумаг, утративших актуальность;

мониторинг сохранности всех компонентов дела.

Порядок оформления личного дела

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Прочитайте также:  Исполнительное производство по алиментам в 2019 году

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

  • Должностная инструкция;
  • Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  • Согласие на обработку ПД;
  • Заявление о предоставлении вычетов;
  • Заявления на отпуска;
  • Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  • Справки о последующих медосмотрах;
  • Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  • Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Внимание!Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Внутренняя опись

Перечень документов, которые должны войти в состав персональной папки каждого сотрудника, определен Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ. Это документы, которые сотрудник предоставил при поступлении на работу и документы, которые образовались за время его работы на данном предприятии:

  • анкета или листок по учету кадров и дополнения к ним;
  • резюме или автобиография;
  • документы об образовании (копии);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • для материально ответственных лиц – соответствующий договор;
  • рекомендательные письма и характеристики с предыдущих мест работы;
  • заявление сотрудника о приеме на работу;
  • выписки из приказов или копии приказов о приеме на работу;
  • в случае награждения или привлечения к дисциплинарной ответственности – документы, подтверждающие данные факты;
  • при прохождении аттестации – выписки или копии соответствующих документов.

Документы, составляющие дело, помещаются в отдельную папку и подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола. Это делается для обеспечения сохранности бумаг и удобства обращения с ними. В дело могут быть добавлены и другие бумаги, помимо перечисленных. Например, если сотрудник получил почетное звание или был награжден, то копии свидетельство этого могут быть подшиты в папку.

Также можно подшить документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, если таковые имеются. Не следует подшивать, но можно добавить различные справки и заверенные фотографии.

Справка

Первичное оформление личного дела производится при его формировании. Оно подразумевает ряд процедур:

  1. присвоение делу учетного номера;
  2. заполнение необходимых полей лицевой обложки и корешка дела;
  3. составление и добавление к делу внутренней описи документов дела.

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов

Примечание

1

1-08/ТД

18.06.2017 г.

Трудовой договор

1-4

2

А № 123000

29.07.2012 г.

Копия диплома о высшем образовании

5

3

102

18.06.2017 г.

Копия приказа о приеме на работу

6

4

18.06.2017 г.

Личная карточка работника

7-10

5

18.06.2017 г.

Автобиография

11

Записи делаются разборчиво, исправления не допускаются. Если есть необходимость, то записи могут быть заверены подписью ответственного сотрудника отдела управления персоналом и печатью этого отдела или основной печатью компании.

Иногда для автоматизации рутинных операций используются штемпельные изделия установленного образца. Все бумаги, накапливающиеся по ходу ведения дела, классифицируются по тематическим разделам, в внутри этих разделов – сортируются по дате добавления.

Согласно установленному порядку, все листы дела нумеруются. Опись документов дела отражает не только предметный состав его компонентов, но и номера страниц, в пределах которых они располагаются.

Если какие-то персональные данные работника изменились, он должен своевременно сообщить об этом в отдел кадров. Обычно это делается в форме простого письменного заявления с приложением бумаг, подтверждающих изменения данных, включенных в состав дела. Напомним, что в деле хранятся только копии документов, все подлинники должны быть возращены сотруднику после снятия с них и заверения всех необходимых копий.

В номенклатуре дел кадрового органа личные дела объединяются под общим заголовком «Личные дела» и указывается период их хранения. Согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г, срок хранения папок с персональными данными сотрудников составляет 75 лет с момента расторжения трудовых отношений.

В отделе кадров должно быть выделено и оборудовано специальное помещение для хранения личных дел. Они хранятся отдельно от других дел. Традиционно, дела действующих сотрудников хранятся непосредственно в отделе кадров, а дела тех работников, которые были уволены, помещаются на хранение либо в архив предприятия, либо в территориальный архив.

Защита от хищения персональных данных и их разглашения должна стать приоритетом при организации хранения дел. Документы подобного рода должны находиться на хранении в специальных сейфах, позволяющих располагать их в вертикальном положении, корешками наружу.

согласно алфавитному порядку;

согласно порядковым номерам;

согласно штатному расписанию, т.е. по отделам организации, а внутри отдела – по алфавиту.

Иногда для сокращения общего количества единиц учета применяют метод хранения дел в составе нарядов. Наряд – это алфавитная группа хранения. Каждому делу, включенному в такой наряд, должен предшествовать пустой лист бумаги с единственной записью – именем, отчеством и фамилией работника. Все дела, входящие в состав наряда, сортируются по алфавиту, а в начало наряда вставляется сводная опись дел, включенных в данный наряд.

Доверенность № __________

Порядок формирования личных дел

Дата выдачи
«_____» ________________ 20 _____ г.

Доверенность
действительна по «____» _________________ 20 _____
г.

___________________________________________________________________________________

(наименование
потребителя и его адрес)

(наименование
плательщика и его адрес)

Счет №
______________________________ в
____________________________________________

(наименование
банка)

Доверенность
выдана ______________
_________________________________________________

(должность) (Ф.И.О.)

Паспорт: серия
_____________ № ____________________ кем выдан
_______________________

Дата выдачи
«_____»______________ 20 _____ г.

На получение
от
_____________________________________________________________________

(наименование
поставщика)

материальных
ценностей по
__________________________________________________________

(наименование,
номер и дата документа)

Оборотная сторона формы № М-2

Номер по
наряду

Материальные
ценности

Единица
измерения

Кол-во
(прописью)

1

2

3

4

Порядок формирования личных дел

Подпись лица,
получившего доверенность, ___________________

удостоверяем.

Руководитель
подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер
подпись И.О.Фамилия

Приложение
4

Личная
доверенность на управление имуществом

г._________________

_________________________________

(число,
месяц, год прописью)

Настоящий
доверенностью
___________________________________________________

(наименование
и местонахождение организации)

в лице
_______________________, действующего на основании
_____________________________

(ф.и.о.,
должность) (устав, положение и
пр.)

уполномочивает
_____________________________________________________________________

(ф.и.о.)

паспорт серии
_______ № __________, выдан «___» __________ 200 __ г.
__________

Порядок формирования личных дел

_____________________________________________________________________________________

(когда,
кем выдан)

заключать
договоры ___________________
_______________________________________________

(указать
вид договора)

на условиях
_________________________________________________________________________

(указать
условия договора, либо фразу «по его
усмотрению»)

и выполнить
все необходимые действия, связанные с
выполнением настоящего поручения.

Настоящая
доверенность выдана сроком на
______________________________________________


правом передоверия, без права передоверия)

Подпись
____________________

М.П.

________________________________________________________________________

(число,
месяц, год прописью)

(наименование и местонахождение
организации)

(ф.и.о.,
должность) (устав, положение и
пр.)

(ф.и.о.)

паспорт серии
_______ № _________, выдан «___» __________ 200 __ г.
____________________

(когда выдан)

(кем
выдан)

заключать
договоры
_________________________________________________________________

(указать
вид договора)с_____________________________________на_____________________________________________

Порядок формирования личных дел

(наименование
организации) (указать условия
договора, либо фразу «по его усмотрению»)

Настоящая
доверенность выдана сроком на
____________________________________________


правом передоверия, без права передоверия)

Лекция
№ 7. Требования к оформлению и правила
выдачи копий документов

План:

  1. Подлинник и копийность документов.

  2. Правила выдачи копий документов.

Ведение личных дел имеет много плюсов. Это очень удобно, так как вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте. И даже если бы обязанность по ведению личных дел не была установлена нормативными актами, мы бы рекомендовали их вести.Поскольку ведение и хранение личных дел работников — очень ответственное мероприятие, работодатель обязан предпринять все меры, необходимые для защиты от утраты и разглашения сведений, содержащихся в личных делах. Для этого их хранят в сейфах и ограничивают приказом круг лиц, имеющих к ним доступ.

Довереность

на управление
имуществом (общая)

00. 00.0000

г.Тюмень

покупать,
продавать, дарить, принимать в дар,
принимать в дар, обменивать, закладывать
и принимать в залог жилые дома и другое
имущество, производить расчеты по
заключенным сделкам; принимать наследство
или отказываться от него; получать
причитающееся мне имущество, деньги
(вклады), ценные бумаги, а также документы
от всех лиц, учреждений, предприятий,
организаций, в том числе из отделений
Внешэкономбанка, Сбербанка;

отделений
связи и телеграфа по всем основаниям;
распоряжаться счетами в Сбербанке,
Внешэкономбанке; получать почтовую,
телеграфную и всякого рода корреспонденцию,
в том числе денежную и посылочную, вести
от моего имени дела во всех государственных
учреждениях, кооперативных и общественных
организациях, а также вести мои дела
во всех судебных учреждениях со всеми
правами, какие предоставлены законом
истцу, ответчику, третьему лицу и
потерпевшему, в том числе с правом
полного или частичного отказа от исковых
требований, признания иска, изменения
предмета иска, заключения мирового
согласия, обжалования решения суда,
предъявления исполнительного листа ко
взысканию, получения присужденного
имущества или денег.

Доверенность выдана сроком на три года.

Подпись И.О. Фамилия

Приложение 5

Доверенность на получение
заработной платы

На кого оформлять ЛД

Порядок формирования личных дел

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

  • Руководящий состав и лица, их замещающие;
  • Главные специалисты;
  • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

00.00.0000 № 00 Москва

Об
утверждении положения о порядке
аттестации педагогических и руководящих
работников государственных и муниципальных
образовательных учреждений

Порядок формирования личных дел

В
соответствии с Федеральным законом от
00.00.0000 № 00-ФЗ «О внесении изменений и
дополнений в Закон Российской Федерации
«Об образовании» (Собрание законодательства
Российской Федерации, 0000 № 0, ст. 000) и
Положением о Федеральном агентстве по
образованию Российской Федерации,
утвержденным постановлением Правительства
Российской Федерации от 00.00.0000 № 000
(Собрание законодательства Российской
Федерации, 0000, № 00. ст. 000)

Документы для формирования личного дела

Образец формы журнала выдачи
пропусков

№ документа

Структурное
подразделение

Фамилия, имя, отчество

Расписка в
получении

26

Отдел
статистики

Муров Иван
Сергеевич

подпись

27

То же

Смирнова
Анна Ивановна

подпись

Хранение кадровых документов также
несколько выделяется из общих правил
хранения управленческих документов.
Лицевые счета рабочих и служащих по
заработной плате, личные карточки
группируются в самостоятельные дела
или картотеки и располагаются в алфавитном
порядке по фамилии.

Контрольные
вопросы:

  1. Определение личного дела (досье).

  2. Какие документы группируются в состав
    личного дела.

  3. Срок хранения личного дела.

Совокупность
взаимосвязанных документов, в которых
зафиксированы этапы трудовой деятельности
работника, называются документацией
по личному составу.

Документацию по личному составу
(персоналу, кадрам) можно классифицировать
на четыре группы:

  • документация, связанная с комплектованием
    персонала организации;

  • документация, связанная с процессом
    продвижения персонала по службе;

  • документация, связанная с выполнением
    работником требований трудовой
    дисциплины;

  • документация, связанная с прекращением
    трудовых отношений работников с
    организацией, с увольнением.

РезюмеАнкета
Трудовой контрактПриказ о приеме на
работу

Записьв трудовой
книжке
Запись в личной
карточке ф. Т-2 и в личном
делеЛицевой счет
по заработной плате

В настоящее время резюме, самый
распространенный документ, с помощью
которого осуществляется не только поиск
работы, но и отбор претендентов на ту
или иную вакантную должность.

Резюме (термин) –
французского происхождения (ресиме) в
буквальном переводе означает «краткое
изложение сути написанного, сказанного
или прочитанного, краткий вывод,
заключительный итог чего-либо». Резюме
является своего рода визитной карточкой,
только в более расширенном варианте.
Для того, чтобы создать полное, всесторонне
впечатление о вас как о работнике.

Оно
должно соответствующим образом отражать
ваши навыки, умения и достижения, опыт
работы, образование и наклонности.
Ваша главная задача при составлении
резюме — суметь как можно более выигрышно
(и в тоже время предельно объективно)
представить себя и свою рабочую биографию
с тем, чтобы сразу же или в ближайшей
перспективе получить желаемую работу.

Прежде чем пригласить потенциального
работника на собеседование, многие
руководители предпочитают ознакомиться
с его резюме, направленном в адрес
предприятия. Данная форма получения
сведений о будущем работнике экономит
время и особенно удобна, когда несколько
человек претендуют на одно и то же место
работы.

Отличительной особенностью
резюме является изложение сведений об
образовании и трудовой деятельности в
обратном хронологическом порядке. В
графе «Дополнительные сведения» может
быть указана любая информация: знание
иностранных языков, наличие печатных
трудов, профессиональные навыки по
другой специальности, индивидуальные
способности и возможности человека.

Внимательный анализ сведений, изложенных
в столь лаконичном документе, каким
является резюме, способствует созданию
первого впечатления о претенденте на
должность, позволяет сделать вывод о
его возрасте, семейном положении, опыте
работы, стремлении повышать свой
образовательный уровень. На собеседовании,
как правило, приглашаются те из приславших
свои резюме, чьи данные заинтересовали
работодателя.

На некоторых предприятиях заводится
специальная папка, где хранятся присланные
резюме и координаты специалистов,
предлагающих свои услуги. Эти сведения
пригодятся в случае появления вакансии
или при необходимости выполнения
срочной работы каким-либо специалистом.

Резюме
— является предельно сжатой, краткой и
вместе с тем достаточно полной справкой
о том, что представляет собой кандидат
на должность в профессиональном отношении
и социальном аспекте.

РЕЗЮМЕ

В
19978 году поступила на работу в школу №
56 г. Тюмени учителем английского языка,
где работаю по настоящее время.

Порядок формирования личных дел

Отец,
Маклаков Сергей Иванович, — пенсионер.
Мать – Маклакова Раиса Матвеевна –
бухгалтер магазина «Рассвет».

Не
замужем.

Домашний
адрес: г. Тюмень, ул. Мира, д. 15, кв. 8. Тел.
29-45-90

Прочитайте также:  Дело об убийстве ВРозвадовского передано в суд хотя на следствие и оказывалось давление

____________________________________________________________________________________________

  1. Какие документы
    предоставляет гражданин в кадровую
    службу для решения вопросов о приеме
    на работу?

  2. Как правильно
    составляется кадровое резюме?

  3. Какие существуют
    технологические цепочки процедур
    организации и документирования процесса
    приема граждан на работу?

  4. Какие документы
    заполняет гражданин в кадровой службе?

  5. С каких документов
    гражданина снимают копии?

  6. В чем отличие
    личной карточки (листа) от анкеты?

  7. Вносятся ли
    изменения в личную карточку (лист) при
    изменении семейного положения и места
    жительства?

Лекция
2. Трудовой договор

План:

  1. Заключению трудового договора.

  2. Основные положения трудового договора.

(10 разворотов)

Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Все бумаги помещают в скоросшиватель, на обложке которого проставляют присвоенный порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета. После увольнения оно изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Ведение личных дел сотрудников в 2017 году не является обязательной процедурой для большинства предприятий. Однако из этого правила есть ряд исключений.

В частности, согласно законодательству, на работников, которые замещают должности государственной службы, введение личных дел является обязательным. В некоторых государственных предприятиях такая обязанность может быть возложена на руководство соответствующим отраслевым нормативным актом. В отдельных случаях управляющая компания может отдать распоряжение по своим подразделениям об обязательном ведении личных дел сотрудников корпорации.

В остальных случаях руководитель каждого конкретного предприятия самостоятельно принимает решение, вести такие дела или нет. Даже если принято положительное решение, дела могут заводиться не на всех сотрудников, а только на отдельные категории. Например

  1. на руководящих работников (генерального директора и его заместителей, руководителей отделов, топ-менеджеров и т.д.);
  2. на материально ответственных работников (главный бухгалтер, его заместитель и т.п.)

Как показывает практика, в настоящее время руководители многих частных компаний отдают распоряжение продолжать ведение персональных дел в прежнем режим. Это понятно, ведь личное дело – полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Все копии документов, приказов и других бумаг, касающихся данного работника, собраны и структурированы в одной папке.

В случае принятия и утверждения решения о ведении персональных дел, на предприятии стоит разработать соответствующую инструкцию о порядке обращения с ними.

Внутренняя опись

  • По алфавиту;
  • По структурным подразделениям;
  • По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

Личное дело работника - как его правильно оформить

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Важно! В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет. При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно.

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Важно! В случае увольнения, личные дела не выдаются работникам на руки, а передаются в архив компании.

Личное дело работника - как его правильно оформить

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

                 (фамилия, имя, отчество работника)

N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров          
2 Личный листок по учету кадров          
3 Автобиография          
4 Копия диплома об образовании          
5 Трудовой договор          
           
  И т.д.          

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

Личное дело работника - как его правильно оформить

  (подпись)   (расшифровка подписи)

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

формы
и процедуры проведения аттестации,
педагогических и руководящих работников
государственных и муниципальных
образовательных учреждений, определенные
органами управления образованием
субъектов Российской Федерации, до
утверждения в установленном порядке
вариативных форм и процедур аттестации,
применяются в части, не противоречащей
настоящему Положению;

личное дело работника

квалификационные
категории, присвоенные педагогическим
и руководящим работникам государственных
и муниципальных образовательных
учреждений до введения в действие
настоящего Положения, сохраняются в
течение срока, на который они присвоены.

Министр
И.О. Фамилия

Верно

Начальник
канцелярии П.И. Фамилия

00.00.0000

  1. Что такое подлинник документа?

  2. Когда копия документа приобретает
    юридическую силу?

  3. Каковы правила выдачи копий в организации?

  4. Чем факсимильная копия отличается от
    свободной?

  5. Что представляет собой отметка о
    заверении копии и где она помещается
    на документа?

  6. Какие бывают виды копий?

  7. Как оформляется полная копия официального
    документа?

  8. В чем особенность оформления выписки?

  9. Что собой представляет отпуск документа
    и как он заверяется?

Список использованной литературы

Основная:

  1. Басаков М.И. Как правильно подготовить
    приказ: Учебное практическое пособие
    – М.: Изд-во торговая корпорация «Дашков
    и К°». Учебно-практическое пособие.
    2003.

  2. Басаков М.И. Делопроизводство и
    корреспонденция в вопросах и ответах:
    Учебное пособие для студентов
    экономических вузов и колледжей. 3-е
    изд., перераб. и доп. – Ростов-на-Дону:
    Феникс, 2001.

  3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система
    документации. Унифицированная система
    организационно-распорядите6льной
    документации. Требования к оформлению
    документов. – М.: Изд-во стандартов,
    2003.

  4. Государственная система документационного
    обеспечения управления. Основные
    положения. Общие требования к документам
    и службам документационного обеспечения.
    М.: Главархив СССР, 1991.

  5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство
    (Документационное обеспечение
    управления). – М.: «Бизнес-школа
    Интел-Синтез», 2003.

  6. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.:
    ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2003.

  7. Инструкции по документационному
    обеспечению (делопроизводству) в
    Администрации Президента Российской
    Федерации (утверждена распоряжением
    Администрации Президента РФ от
    02.08.1995. № 1418).

  8. Организация работы с документами:
    Учебник/В.А.Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М,
    2000.

  9. Печникова Т.В., Печников А.В. Практика
    работы с документами в организации.
    Учебное пособие. – М.: Ассоциация
    авторов и издателей «ТАНДЕМ». 1999.

Содержание

Пояснительная
записка…………………………………………………………………………….

Личное дело работника - как его правильно оформить

Лекция № 1.
Документы по личному составу…………………………………………………….

Лекция № 2.
Трудовой договор ……………………………………………………………………

Лекция № 3.
Приказы по личному составу………………………………………………………..

Лекция № 4.
Личная карточка формы Т-2…………………………………………………………

Лекция № 5.
Трудовые книжки…………………………………………………………………….

Лекция № 6.
Формирование и хранение личных
дел……………………………………………..

Список
использованной литературы……………………………………………………………….

Пояснительная записка

Дисциплина
«Документационное обеспечение управления»
является общепрофессиональный при
подготовке специалистов по специальностям:
0601 «Бухгалтерский учет и контроль»,
0611 «Документационное обеспечение
управления и архивоведение», 0613
«Государственное муниципальное
управление», 2300 «Гостиничный сервис».

Содержание дисциплины «Документационное
обеспечение управления» предназначено
для реализации государственных требований
к минимуму содержания и уровню подготовки
выпускников по данным специальностям
и является единым для всех форм обучения.

Форма контроля после завершения обучения
по дисциплине – экзамен.

Цель данной части курса лекций –
познакомить студента с оформлением
документов по личному составу в
соответствии с требования ГОСТ Р
6.30-2003.

Знания и освоение изложенного материала
позволяет студентам самостоятельно
составлять и оформлять документы по
личному составу.

Данный сборник лекций может быть
использован студентами всех форм
обучения (заочное и очное) по всем
специальностям, как для изучения, так
и для общего развития.

Электронное личное дело

Личное дело работника - как его правильно оформить

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

П. Сведения о воинском учете

подпись

(10 разворотов)

Дата
приема или заполнения трудовой книжки
или вкладыша к ней

Фамилия, имя и
отчество владельца трудовой книжки

Серия и номер
трудовой книжки или вкладыша к ней

Профессия,
специальность рабочего или служащего,
который сдал или на которого заполнена
трудовая книжка или вкладыш к ней

Наименование
цеха (отдела), куда зачислен рабочий
или служащий

Дата и № приказа
(распоряжения), на основании которого
произведен прием работника или
служащего

Расписка
ответственного лица, принявшего
книжки

число

месяц

год

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Книга учета движения трудовых книжек
и вкладышей в них ведется кадровой
службой, оформляющей прием и увольнение
работников. В этой книге должны
регистрироваться все трудовые книжки,
принятые от работников при поступлении
на работу, а также трудовые книжки и
вкладыши в них с указанием серии и
номера, выданные работникам вновь.

Когда работник получает трудовую книжку
в связи со своим увольнением, он должен
расписаться в личной карточке и в книге
учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них.

Личное дело работника - как его правильно оформить

Законодательство устанавливает ряд
требований к приходно-расходной книге
по учету бланков трудовых книжек и
вкладышей в нее и книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей в них. Они
должны быть:

  • пронумерованы;

  • прошнурованы;

  • заверены
    подписью руководителя организации;

  • скреплены
    сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовых
книжек и вкладыши в нее хранятся в
организации как документы строгой
отчетности, т.е. необходимо точно
определить их количество, регулярно
проводить их учет и т.д. Они выдаются
лицу, ответственному за ведение трудовых
книжек, по заявке, которая должна быть
оформлена в письменной форме.

По окончанию каждого календарного
месяца лицо, ответственное за ведение
трудовых книжек, обязано представить
в бухгалтерию организации письменный
отчет о наличии бланков трудовых книжек
и вкладыша в нее и о суммах, полученных
за оформленные работникам трудовые
книжки и вкладыши к ним. К отчету
прилагается приходный ордер кассы
организации.

УТВЕРЖЖДАЮ

Руководитель организации

___________ И.О. Фамилия

«___»___________ 200 __г.

Место печати

    1. г. Тюмень

_______________________________________________________________________________

(указать должность,
фамилию, имя и отчество)

Составлен настоящий Акт в том, что за
период с «___»______200__г. по «___»______ 200 _г.

(полное наименование
организации)

Личное дело работника - как его правильно оформить

Испорчено______________________________________________________________________

(указать подробную
причину порчи)

«____» штук
____________________________________________________________________

(указать прописью)

Бланков трудовых книжек (или вкладышей
к ним)____________________________________

(перечислить
серию и номер каждого бланка трудовой
книжки (или вкладыша к ней)

которые «___»___________________200 __г. уничтожены
путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченных
бланков трудовых книжек (вкладышей к
ним) с подотчета
___________________________________________________________________________

Примечание: с 1992 года время работы
осужденных в период отбывания или
наказания в виде лишения свободы
засчитывается в общий трудовой стаж –
Закон РФ от 12.06.92 № 2988-1.

Порядок формирования личных дел

Законодательством
устанавливается обязанность работодателя
иметь в наличии необходимое количество
бланков трудовых книжек и вкладышей в
нее.

Работодатель
несет юридическую обязанность организовать
работу, связанную с ведением, хранением,
учетом и выдачей трудовых книжек и
вкладышей в них.

Ответственность
за ведение, хранение, учет и выдачу
трудовых книжек несет специально
уполномоченное лицо, назначенное
приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение
установленного Правилами порядка
ведения, учета, хранения и выдачи трудовых
книжек должностное лицо несет
ответственность, установленную
законодательством Российской Федерации.
Данная ответственность может быть
дисциплинарной (ст. 192-195 ТК РФ и
административной (ст. 5.27 КоАП РФ).

Порядок
изготовления бланков трудовых книжек
и вкладышей в нее и обеспечения ими
работодателей утверждается Министерством
финансов РФ.

Вполне естественно,
что такие важные документы, как бланки
трудовых книжек и вкладыши в нее, должны
иметь соответствующую степень защиты.

При выдаче
работнику трудовой книжки или вкладыша
в нее работодатель взимает с него плату.
Размер платы определяется исходя из
размера расходов на приобретение
трудовой книжки или вкладыша в нее.
Исключение составляют следующие случаи:

  • массовая утрата работодателем
    трудовых книжек работников в результате
    чрезвычайных ситуаций (экологические
    и техногенные катастрофы, стихийные
    бедствия, массовые беспорядки и другие
    чрезвычайные обстоятельства);

  • неправильное первичное
    заполнение трудовой книжки или вкладыша
    в нее, порчи их не по вине работника
    (стоимость испорченного бланка
    оплачивается работодателем).

  1. На кого ведутся трудовые книжки.

  2. Кем и на основании, каких документов
    заполняется трудовая книжка на работника.

  3. В течение какого времени и в присутствии
    кого заполняется трудовая книжка на
    приятого работника.

  1. При увольнении работника, какой день
    считается последним.

  2. Кто несет ответственность за правильное
    заполнение и хранение трудовых книжек
    на предприятии.

Порядок формирования личных дел

К сведению. Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных.

Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при ликвидации организации.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector