Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Табель учёта рабочего времени — нормативы, правила и способы ведения

Порядок и правила ведения учёта рабочего времени в организации регламентированы в первую очередь статьёй 91 Трудового кодекса РФ (частью 4), в которой указано, что все работодатели обязаны вести регулярный учёт трудового времени по каждому служащему своего предприятия. Только на основании этого реестра могут быть насчитаны зарплаты и премии, компенсационные выплаты на отпуск и по больничным листам, а также другие дотации работнику.

Во вторую очередь табель учёта, являясь первичным документом бухучёта и кадрового делопроизводства, подчиняется нормативным требованиям, отражённым в Постановлении Госкомстата России №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Как часто и кто заполняет табель

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

  • отдела кадров;
  • бухгалтерии;
  • начальник структурного подразделения;
  • директор;
  • любое лицо, назначенное приказом руководства.

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.

После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть уволен за прогул.

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Прочитайте также:  Ходатайство на снятие с учета в кдн образец

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
  2. Коды по ОКУД и ОКПО.
  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
  2. Во 2 и 3 следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках
  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 
  4. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 
  5. 6 графа – эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 
  6. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
  7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
  8. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
  9. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
  10. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.
Прочитайте также:  Вводный инструктаж по охране труда

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

  1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
  2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ (если таковой есть)
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Прежде всего нужно усвоить основополагающие требования к ведению табельного учёта:

  1. Учётный регистр должен основываться на утверждённом на уровне Правительства РФ производственном календаре. Нормативное основание для определения нерабочих дней регламентировано статьёй 112 ТК РФ. В производственном календаре на каждый год определяется количество рабочих, праздничных, а также сокращённых на 1 час предпраздничных дней. Регулируется количество рабочих часов по каждому кварталу, устанавливаются переносы при стандартном рабочем графике.
  2. Табель открывается с первого календарного дня месяца, закрывается последним днём. При производственной необходимости допускается промежуточная отчётность, которая сдаётся пятнадцатого числа каждого месяца.
  3. Запрещено вносить данные заранее. Поэтому табель должен быть заполнен и отправлен на согласование в первые рабочие дни по окончании месяца. Тайминг процедуры должен быть установлен во внутреннем акте.
  4. Учёт может вестись как по структурным подразделениям организации, так и по предприятию в целом. Установить этот пункт нужно во внутреннем регламенте по учёту. Если учёт идёт отдельно, оформляется столько табелей, сколько отделов существует в организации.
  5. Каждая ячейка в табеле должна быть заполнена.
  6. При оформлении на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер. Неправильным считается изменение этого кода в течение трудовой деятельности человека на предприятии, то есть при изменении должности работника он остаётся тем же. И даже при увольнении человека его табельный номер не присваивается никому ещё в течение трёх лет.
  7. При заполнении табеля используются унифицированные коды для учёта рабочего времени, утверждённые Госкомстатом. Здесь есть два варианта на выбор — буквенный и цифровой. Какой из них будет использоваться, должно быть определено в регламенте по учёту.
Прочитайте также:  Доверенность на распоряжение банковским счетом

Минфин РФ в своих комментариях по учёту рабочего времени обратил внимание декларантов, что есть 2 вида оформления табеля (смотри Письмо №02–06–10/32007):

  • сплошной метод — информация по количеству отработанного времени фиксируется за каждый день месяца;
  • метод отклонений — когда фиксируются только показатели, не относящиеся к стандарту производственного процесса (человек отсутствовал на работе, был в командировке, находился в очередном отпуске или отдыхал без содержания и пр.).

Для образца возьмём унифицированную форму Т-13, которая максимально полно отражает схему. Порядок заполнения следующий:

  1. Первым делом оформляется шапка табеля, где должны быть указаны стандартные для кадрового учёта реквизиты:
    • полное наименование компании — то, что указано в учредительных документах, или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
    • если в положении об учёте указано, что табель ведётся по структурным подразделениям фирмы, — служба, по которой заполняется документ;
    • код по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации) — 0301008;
    • код компании по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций);
    • номер табеля (нумерация регулируется внутренним актом по учёту);
    • статус документа — первичный или корректировочный;
    • дата заполнения табеля — последний день отчётного периода;
    • отчётный период — первый и последний календарные дни месяца.
      Шапка формы Т-13

      Шапка формы Т-13 содержит данные о предприятии и самом документе

  2. В табличной форме заполняются ежедневные данные учётного регистра. Содержание столбцов:
    • номер по порядку;
    • перечень работников по отделам/компании. Как правило, он ведётся в алфавитном порядке. Рядом с каждой фамилией указывается должность (согласно штатному расписанию);
    • табельный номерной код работника;
    • отметки о явках и неявках на работу. Единая строка по каждому работнику делится на четыре строчки, в верхние две вносится унифицированный код Госкомстата, под ним — количество отработанных часов в конкретный день (в целых числах, а при неполном рабочем дне или опозданиях — с сотыми показателями) за первую половину месяца. А в нижние две строки проставляются показатели за вторую половину отчётного периода;
    • блок «Отработано за» — результат за 2 периода и в целом за месяц в днях и часах;
    • данные для начисления заработной платы. Они относятся к бухгалтерскому учёту, поэтому в кадровом делопроизводстве блок не является обязательным для заполнения;
    • блок «Неявки по причинам». Он заполняется, если в отметках стоит неявка на рабочее место. Здесь фигурируют прогулы, командировки, б/листы, отпуск и пр. Кодом отражается причина, далее проставляется количество пропущенных по ней дней и часов (учитывая график работы).
      Форма Т-13 (образец таблицы)

      Форма Т-13, заполненная в электронном виде, распечатывается и визируется

  3. Табель в обязательном порядке должен быть распечатан на бумажном носителе и завизирован ответственными работниками:
    • в первую очередь — табельщиком;
    • во вторую — руководителем подразделения (если на предприятии есть несколько отделов);
    • в финале — начальником отдела кадров, директором компании или индивидуальным предпринимателем. Когда руководитель микропредприятия совмещает все три функции, только он и визирует документ. Если найдены ошибки, табель возвращается для переоформления исполнителю.
      Пример визирования табеля учёта

      Каждый ответсвенный работник, визирующий табель, рядом с подписью ставит дату подписания

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector