Подписание документов факсимильной подписью: удобство или неоправданный риск?

Использование факсимиле в трудовых отношениях

Порядок использования факсимильного воспроизведения личной подписи при оформлении документов гражданско-правового характера установлен в п. 2 ст. 160 ГК РФ. В названном пункте говорится, что использование факсимиле допускается, если такая возможность предусмотрена нормами законодательства или соглашением сторон сделки.

Трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, состоящим из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права (ст. 5 ТК РФ). Таким образом, нормы Гражданского кодекса, допускающие воспроизведение факсимильных подписей на договорах, не могут применяться к трудовым договорам. Ведь порядок заключения трудовых договоров регулируется исключительно положениями ТК РФ.

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор, как правило, вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем (ст. 61 ТК РФ).

Примечание. При фактическом допущении работника к выполнению трудовых обязанностей работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня допуска работника к работе (ст. 67 ТК РФ).

Итак, поскольку трудовой договор должен быть подписан каждой из сторон (работником и работодателем), использование факсимиле при его заключении недопустимо.

Разумеется, подписание трудового договора с помощью факсимиле не будет свидетельствовать об отсутствии трудовых отношений. Ведь даже если трудовой договор не был оформлен письменно, а работник фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя (либо его представителя), трудовой договор все равно считается заключенным.

В то же время в трудовом договоре могут быть закреплены особые условия труда, порядок поощрения и премирования, предоставления дополнительных отпусков, иные льготы или существенные для работника условия. Если такой договор со стороны работодателя заверен факсимильной подписью, в случае возникновения споров между работником и работодателем суд может не принять трудовой договор в качестве доказательства.

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Сходства и различия печати, штампа и факсимиле

Штамп — носитель информации, важный для компании в работе. Используется для штамповки однотипных записей в документах, но не наделяет бумагу юридической силой.

Печать — округлый, треугольный, прямоугольный атрибут с размещением информации по организации компании (ИИН, логотип, ОГРН). Заверенные ею документы становятся юридически значимыми.

Сходство факсимиле с печатью — наделение бумаги юридической силой. Отличие — сфере использования. Печать ставится на финансовой документации при подписании. Факсимиле же на них не используется.

Договоры

Подписание документов факсимильной подписью: удобство или неоправданный риск?

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). В соответствии с п. 2 ст. 420 ГК РФ к договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках, предусмотренные гл. 9 ГК РФ (ст. ст. 153 — 181). Иными словами, норма о возможности использования факсимиле, зафиксированная в п. 2 ст. 160 ГК РФ, применима к договорам и соглашениям организаций.

Примечание. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

В части второй ГК РФ, содержащей положения об отдельных видах обязательств (договоров), нет специальных норм о возможности использования факсимиле применительно к какому-либо из конкретных видов договоров. Таким образом, проставление на договоре факсимильного воспроизведения личной подписи лица, совершающего сделку, допускается, если это прямо предусмотрено соглашением сторон сделки.

Необходимость и преимущества использования

Необходимость в применении факсимиле возникает в крупных организациях, где объем документооборота большой, и руководителю приходится тратить много времени на постановку личной подписи. Другие причины — излишняя занятость, отсутствие руководящего лица на рабочем месте.

Документация же требует подписания в определенный срок. Преимущества применения факсимиле:

  • ускорение процесса документооборота, чтобы сотрудники не тратили время на изучение и проставление подписей документации при получении;
  • возможность распознавания должностного лица, поставившего подобную подпись;
  • обозначение в документе полной конфиденциальной информации, позволяющей компании (организации) нивелировать финансовые риски потерь;
  • отражение исключительно достоверной информации в сформированном документе;
  • быстрое заключение сделок между фирмами, компаниями;
  • упрощение обмена документацией внутри компании и за ее пределами.
Справка! Факсимиле делает работу бухгалтеров и предпринимателей упрощенной, ускоренной. Утверждать порядок ее использования компания или фирма при высокой загруженности, обработке для подписания большого количества документов ежедневно вправе самостоятельно. Оригинальная копия подписи ускоряет процесс документооборота, что немаловажно при частом отсутствии руководителя или его заместителя на предприятии. Она может проставляться на первичных документах (нормативные акты, инструкции, регламенты, извещения, приглашения, грамоты, счета-фактуры, договоры, товарные накладные, акты), определяющих порядок ведения делопроизводства.

Согласно ГК РФ оригинальная копия подписи должностного лица допускается к использованию для заключения гражданско-правовых сделок. Стороны между собой должны оформлять соглашение о порядке применения факсимиле для приобретения юридической силы, отражать подробно условия в тексте основного договора.

В соглашении необходимо четко прописывать все возможности подписания документации с помощью факсимиле либо заключать дополнительное соглашение сторон. В противном случае правовая сделка при спорах в суде может оказаться недействительной. Документ может оказаться фальсификатом, если будет подкреплен факсимиле в случаях, запрещенных законом.

Сфера применения оригинальной копии подписи руководителя — обширная, поэтому нет единой позиции по использованию с точки зрения законодателей. Согласно ст. 160 ГК РФ, подпись может применяться при гражданско-правовых сделках. Но одна из сторон должна ее принять, создав дополнительное соглашение.

Тесно сотрудничающим компаниям во избежание финансовых проблем на момент применения факсимиле юристы советуют разграничивать возможности использования для разных документов, т.е. то разрабатывать подробный перечень.

Предпринимателям же немаловажно сначала изучить судебную практику и правовые нормы, связанные с использование факсимиле. Подписывать соглашение о принятии подписи факсимиле, чтобы подобные документы при рассмотрении в суде могли стать весомым доказательством, приобретали юридическую значимость.

Спорные позиции

Случается, что суды рассматривают дела о степени правомерного применения факсимиле на документации. Конкретные случае разрешения либо запрета в законодательстве не описаны. Так, например, налоговики не принимают заявления на вычет НДС от налогоплательщиков, заявляя, что первичные финансовые отчеты должны подписываться собственноручно руководителем предприятия. Хотя заверение бумаг с помощью факсимиле не приведет к особым последствиям налогового характера.

Прочитайте также:  Надо ли вступать в наследство если есть дарственная

Факсимиле применяется во многих случаях. Единой позиции законности по использованию не определено. Ясно одно, что ее разрешается применять при гражданско-правовых сделках. Гражданский кодекс РФ все-таки предусматривает законность подписания документов подобным образом.

Юридические сделки

При совершении юридических сделок законодательство не запрещает воспроизводить факсимиле. Однако порядок и случай не должен противоречить соглашению сторон и законодательным актам. Единственный вариант законного применения печати — составление соглашения сторон при заключении либо исполнении сделки.

Для возможности использования факсимиле должен составляться отдельный документ в произвольной форме либо прикладываться к основному договору полный перечь случаев с ее использованием. В тексте прописываются:

  • условия;
  • вся документация с возможностью использования печати;
  • должности и инициалы работников с наличием права на использование оригинальной копии подписи.
Справка! Копия собственноручной подписи, равно как и печать, при разногласиях между компаниями и обращении в суд должна быть наделена юридической силой.

Ставить оттиск подписи должностного лица на первичной документации в виде прямоугольного штампа не допустимо. Это запрещено законом. Бумаги должен подписывать главный бухгалтер либо руководитель фирмы лично, иначе налоговые службы по отношению к налогоплательщикам могут выдвинуть обоснованные претензии.

Чиновники часто ссылаются на Федеральный закон №129, где указано, что на первичных документах должна проставляться собственноручная подпись руководства. Налоговики в законном порядке вправе обратиться в суд, обосновать свои претензии к налогоплательщикам.

Счет-фактура

По поводу факсимиле на счет-фактурах ходят острые дискуссии. Это злободневный вопрос для налогоплательщиков, ведь фактура — основание для применения налоговых вычетов. Налоговики высказывают единое мнение по отношению к таким документах.

Ставить в них копию подписи недопустимо. Нужен оригинал, иначе счет-фактуры попросту не будут приниматься до вычета по НДС.

Заметка! При разъяснениях вопроса о проставлении копии подписи налоговики ссылаются на законодательные документы и нормы Налогового кодекса РФ, хотя суды нередко встают на защиту предпринимателей. Но выигрышным окажется дело только при составленном дополнительном соглашение сторон по использованию факсимиле. В НК РФ четко указано, что счет-фактура не является основанием для принятия суммы налога к возмещению или вычету, если будут составляться с нарушениями, не соответствовать установленному порядку (ст. 169 НК РФ).

Если счет-фактура выставляется индивидуальным предпринимателем, то она должна подписываться лично его рукой с указанием реквизитов, свидетельства о государственной регистрации. Если составляется организацией, то непосредственно – бухгалтером, главным руководителем, уполномоченным лицом на основании приказа

Договор

Договор можно оформлять, подкрепляя копией оригинальной подписи. Это не противоречит законодательным нормам, но при наличии соглашения между сторонами. Главное, чтобы действительность заверения через факсимиле внушала доверие.

При составлении дополнительного соглашения рекомендуется прикладывать таблицу с образцами подписей и соответствующих оттисков данных лиц, допущенных к использованию факсимиле. Такие действия должны оговариваться между сторонами – участниками сделок.

Если дело дойдет до суда, то договор после подписания будет признан правомерным только в случае совершения ряда действий, свидетельствующих о принятии договорных условий. Если договор заверяется без предварительно составленного соглашения или присутствия ответственного лица на момент подписания, то сделка может быть оспорена в суде.

Справка! Копия подписи применяется при заключении договоров (ст. 162 ЖК РФ). Документы приобретают юридическую силу, равно как и с обычной подписью, но если контрагент соглашается на принятие факсимиле в качестве подписи. В противном случае подобный договор может быть признан судом недействительным. Контрагент останется в проигрыше при несоблюдении письменной формы сделки.

Товарные накладные

Заверять товарные накладные копией подписи-оригинала можно при составлении на то дополнительного соглашения. Хотя налоговики опять-таки могут посчитать подобное заверение неправомерным, отказать в вычете НДС. По закону товарная накладная — первичный документ, значит, должна подписываться собственноручно уполномоченным лицом.

Но вопрос – спорный. Накладные идут типовой формы, учрежденной Госкомстатом. Значит, ставить на них подпись от руки необязательно. Полный запрет на воспроизведение факсимиле отсутствует, но проставляться она может лишь на унифицированных формах товарных накладных. Если форма разработана организацией самостоятельно, то применяться уже не может.

Акты о выполненных работах составляются в свободной форме, унифицированная не предусмотрена. В них отображаются обязательные реквизиты и собственноручная подпись должностного лица.

Подписание документов факсимильной подписью: удобство или неоправданный риск?

Напомним, что факсимиле — метод производства воспроизведения ручной подписи человека. В актах для заверения выполненных работ контрагенты имеют право применять, но опять-таки при заключенном соглашении об использовании.

Выпуск в новостей, в котором указан порядок использования факсимильной подписи в счете-фактуре, представлен ниже.

Образец приказа об изготовлении и использовании факсимиле

Воспроизведение подписи — штамп или печать, на которых вырезана оригинальная подпись лица, ответственного за визирование документов. Обычно это подпись руководителя организации.

Воспроизводить подпись разрешается при имеющемся протоколе согласования соглашения любых иных договорах с заключением в будущем. Соглашение придает важность документации, которая будет подписываться факсимиле. Также можно составлять дополнительное соглашение к уже заключенному договору и подписывать его собственноручно подписями сторон.

Договор будет считаться заключенным и подписанным лицами при совершении сделки, если в нем будет стоять факсимильная подпись, но только при подписании двумя сторонами и подкреплении документа оригинальной круглой печатью.

Даже счет-фактура будет считаться юридически значимым, если:

  • направляется одной из сторон;
  • оплачивается другой стороной;
  • отражает в себе условия договора;
  • подкреплена дополнительным соглашением.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Соглашение ¦
¦ об использовании факсимильного воспроизведения подписей ¦
¦ ¦
¦г. Москва 1 февраля 2010 г.¦
¦ ¦
¦ ООО "Альфа" в лице генерального директора Иванова И.И., именуемое в¦
¦дальнейшем "Поставщик", и ООО "Бета" в лице генерального директора¦
¦Сидорова П.П., именуемое в дальнейшем "Покупатель" (при совместном¦
¦упоминании именуемые в дальнейшем "Стороны"), заключили настоящее¦
¦соглашение о нижеследующем: ¦
¦ 1. Стороны устанавливают, что подписание документов с использованием¦
¦факсимильного воспроизведения подписей допускается в следующих случаях: ¦
¦ - при ведении между Сторонами деловой переписки; ¦
¦ - при оформлении договоров поставки, договоров купли-продажи,¦
¦заключенных между Сторонами, а также дополнительных соглашений и¦
¦приложений к указанным договорам; ¦
¦ - при выставлении Сторонами счетов на оплату и оформлении заказов. ¦
¦ 2. Документы, перечисленные в п. 1 настоящего договора, могут быть¦
¦подписаны факсимильными подписями следующих лиц (в пределах полномочий¦
¦должностных лиц): ¦
¦ ¦
¦------------------------------------T-----------------------------------¬¦
¦¦ Со стороны Поставщика ¦ Со стороны Покупателя ¦¦
¦ ----------------------------------- ----------------------------------- ¦
¦¦Генерального директора ¦Генерального директора ¦¦
¦¦Иванова И.И. Иванов ¦Сидорова П.П. Сидоров ¦¦
¦¦ ------------------ ¦ ------------------ ¦¦
¦¦ (оттиск факсимиле) ¦ (оттиск факсимиле) ¦¦
¦ ----------------------------------- ----------------------------------- ¦
¦¦Главного бухгалтера ¦Главного бухгалтера ¦¦
¦¦Кузнецовой А.А. Кузнецова ¦Михайловой В.В. Михайлова ¦¦
¦¦ ------------------ ¦ ------------------ ¦¦
¦¦ (оттиск факсимиле) ¦ (оттиск факсимиле) ¦¦
¦L----------------------------------- ------------------------------------¦
¦ ¦
¦ 3. В случае увольнения должностных лиц, указанных в п. 2 настоящего¦
¦соглашения, или прекращения их полномочий Стороны обязаны уведомить друг¦
¦друга об этом в течение двух рабочих дней с момента соответствующего¦
¦изменения. ¦
¦ 4. Факсимильное воспроизведение подписей должностных лиц, указанных в¦
¦п. 2 настоящего соглашения, на документах, перечисленных в п. 1¦
¦настоящего соглашения, Стороны признают аналогом собственноручных¦
¦подписей этих лиц. ¦
¦ 5. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих¦
¦одинаковую юридическую силу (по одному экземпляру для каждой из Сторон),¦
¦и вступает в силу со дня его подписания. ¦
¦ 6. Реквизиты, подписи и печати Сторон: ¦
¦ ¦
¦Поставщик Покупатель ¦
¦ООО "Альфа" ООО "Бета" ¦
¦107076, г. Москва, ул. Черкизовская, 129090, г. Москва, ¦
¦д. 7/12 ул. Каланчевская, д. 5, офис 412¦
¦ИНН 7718654321 ИНН 7708123456 ¦
¦Генеральный директор Генеральный директор ¦
¦Иванов (Иванов И.И.) Сидоров (Сидоров П.П.) ¦
¦------ ------- ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рисунок 1

Предположим, договор подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Такой договор не имеет для его сторон юридической силы. При подобных обстоятельствах суд может признать данный договор недействительным в связи с несоблюдением формы договора (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.

Примечание. Недействительная сделка не влечет юридических последствий, за исключением тех, которые связаны с ее недействительностью, и недействительна с момента ее совершения (п. 1 ст. 167 ГК РФ).

Вместе с тем, если лицо, факсимиле подписи которого было использовано при подписании договора, подтверждает подписание этого договора (например, оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично из-за травмы правой руки) либо одобряет данную сделку, суд может отказать в удовлетворении иска о признании такого договора ничтожным или незаключенным. Пример подобного судебного решения — Определение ВАС РФ от 04.02.2010 N ВАС-1052/10.

Прочитайте также:  Договор цессии на квартиру по дду

Примечание. Сделка недействительна по основаниям, установленным ГК РФ, в силу признания ее таковой судом (оспоримая сделка) либо независимо от такого признания (ничтожная сделка). Основание — п. 1 ст. 166 ГК РФ.

Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров (работ, услуг), их приемка для использования, реализация других прав и обязанностей по сделке. Это указано в п. 5 Информационного письма ВАС РФ от 23.10.2000 N 57.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦г. Москва 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Приказ N 12 ¦
¦ об изготовлении и использовании факсимиле ¦
¦ ¦
¦ В целях установления единого порядка использования факсимиле в¦
¦ООО "Альфа" ¦
¦ ¦
¦Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Изготовить факсимиле личной подписи генерального директора ООО¦
¦"Альфа" Иванова И.И. и факсимиле личной подписи главного бухгалтера ООО¦
¦"Альфа" Кузнецовой А.А. ¦
¦ 2. Установить, что при необходимости в случае отсутствия генерального¦
¦директора и (или) главного бухгалтера ООО "Альфа" допускается¦
¦проставление факсимиле их подписей на следующих документах: ¦
¦ - договорах, контрактах, соглашениях; ¦
¦ - дополнительных соглашениях и приложениях к договорам, контрактам и¦
¦соглашениям; ¦
¦ - счетах на оплату; ¦
¦ - заказах, заявках, наряд-заказах и других аналогичных документах; ¦
¦ - письмах и иной исходящей корреспонденции. ¦
¦ Использовать факсимиле на указанных документах только при условии,¦
¦что возможность подписания конкретного документа факсимильной подписью¦
¦предусмотрена в соответствующем договоре (контракте, соглашении),¦
¦заключенном с контрагентом. ¦
¦ 3. Запретить проставление факсимиле на документах, не предусмотренных¦
¦настоящим приказом. ¦
¦ 4. Факсимиле подписей генерального директора и главного бухгалтера¦
¦хранить в сейфе у финансового директора ООО "Альфа" Петровой Д.Н. и¦
¦выдавать под расписку, о чем делать запись в журнале учета использования¦
¦факсимиле. Назначить ответственным за хранение, целевое использование¦
¦факсимиле и ведение журнала учета использования факсимиле финансового¦
¦директора ООО "Альфа" Петрову Д.Н. ¦
¦ 5. Ежегодно в срок до 15 января каждого года проводить проверку¦
¦наличия факсимиле, их функциональных качеств и ведения журнала учета¦
¦использования факсимиле. Утверждение состава специальной комиссии для¦
¦проведения проверки и контроль за исполнением настоящего приказа оставляю¦
¦за собой. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Иванов И.И. Иванов¦
¦ ¦
¦С настоящим приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦----T-------------------T---------T-------------------T-----------------¬¦
¦¦ N ¦Должность работника¦ Подпись ¦ Фамилия и инициалы¦Дата ознакомления¦¦
¦¦п/п¦ ¦ ¦ работника ¦ ¦¦
¦ --- ------------------- --------- ------------------- ----------------- ¦
¦¦ 1 ¦Главный бухгалтер ¦Кузнецова¦Кузнецова А.А. ¦14.01.2010 ¦¦
¦ --- ------------------- --------- ------------------- ----------------- ¦
¦¦ 2 ¦Финансовый директор¦ Петрова ¦Петрова Д.Н. ¦15.01.2010 ¦¦
¦L--- ------------------- --------- ------------------- ------------------¦
L--------------------------------------------------------------------------

Порядок применения

Чтобы снизить риски ответственности руководителя на предприятии в соглашении важно отразить, как будет храниться и использоваться факсимиле. Соглашение для компании- документ, подтверждающий правомерность применения подписи. Руководитель предприятия должен издавать приказ, отражая в нем:

  • правила, положения по внедрению копии;
  • список должностных лиц с правом на факсимиле;
  • перечень документации, пригодной для постановки;
  • способы хранения;
  • варианты доступа и ответственности за хранение.
Справка! Оттиск подписи заменяет рукописный вариант. Значит, дает возможность идентифицировать руководящее лицо. Предприниматели могут наделять такими полномочиями сотрудников с выпиской на них доверенности, но отвечающих за хранение, использование факсимиле. Другим сотрудникам подпись недоступна. В противном случае правила оформления первичной документации будут нарушены. Может пострадать документооборот предприятия в целом.

Итак, проставление на некоторых видах документов факсимильной подписи признается аналогом собственноручного подписания этих документов. Следовательно, документы, подписанные с помощью факсимиле, имеют для организации и ее контрагентов юридическую силу. Вместе с тем наличие факсимиле в компании несет риски его недобросовестного использования, что может причинить сторонам имущественный ущерб. Как защититься от этого?

Прежде всего необходимо максимально ограничить число должностных лиц, имеющих право пользования факсимиле. Для этого следует приказом руководителя организации утвердить перечень таких лиц. Целесообразно также разработать инструкцию по применению факсимиле. В ней нужно указать:

  • порядок изготовления и уничтожения факсимиле;
  • порядок учета, выдачи, использования и хранения факсимиле;
  • перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле;
  • перечень лиц, ответственных за хранение и надлежащее использование факсимиле;
  • подробный список документов, на которых разрешено использовать факсимильные подписи (с указанием лиц, имеющих право ставить факсимильные оттиски подписей на конкретных видах документов);
  • порядок контроля за целевым использованием факсимиле;
  • периодичность и порядок проведения проверки (инвентаризации) факсимильных клише.

Кроме того, все факты использования факсимиле и его передачи внутри организации можно фиксировать в специальном журнале учета факсимиле.

Примечание. Проверять наличие факсимиле следует как минимум раз в год. Это может делать руководитель организации лично или специальная комиссия, назначенная его приказом.

Порядок составления и формы приказа (распоряжения) об использовании факсимиле, инструкции и журнала учета факсимиле законодательно не установлены. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает наиболее подходящие для нее формы указанных документов. За основу можно взять Инструкцию о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России, утвержденную Приказом МВД России от 06.02.2007 N 130. Примерный образец приказа руководителя организации об изготовлении и использовании факсимиле приведен на рис. 2.

Доверенности

Доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем или иным уполномоченным лицом и заверяется печатью этого юридического лица. Так сказано в п. 5 ст. 185 ГК РФ.

Поскольку выдача доверенности является сделкой, к такой сделке применяются нормы, предусмотренные гл. 9 ГК РФ, включая положения ст. 160 ГК РФ о факсимиле. Казалось бы, согласно указанным нормам доверенность можно подписать с помощью факсимиле. Однако следует учитывать, что доверенность является односторонней сделкой.

Поэтому в отношении доверенностей стороны не могут установить ни в каком соглашении условие о допустимости подписания доверенностей факсимильными подписями. Более того, возможность использования факсимиле на доверенностях законодательно не оговорена. Таким образом, напрашивается только один вывод — подписывать доверенности с помощью факсимиле нельзя.

Аналогичное мнение приведено в Письмах МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ и Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404. Такой же позиции, как правило, придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 N А11-1742/2003-К1-10/164 и ФАС Уральского округа от 05.04.2010 N Ф09-2085/10-С3 по делу N А76-29193/2008-4-709/119).

Примечание. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Правомерность использования

Понятие факсимиле не определено на законодательном уровне. Хотя в ГК РФ обозначено, где и как может воспроизводиться копия подписи. Правомерно ее использовать при гражданско-правовых сделках, ведь это отражено законом.

Факсимильная подпись будет вполне значимой при обращении в суд, если обе стороны при составлении договора будут дополнительно отражать в нем согласие на применение либо подписывать соглашение о принятии данного вида подписи.

Это важно для тесно сотрудничающих компаний, чтобы документация, подписанная собственноручной копией, приобретала юридическую значимость, становилась весомым доказательством при спорах.

Векселя

Вексель является разновидностью ценной бумаги (ст. 143 ГК РФ). В п. 1 совместного Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 33 и Пленума ВАС РФ N 14 от 04.12.2000 указано, что вексельные сделки (в том числе сделки по выдаче, акцепту, индоссированию, авалированию векселей) регулируются нормами специального вексельного законодательства. Вместе с тем на указанные сделки распространяются и общие нормы гражданского законодательства о сделках и обязательствах.

Можно было бы предположить, что положения п. 2 ст. 160 ГК РФ (о возможности использования факсимиле) применяются и к векселям. Но при подписании векселей нужно руководствоваться прежде всего нормами специального вексельного законодательства. В п. п. 1 и 75 Положения о переводном и простом векселе {amp}lt;1{amp}gt;

На необходимость личной подписи векселедателя на векселе указал также Президиум ВАС РФ в п. 1 Информационного письма от 25.07.1997 N 18. В нем, в частности, отмечено, что при отсутствии на векселе собственноручной подписи векселедателя вексель признается составленным с нарушением формы. Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является дефектом формы векселя и, значит, не влечет обязательств по такому векселю.

Примечание. Собственноручной должна быть не только подпись прямого вексельного должника (векселедателя), но и подписи индоссантов в случае передачи векселя другим лицам.

Использование факсимиле на документах налогового и бухгалтерского учета и при составлении отчетности

Порядок оформления документов налогового и бухгалтерского учета установлен Налоговым кодексом, Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) и иными нормативно-правовыми актами, определяющими порядок ведения учета.

Примечание. Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в Налоговом кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ (п. 1 ст. 11 НК РФ).

К имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется (если иное не предусмотрено законодательством). Такая норма содержится в п. 3 ст. 2 ГК РФ.

Следовательно, положения п. 2 ст. 160 ГК РФ, предусматривающие возможность использования факсимиле при совершении сделок, на порядок составления документов налогового и бухгалтерского учета не распространяются. Иными словами, подписание первичных учетных документов, а также документов налогового и бухгалтерского учета с помощью факсимильной подписи недопустимо.

Прочитайте также:  Какие штрафы за несвоевременную уплату налогов

Между тем арбитражная практика свидетельствует, что в ряде случаев использование факсимиле при удостоверении подобных документов может быть признано судом правомерным. При этом суды обычно исходят из того, что факсимиле является одним из способов выполнения оригинальной личной подписи. Нередко арбитражные суды признают возможность применения норм ГК РФ о факсимиле к налоговым и бухгалтерским документам, если проставление факсимиле на таких документах (актах, счетах на оплату, накладных и др.) предусмотрено в соответствующем соглашении между сторонами конкретной сделки.

Налоговая декларация представляет собой письменное заявление налогоплательщика об объектах налогообложения, полученных доходах и произведенных расходах, источниках доходов, налоговой базе, налоговых льготах, исчисленной сумме налога и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога (п. 1 ст. 80 НК РФ).

Налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) или его представитель подписывает налоговую декларацию (расчет), подтверждая тем самым достоверность и полноту сведений, указанных в ней. Это установлено в абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ. В инструкциях о порядке заполнения налоговых деклараций по конкретным видам налогов обычно говорится, что на титульном листе декларации руководитель организации ставит личную подпись, дату подписания и заверяет свою подпись печатью организации.

Примечание. Налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи (п. 4 ст. 80 НК РФ).

К аналогичным выводам пришел и ВАС РФ в Определении от 02.06.2008 N 6600/08 по делу N А11-2499/2007-К2-24/126. Судьи отметили следующее: «Истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами.

Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков». Таким образом, ВАС РФ согласился с тем, что налоговая декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ.

Примечание. Должностные лица территориальных налоговых органов не вправе использовать факсимильные подписи в уведомлениях и требованиях об уплате налогов и сборов.

Бумаги налогового, бухгалтерского учета оформляются только постановкой подписи в ручную ответственных лиц.Позиция по отношению факсимиле в законе о бухгалтерском учете не обозначена. Финансовые последствия могут оказаться неизбежными в случае подписания копией. Такая документация не сможет выступать доказательством в суде при вынесении решения по иску.

Налоговые органы указывают, что не может использоваться факсимильная подпись при оформлении и подписании налоговых деклараций. Факсимиле в данном случае – не альтернатива собственноручной подписи.

Когда разрешается и запрещается использовать

Многие нормативные акты пригодны для подписания факсимиле:

  • результаты ЕГЭ;
  • свидетельства, сертификаты, патенты;
  • приглашения, грамоты, письма благодарности;
  • закрепление гражданско-правовых отношений.
Если штамп с оттиском подписи ответственного лица выполнен качественно, то может применяться при оформлении документации, но при наличии соглашения сторон.

Не ставится факсимильная подпись на платежных документах, например, при оформлении контракта между сторонами на большую сумму денег. Печать не подходит для:

  • проведения операций с векселями на предприятиях;
  • сдачи отчётности в налоговые органы.

Применять факсимиле не просто. Это точное воспроизведение подписи руководителя (должностного лица), выполненное в виде оттиска печати. Если подпись будет точно изготовлена, то не уступит настоящей подписи. Но даже высококачественное исполнение не дает возможности ее использовать на всех документах. Например, недопустимо ставить на бумагах при оформлении дубликата доверенности.

Главное, чтобы применение подписи не противоречило закону.

Важно! Предприниматели должны знать, что подобный штамп не наделяет юридической силой товарные накладные, доверенности, документы первичного бухгалтерского учета и другие, требующие последующего перенаправления на регистрацию в государственные органы.

Сегодня факсимиле — незаменимый атрибут многих руководителей, бизнесменов, предпринимателей. Используется при необходимости ежедневного подписания большого количества актов и распоряжений.

Часто в копии рукописной подписи нуждаются уполномоченные лица при выдаче определенных документов работникам или секретари для проставления на благодарственных письмах, грамотах, поздравительных открытках.

О правомерном использовании факсимильной подписи можно узнать ниже на видео.

Акты сдачи-приемки работ (услуг), товарные и товарно-транспортные накладные

Акты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), товарные, товарно-транспортные накладные являются первичными учетными документами. Они должны отвечать требованиям, установленным в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Поскольку унифицированные формы товарной накладной и товарно-транспортной накладной утверждены, эти документы необходимо составлять по данным типовым формам {amp}lt;2{amp}gt;.

Примечание. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, а документы, форма которых не установлена, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов являются личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение конкретной хозяйственной операции и правильность ее оформления. Таким образом, первичный документ, подписанный с помощью факсимиле, нельзя принять к налоговому и бухгалтерскому учету.

Арбитражные суды обычно признают неправомерным использование факсимиле для подписания актов сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг) и накладных, ссылаясь на отсутствие соглашения сторон о применении факсимиле при оформлении указанных документов. Примеры подобных решений — Определение ВАС РФ от 07.02.

2008 N 653/08 и Постановление ФАС Московского округа от 24.02.2009 N КГ-А41/12655-08-П по делу N А41-К1-8077/07. Иначе говоря, если контрагенты заключат соглашение об использовании факсимиле, то факсимильное воспроизведение подписей на первичных документах суды не смогут трактовать как нарушение закона.

Примечание. Действующим законодательством РФ не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия.

Еще один интересный пример из судебной практики — Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 по делу N А56-13616/2007. В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, несмотря на то что акты сдачи-приемки выполненных работ содержат факсимильные подписи должностных лиц. Ведь подписи на этих актах заверены оттиском печати организации.

Счета-фактуры

Счет-фактура является документом, служащим основанием для применения вычета по НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или другим распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).

По мнению Минфина России {amp}lt;3{amp}gt;, использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому счета-фактуры, оформленные с помощью факсимиле, считаются составленными с нарушением предусмотренного порядка. Они не могут являться основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю.

До недавнего времени арбитражные суды в основном приходили к таким же выводам. Они отказывали налогоплательщикам в принятии НДС к вычету по счетам-фактурам, подписанным факсимильной подписью (подписями). Несколько примеров подобных решений — Постановления ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2006, 07.06.

В последнее время суды все чаще стали выносить решения по рассматриваемому вопросу в пользу налогоплательщиков {amp}lt;4{amp}gt;. При этом приводятся следующие аргументы. Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой один из способов выполнения его оригинальной личной подписи.

Действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур. Кроме того, в Налоговом кодексе нет запрета на совершение подписи руководителя (главного бухгалтера) организации путем проставления штампа-факсимиле. Значит, факсимильный оттиск личной подписи должностного лица на счете-фактуре не является нарушением требований к подписанию счета-фактуры, установленных в п. 6 ст. 169 НК РФ.

Кроме того, ВАС РФ в Определении от 13.02.2009 N ВАС-16068/08 по делу N А-32-6504/2007-33/124 указал, что при наличии соглашения между сторонами проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не является нарушением норм ст. 169 НК РФ. Иными словами, судебная практика теперь исходит из того, что нормы гражданского законодательства о факсимиле могут быть применены и к порядку оформления счетов-фактур.

Примечание. Скоро счета-фактуры можно будет составлять в электронном виде. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки и наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур. Об этом говорится в новой редакции п. 1 ст. 169 НК РФ, введенной Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ.

Между тем Минфин России по-прежнему настаивает на недопустимости применения факсимильных подписей при оформлении счетов-фактур (например, Письмо от 01.06.2010 N 03-07-09/33). Очевидно, что принятие НДС к вычету по счету-фактуре, подписанному с помощью факсимиле, приведет к спору с налоговыми органами. Отстаивать правомерность применения вычета организации придется в арбитражном суде.

Обратите внимание! Ответственность за незаконное использование факсимиле

Лица, использующие факсимиле для изготовления поддельных документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Согласно ч. 3 ст. 327 УК РФ использование заведомо подложного документа наказывается:

  • штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  • или обязательными работами на срок от 180 до 240 часов;
  • либо исправительными работами на срок до двух лет;
  • либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Если факсимиле было использовано в корыстных целях для завладения чужим имуществом или приобретения права на чужое имущество, такое деяние может быть квалифицировано как мошенничество. Уголовная ответственность за мошенничество установлена в ст. 159 УК РФ. Эта ответственность варьируется в зависимости от размера причиненного ущерба и числа исполнителей (участников) преступления.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector