Закон о правильном оформлении документов

Правила оформления документов в Администрации Президента Российской Федерации

УТВЕРЖДЕНЫраспоряжением АдминистрацииПрезидента Российской Федерацииот 15 января 1997 года N 102

Правила оформления документов в Администрации Президента Российской Федерации подготовлены Управлением делопроизводства Администрации Президента Российской Федерации при участии Главного государственно-правового управления Президента Российской Федерации и других самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, а также Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Росархива.

1. Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ.Отделяется от слова «Проект» 3 интервалами.Печатается прописными буквами и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

2. Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН.Отделяется от наименования государства 2 интервалами.Печатается прописными буквами размером шрифта не менее N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

3. ЗаголовокОтделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами.Печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например, Семейный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

4. ТекстОтделяется от заголовка 3-4 интервалами.Печатается через 2 интервала.Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.Преамбула служит для обоснования принятия закона или декларирования его принципов.Основная часть текста законопроекта структурируется в целях его изложения в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным.

Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, следует печатать прописными буквами размером шрифта N 14 и выравнивать по центру. Заголовки могут быть выделены полужирным шрифтом.

Точка в конце заголовка не ставится.Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по своей левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово «статья» печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку.При отсутствии заголовка слово «статья» печатается с прописной буквы, далее проставляется номер арабскими цифрами.

Закон о правильном оформлении документов

Слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку. Например: Статья 81. Банк России осуществляет межбанковские расчеты через свои учреждения. Текст статьи законопроекта может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы.Часть как структурная единица статьи не имеет нумерации.

Ссылка на нее оформляется следующим образом: часть первая статьи 2.Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой (реже — с круглой скобкой)*, подпункты — строчными буквами (реже — арабскими цифрами) с круглой скобкой. Ссылки на них оформляются следующим образом: пункт 2 статьи 6, подпункт «к» пункта 2 статьи 7.

После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенно-цифрового обозначения.________________ * В Конституции Российской Федерации как исключение абзацы текста статей, обозначенные арабскими цифрами с точкой, именуются частями. Структура законопроектов о внесении изменений и дополнений в действующие акты должна соответствовать структуре основных актов.

5. ПодписьОтделяется от текста 3 интервалами.Состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через 1 интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

6. Визы

Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Виза проставляется на оборотной стороне каждого листа второго экземпляра текста законопроекта.

Образец прилагается.

                 Образец

 Вносится ПрезидентомРоссийской ФедерацииПроект

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .С т а т ь я 297. Распоряжение имуществом казенногопредприятия

1. Казенное предприятие вправе отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом лишь с согласия собственника этого имущества.

Казенное предприятие самостоятельно реализует производимую им продукцию, если иное не установлено законом или иными правовыми актами.

2. Порядок распределения доходов казенного предприятия определяется собственником его имущества.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Президент

Российской Федерации

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

1. Государственный герб Российской Федерации

2. Наименование вида акта — указ Президента Российской Федерации

3. ЗаголовокПечатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа и выделяется жирным шрифтом.Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президента Российской Федерации» (равно удалены от левой и правой границ листа).Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: «О чем (о ком)?» издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал.

4. ТекстОтделяется от заголовка 2-3 интервалами*.________________* Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице, например образец на с. 31.

Текст проекта указа Президента Российской Федерации печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером N 14 через межстрочный интервал 18 пт.Текст указа Президента Российской Федерации печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть указа Президента Российской Федерации может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть.Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.При наличии пунктов в тексте указа Президента Российской Федерации они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ, должны строиться на основе структуры основного нормативного акта.При наличии приложений к указу Президента Российской Федерации в тексте документа на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать фамилии прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности при подготовке проектов указов Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

5. ПодписьОтделяется от текста 3 интервалами.Состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал.В проекте акта от левой границы текстового поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

6. Место изданияОтделяется от реквизита «Подпись», как правило, 4 интервалами.Печатается от левой границы текстового поля: Москва, Кремль.

7. ДатаПроставляется после подписания документа.Оформляется словесно-цифровым способом.Отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

8. Индекс (номер)Проставляется после подписания документа.Отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

9. Идентификтор электронной копии документа (колонтитул)Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 6.

10. Приложения

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к Указу Президента Российской Федерации

Гост р 6.30-2003: требования к оформлению документов

Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований: ● место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

Закон о правильном оформлении документов

● элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере; ● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга; ● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Введение

Правила оформления документов в Администрации Президента Российской Федерации (далее именуются — Правила) подготовлены на основе Правил оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденных распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 5 октября 1995 года N 1727.

Правила конкретизируют положения Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации, устанавливают единый подход к оформлению создаваемых документов.В Правилах сформулированы на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов.

Правила рассчитаны на использование в подразделениях Администрации Президента Российской Федерации средств электронно-вычислительной техники.Применение Правил должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в Администрации Президента Российской Федерации, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.

В Общих положениях Правил изложены основные требования к подготовке и оформлению документов.Для отдельных видов документов особенности оформления и расположения реквизитов указаны в соответствующих разделах Правил.

Прочитайте также:  Выплаты при сокращении какие документы должен предоставить работник

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Инфо

Правила оформления документов устанавливают перечень реквизитов, которые в них содержатся, а также требования к их оформлению. В приложениях к ГОСТам имеются образцы бланков. В связи с тем, что нормы по оформлению документов носят рекомендательный характер, каждый субъект хозяйствования должен издать локальный нормативный акт. В нем и будет закреплен его порядок делопроизводства.

Остальные три – отделять текст от края листа расстоянием не менее двух сантиметров. Правила оформления документов предусматривают возможность размещения на бланках: — государственного герба России; — герба субъекта РФ; — эмблемы организации.

01 — Государственный герб Российской Федерации;

Закон о правильном оформлении документов

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

Закон о правильном оформлении документов

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

Закон о правильном оформлении документов

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

Закон о правильном оформлении документов

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Закон о правильном оформлении документов

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Закон о правильном оформлении документов

3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову

Администрации районов
Московской области

Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н.В. Семиной

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись

В.А. Степанов

Дата

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 14

или

УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.Заголовок может отвечать на вопросы:о чем (о ком)?, например:Приказ о создании аттестационной комиссии;чего (кого)?, например:Должностная инструкция ведущего эксперта.К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей;

письма, заявления — просьбу без пояснения).В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Документы, создаваемые в Администрации Президента Российской Федерации, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 2.0 и выше шрифтом Times New Roman Суг размером N 13, 14, 15, TimesDL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним межстрочные интервалы могут быть изменены.

Прочитайте также:  Должностная инструкция медсестры кабинета онколога

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

Закон о правильном оформлении документов

1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:левое — от 2,75 до 3,5 см;правое — от 1,25 до 2,25 см;верхнее — не менее 2,5 см;нижнее — не менее 2 см.При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:левое — от 1,25 до 2,25 см;правое — от 2,75 до 3,5 см;верхнее — не менее 2,5 см;нижнее — не менее 2 см.

1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

1.4. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:Государственный герб Российской Федерации;наименование органа — Администрация Президента Российской Федерации;

наименование подразделения Администрации Президента Российской Федерации (или должности лица) — автора документа;индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса;наименование вида документа;дата документа;индекс (номер) документа;ссылка на индекс и дату входящего документа;место составления или издания;

гриф и пометка ограничения доступа к документу;адресат;гриф утверждения;резолюция;заголовок к тексту (краткое содержание);отметка о контроле;текст;отметка о наличии приложения;подпись;гриф согласования;визы;печать;отметка о заверении копии;фамилия исполнителя и номер его телефона;отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

идентификатор электронной копии документа (колонтитул);отметка о поступлении (регистрационный штамп).В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка «Проект». Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

Документы в Администрации Президента Российской Федерации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.Для документирования деятельности подразделений Администрации Президента Российской Федерации (далее именуются — подразделения Администрации) используются различные виды бланков.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Бланки поручений имеют форматы А5 и А6 (105х148 мм).Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.При переписке между подразделениями Администрации бланк может не использоваться.

1.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.

1.5.1. Гриф и пометка ограничения доступа к документу.Гриф секретности и пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

1.5.2. Заголовок к тексту.Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене…», «Об организации…», «О состоянии…»).

1.5.3. Текст.Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

1.5.4. Подпись.Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см.Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

1.5.5. Дата.На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от предыдущего реквизита.

1.5.6. Индекс (номер) документа.На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

1.5.7. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.Многострочные реквизиты «Гриф утверждения», «Гриф согласования», слово ПРИЛОЖЕНИЕ со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа.При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

1.5.8. Визы.Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату, а при необходимости — наименование должности визирующего.Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника распорядительного, внутреннего документа, приложения к нему и на копии письма ниже реквизита «Подпись».

1.5.9. Резолюция.Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.Резолюция пишется на бланке или на отдельном листе, приложенном к документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

1.5.10. Отметка о контроле.Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки «Контроль» ниже реквизита «Индекс (номер) документа».

1.5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона.Фамилия, инициалы исполнителя документа и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля (образец письма на с.88).

1.5.12. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).Идентификатор содержит имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 6.

Состав реквизитов и порядок их расположения для конкретных видов документов приведены в разделе 2 Правил.

Документооборот. требования к оформлению документации

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. 3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»;

3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

3. Особенности написания дат, чисел и употребляемых сокращений слов

13 октября 1996 г.).Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 10.09.96).

3.1.2. Оформление дат в текстах документов.Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:3 ноября 1996г., в ноябре 1996 г., в первом полугодии 1996 г., в I квартале 1996 г., но: за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993 — 1996 годах.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово.

8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например:

Закон о правильном оформлении документов

5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.Если несколько (более двух) порядковых числительных обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.

Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах.Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п.

, если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6.Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5.

Прочитайте также:  Договор паевого участия в строительстве жск

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:XX век, XIX-ХХ века, XX столетиеI квартал, II квартал, III квартал, IV кварталХ Международный астрономический съездXII Олимпийские игрыXXV Всемирная ассамблея здравоохранения.

3.1.3. Написание чисел.Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс.

рублей, 12 млн.рублей, 20 млрд.рублей.Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1 945 641 руб.).В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца — словами.

Закон о правильном оформлении документов

в библиотеку поступило 5 ПЭВМ, а в архив — 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве — двух.Названия единиц измерения в тексте указов, распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров, 60 куб.метров, 20 млн.тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 60 куб.м, 20 млн.т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров.При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, а не штук автомобилей;

5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: …

45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12, …, 123 45 12).В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 12-45 КУМ, 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ, я 12 21 МО, Б 347 00.Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул.Ильинка, д.90/2.

Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д.7а.Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.

Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.Математические обозначения =, {amp}lt;, {amp}gt;, , — и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.

3.2.1. Требования к употреблению сокращений слов и наименований.В указах Президента Российской Федерации следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В приложениях к указам и распоряжениях Президента Российской Федерации все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например — МИД России, МВД России).

В официальных документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: подразделение Администрации Президента Российской Федерации (далее именуется — подразделение Администрации).

3.2.2. Написание буквенных аббревиатур.Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МПС, МГУ, ООН.Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:а) прописными буквами, если образованы от имени собственного. Например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного. Например: вуз (вуза).

3.2.3. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин.Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание — унифицировано. Например, сокращенно записываются:1) названия единиц измерения (при цифрах):метр — м миллиметр — мм килограмм — кгграмм — г центнер — цтонна — тгектар — гасекунда — с2) различные обозначения:область — обл. район — р-н (при названии)

город — г. поселок — пос. село — с. (при названии) проспект — просп.площадь — пл. улица — ул.проезд — пр. дом — д. корпус — корп. подъезд — под. этаж — эт. кабинет — каб. комната — к. год, годы — г., гг. (при цифрах) тысяча — тыс. миллион — млн.миллиард — млрд.рубль — р. (руб.)железнодорожный — ж.д.страница — с.

Закон о правильном оформлении документов

(при цифрах)таблица — табл.рисунок — рис.другой (другие) — др.смотри — см.прочее — пр.и тому подобное — и т.п.пункт — п. (в машинописи -пт)то есть — т.е.и так далее — и т.д.Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323.

В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.

Закон о правильном оформлении документов

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А. Лагунину или АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру В.М.

Общие требования к документам В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов: ● документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм; ● допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Оформление абзацев, строк, шрифтов Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.

Важно

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам.

При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные». ЭДО и новый ГОСТ ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector